Το τηλεφωνικό κέντρο ενημέρωσης των ενδιαφερομένων τυπικά λειτουργεί καθημερινά από τις 12.30 μέχρι τις 14.00, αλλά στην πράξη συνεχώς από τις 9.00 το πρωί μέχρι τις 19.00 το απόγευμα και δίνει πληροφορίες σε πάνω από 100 ενδιαφερόμενους την ημέρα.
Πριν από λίγους μήνες αναπτύχθηκε μια νέα εφαρμογή με την επωνυμία «Καλέστε με», στην οποία ο/η ενδιαφερόμενος/η δηλώνει τον αριθμό τηλεφώνου του/ης στην ιστοσελίδα του ΔΟΑΤΑΠ και λίγα λόγια για το πρόβλημά του και η υπηρεσία ενημέρωσης τον/την καλεί όταν μετριάζεται ο φόρτος στο τηλεφωνικό κέντρο. Περίπου 20 πολίτες ανά ημέρα κάνουν χρήση αυτής της υπηρεσίας.Παράλληλα, ενημερώνονται καθημερινά δεκάδες πολίτες με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Ο τομέας της ενημέρωσης των πολιτών επιδέχεται βελτίωσης. Εκτός από τον μικρό αριθμό του προσωπικού ενημέρωσης, πρόβλημα υπάρχει και με τη χωρητικότητα του τηλεφωνικού κέντρου. Η διοίκηση εξετάζει λύσεις για την αύξηση της χωρητικότητας.
Στις 13.02.2020, την ημέρα που ανέλαβε τη διοίκηση το νέο ΔΣ, ο χρόνος αναμονής μιας αίτησης από την ημέρα υποβολής της μέχρι τον λεγόμενο προέλεγχο (όπου εξετάζεται η πληρότητα του φακέλου για να πάρει αριθμό πρωτοκόλλου) ήταν 180 ημέρες(έξι μήνες). Οκτώ μήνες μετά, στις 13.10.2020,ο χρόνος αναμονής ήταν μόλις 37 ημέρες, μειωμένος κατά 143 ημέρες, δηλαδή, μειωμένος σχεδόν κατά πέντε μήνες.
Διεκπεραίωση αιτήσεων
Από τις 20.05.2019, η υποβολή των αιτήσεων στον ΔΟΑΤΑΠ, αλλά και η πλήρης διεκπεραίωσή τους, μέχρι και την ψηφιακή υπογραφή της τελικής πράξης, γίνονται αποκλειστικά μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής eDoatap. Η υποβολή εγχάρτων αιτήσεων διεκόπη οριστικά στις 19.05.2019 με τη λειτουργία του eDoatap.
Στη δεκαετία 2010 –2019 υπεβλήθησαν άνω των 55.000 εγχάρτων αιτήσεων. Από τις άνω των 55.000 εγχάρτων αιτήσεων,σήμερα βρίσκονται ακόμη σε εκκρεμότητα μόλις 700 που έχουν υποβληθεί στο διάστημα2017 –2019 και για τις οποίες υπάρχει ειδικός σχεδιασμός, ώστε να έχουν διεκπεραιωθεί στο σύνολό τους, όταν θα συμπληρωθεί ένα έτος της θητείας του νέου ΔΣ(Φεβρουάριος 2021),ενώ στο διάστημα των οκτώ μηνών της νέας διοίκησης υπεγράφησαν ήδη 1092 πράξεις,που αφορούν σε έγχαρτες αιτήσεις.Στο αρχείο του ΔΟΑΤΑΠ υπάρχουν ακόμη400 έγχαρτες αιτήσεις, από τα έτη 2017 –2019, των οποίων ο φάκελος δεν είναι πλήρης, αν και οι πολίτες έχουν ενημερωθεί για τις ελλείψεις. Οι φάκελοι αυτοί δεν μπορούν να προχωρήσουν αν δεν συμπληρώσουν οι πολίτες τα έγγραφα που λείπουν.
Τέλος, υπάρχει ένας αριθμός εγχάρτων φακέλων (περίπου 1500) που είχαν κατατεθεί προ του 2017 και για τους οποίους οι πολίτες δεν έχουν ενδιαφερθεί ποτέ, παρά τις οχλήσεις του οργανισμού. Οι φάκελοι αυτοί παραμένουν ανενεργοί στο αρχείο. Συνοπτικά, από τους περίπου 55.000 έγχαρτους φακέλους που υποβλήθηκαν στη δεκαετία 2010 –2019, μόλις 1100 είναι ακόμη σε εκκρεμότητα, με προοπτική να κλείσουν μέχρι τον Φεβρουάριο 2021, και 1500 ανενεργοί με ευθύνη των ενδιαφερομένων.Από την πρώτη ημέρα λειτουργίας της πλατφόρμας eDoatap, 20.05.2019, μέχρι τις 13.10.2020 υποβλήθηκαν ηλεκτρονικά 8.726 αιτήσεις και εκδόθηκαν συνολικά 4.122 ψηφιακές πράξεις.
Με άλλα λόγια, 4.122 αιτήσεις είχαν αποδεδειγμένα χρόνο οριστικής διεκπεραίωσης λιγότερο από 16 μήνες. Στην πραγματικότητα, ο χρόνος διεκπεραίωσης μιας ηλεκτρονικής αίτησης κυμαίνεται από 2-3 μέχρι 8-10μήνες, ανάλογα με την πολυπλοκότητα, το βαθμό δυσκολίας και το διαφορετικό αριθμό συσσωρευμένων αιτήσεων ανά επιστημονικό κλάδο. Να σημειωθεί ότι συχνά η διεκπεραίωση μιας αίτησης καθυστερεί επειδή δεν έχει υποβληθεί πλήρης φάκελος και αναμένεται η ολοκλήρωσή του από τους/τις ενδιαφερόμενους/ες, ώστε να είναι πλήρης κατά τον προέλεγχο.
Ένας πρόσθετος λόγος καθυστέρησης είναι η απροθυμία των αλλοδαπών ιδρυμάτων να απαντήσουν σε ερωτήματα του Οργανισμού, απαραίτητα για την εξέταση μιας αίτησης. Στο διάστημα των οκτώ μηνών της μέχρι σήμερα θητείας του νέου ΔΣ του ΔΟΑΤΑΠ, 13.020.2020 –13.10.2020,υποβλήθηκαν στο eDoatap 4.621 νέες αιτήσεις. Στο ίδιο διάστημα εκδόθηκαν 3.525 ψηφιακές και 1.092 έγχαρτες τελικές πράξεις, δηλαδή, συνολικά 4.617πράξεις.
Βαθμολογική αντιστοιχία –γνησιότητα τίτλων
Εκτός από τις άνω των 6.000 πράξεων αναγνώρισης τίτλων που εκδίδονται σε ετήσια βάση, ο ΔΟΑΤΑΠ επιβαρύνεται με την έκδοση περίπου 2.000 βεβαιώσεων βαθμολογικής αντιστοιχίας ετησίως, κατόπιν αιτήματος των πολιτών και περίπου 9.000 βεβαιώσεων γνησιότητας τίτλων ετησίως, κατόπιν αιτήματος φορέων,κυρίως του Δημοσίου και του ΑΣΕΠ.
Συνολικά στατιστικά στοιχεία οκταμήνου
Στη δεκαετία 2010 –2019 εκδίδονταν ετησίως, κατά μέσο όρο, 5.340 πράξεις. Με την υπόθεση ότι στους επόμενους τέσσερις μήνες θα διατηρηθεί ο ρυθμός έκδοσης πράξεων του προηγούμενου οκταμήνου, σε ετήσια βάση ο αριθμός των πράξεων που θα έχουν εκδοθεί από το νέο ΔΣ μέσα στο πρώτο έτος της θητείας του είναι αυξημένος κατά 30% σε σχέση με τον ετήσιο μέσο όρο της προηγούμενης δεκαετίας.
Από την Διοίκηση του ΔΟΑΤΑΠ επισημαίνεται ότι η αύξηση αυτή επετεύχθη σε συνθήκες πανδημίας και lockdown, κατά τη διάρκεια της οποίας στον ΔΟ.Α.Τ.Α.Π.χάθηκαν χιλιάδες εργατοώρες, κυρίως σε άδειες ειδικού σκοπού, αλλά και εξ αιτίας των αντικειμενικών περιορισμών της παραγωγικότητας λόγω του γενικευμένου καθεστώτος τηλεργασίας.
Παράλληλα, και κάτω από τις ίδιες συνθήκες,μειώθηκε ο χρόνος αναμονής μιας αίτησης μέχρι να γίνει ο προέλεγχος και να λάβει αριθμό πρωτοκόλλου από 180 σε 36ημέρες. Συνοπτικά στο οκτάμηνο επετεύχθησαν:
- Αύξηση κατά 30% έκδοσης πράξεων σε ετήσια βάση.
- Μείωση από 180 σε 37ημέρες του χρόνου αναμονής μέχρι τον προέλεγχο.
Παράλληλα, στους οκτώ μήνες της θητείας της,η νέα διοίκηση έλαβε σημαντικές αποφάσεις για την επιτάχυνση των διαδικασιών διεκπεραίωσης φακέλων, όπως, ενδεικτικά, η κατάργηση της αποστολής ερωτήματος γνησιότητας σε πανεπιστήμια της αλλοδαπής μέσω του διπλωματικού σάκου των ελληνικών προξενικών αρχών,η απλοποίηση της εξέτασης του ομοταγούς των ακαδημαϊκών μονάδων που έχουν εκδώσει τους τίτλους και η ένταξη του ΔΟΑΤΑΠ στο σύστημα ATLAS για την πρόσβαση των ενδιαφερομένων σε προγράμματα πρακτικής άσκησης που απαιτούνται για την αναγνώριση της αντιστοιχίας, παράγοντες που προκαλούσαν σημαντική καθυστέρηση.
Για την επιτάχυνση όλων των διαδικασιών που περιγράφονται πιο πάνω, η νέα διοίκηση του ΔΟΑΤΑΠ πρόκειται να υλοποιήσει στο άμεσο μέλλον έργο ΕΣΠΑ με τίτλο: «Απλούστευση διαδικασιών/Ψηφιοποίηση φυσικού αρχείου ΔΟΑΤΑΠ/Ένταξη στη διαλειτουργικότητα» στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα» προϋπολογισμού700.000 ευρώ.
Με το έργο αυτό, ο ΔΟΑΤΑΠ θα ενταχθεί σε εφαρμογές διαλειτουργικότητας του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, όπως το eDiplomas. Σχετικά με το προσωπικό, έχει ήδη εγκριθεί με Πράξη Υπουργικού Συμβουλίου (ΠΥΣ) η κάλυψη και των 13 κενών οργανικών θέσεων του ΔΟΑΤΑΠ.
Η διαδικασία προκήρυξης των θέσεων μέσω ΑΣΕΠ είναι σε εξέλιξη.
