Η εγκύκλιος που παρουσιάζει το dikaiologitika αναφέρει ότι η Διοίκηση του ΙΚΑ στο πλαίσιο της διευκόλυνσης των εργοδοτών να εκπληρώσουν την υποχρέωσή τους να ασφαλίσουν και όσους εργαζόμενούς τους δεν διαθέτουν ΑΜΑ (Αριθμό Μητρώου Ασφαλισμένου) διότι δεν έχουν απογραφεί στο Μητρώο Ασφαλισμένων, γνωστοποιεί ότι παρέχεται πλέον δυνατότητα στους ίδιους (τους εργοδότες) να προβούν στην απογραφή των προσώπων που απασχόλησαν και στη συνέχεια απεχώρησαν οικειοθελώς από την εργασία τους ή καταγγέλθηκε η σύμβαση εργασίας τους.
Προϋπόθεση για τα ανωτέρω αποτελεί η υποβολή στο Πληροφοριακό Σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ» του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας των εντύπων με τα στοιχεία που αφορούν την έναρξη και λήξη της εργασιακής σχέσης των συγκεκριμένων εργαζομένων, όπως ορίζει η σχετική νομοθεσία.
Η διαδικασία έχει ως εξής:
Ο εργοδότης ή νόμιμα εξουσιοδοτημένο από αυτόν πρόσωπο προσέρχεται στην υπηρεσία Μητρώου οποιουδήποτε Υποκαταστήματος του ΙΚΑ, καταθέτοντας το έντυπο «Αίτηση Απογραφής Άμεσα Ασφαλισμένου από Εργοδότη» (συνημμένο υπόδειγμα) συμπληρωμένο με κεφαλαίους ελληνικούς χαρακτήρες για τους έλληνες πολίτες και λατινικούς για τους αλλοδαπούς, το οποίο επέχει θέση υπεύθυνης δήλωσης (άρθρο 8 παρ. 4 του ν.1599/1986), συνοδευόμενο με τα εξής δικαιολογητικά (σωρευτικά):
αντίγραφο του εντύπου «Αναγγελία Πρόσληψης» (Ε3), που υποβλήθηκε για τον εργαζόμενο στο Πληροφοριακό Σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ»,
αντίγραφο του εντύπου «Αναγγελία Οικειοθελούς Αποχώρησης Μισθωτού» (Ε5) ή «Καταγγελία σύμβασης εργασίας» (Ε6), που ακολούθως υποβλήθηκε για τον ίδιο εργαζόμενο στο Πληροφοριακό Σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ».
Παρατήρηση:
Όλα τα παραπάνω έντυπα θα γίνονται δεκτά μόνο εφόσον είναι ευκρινή και φέρουν τον αριθμό πρωτοκόλλου που τους αποδίδεται από το σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ», καθώς και την ημερομηνία υποβολής τους (ο αριθμός πρωτοκόλλου και η ημερομηνία αποτυπώνονται στη πρώτη σελίδα κάθε εντύπου, αμέσως μετά την ηλεκτρονική υποβολή του).
αντίγραφο οποιουδήποτε επισήμου έγγραφου (π.χ. διαβατήριο, άδεια διαμονής), στο οποίο αναγράφονται με λατινικούς χαρακτήρες τα ατομικά στοιχεία του εργαζόμενου (μόνο για τους αλλοδαπούς εργαζόμενους).
Ο αρμόδιος υπάλληλος διενεργεί αυτού του τύπου την απογραφή μέσω της οθόνης «Απογραφή Άμεσα Ασφαλισμένου» (επιλογή: Αυτεπάγγελτη Απογραφή), αντλώντας τα απαιτούμενα στοιχεία από την αίτηση και τα υποβληθέντα έγγραφα. Όταν ο δηλούμενος Α.Φ.Μ. ή Α.Μ.Κ.Α. αντιστοιχεί σε άλλο πρόσωπο ή δεν είναι έγκυρος η διαδικασία θα διακόπτεται, μέχρι να προσκομισθούν έγγραφα, από τα οποία να προκύπτουν τα ορθά στοιχεία του προς απογραφή εργαζόμενου.
Εάν ο εργαζόμενος είναι ήδη απογεγραμμένος εκδίδεται και παραδίδεται στον εργοδότη για ενημέρωσή του «Βεβαίωση απογραφής άμεσα ασφαλισμένου», η δε αίτησή του αρχειοθετείται.
Όταν η διεύθυνση κατοικίας/επικοινωνίας του εργαζόμενου δεν αναγράφεται στα υποβληθέντα έντυπα, ως διεύθυνση κατοικίας του καταχωρείται η διεύθυνση του τόπου απασχόλησής του (της έδρας ή του αντίστοιχου παραρτήματος του εργοδότη).
Ο ασφαλισμένος θα χαρακτηρίζεται «Νέος», εκτός εάν υφίστανται επίσημα (πρωτότυπα) έγγραφα στοιχεία, από τα όποια αποδεικνύεται η ασφάλισή του σε άλλο ασφαλιστικό φορέα πριν τη 1/1/1993 (εγκ.44/1994).
Ως ημερομηνία έναρξης ασφάλισης στο ΙΚΑ θεωρείται η ημερομηνία πρόσληψης, όπως αναγράφεται στην «Αναγγελία Πρόσληψης».
Στοιχεία μη απαιτητά κατά τη συγκεκριμένη απογραφή (π.χ. αριθμός τραπεζικού λογαριασμού/ΙΒΑΝ) θα καταχωρούνται στο Μητρώο Ασφαλισμένων κατά την πρώτη συναλλαγή του ασφαλισμένου με τις υπηρεσίες μας.
Μετά την ολοκλήρωση της απογραφής ο Αριθμός Μητρώου του ασφαλισμένου θα γνωστοποιείται στον εργοδότη με την έκδοση και επίδοση «Βεβαίωσης απογραφής άμεσα ασφαλισμένου».
