Όπως αναφέρει η απόφαση του υπουργού Εργασίας κάθε εργοδότης που απασχολεί εργαζόμενο με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου υποχρεούται να υποβάλει ηλεκτρονικά στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, με την ονομασία «ΕΡΓΑΝΗ» το οποίο διασυνδέεται με το ΟΠΣ ΟΑΕΔ και το ΟΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ,τα κάτωθι στοιχεία :
α) Ε3. Αναγγελία πρόσληψης,
β) Ε4. Πίνακας προσωπικού,
γ) Ε5. Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού,
δ) Ε6. Καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου (με ή χωρίς προειδοποίηση),
ε) Ε7. Βεβαίωση - Δήλωση εργοδότη για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου,
στ) Ε8. Γνωστοποίηση πραγματοποιηθείσας υπερωριακής απασχόλησης, σύμφωνα με τους όρους και τις προϋποθέσεις που ορίζονται στο άρθρο 80 παρ.1 του Ν.4144/2013 (ΦΕΚ Α΄18),
ζ) Ε9. Σύμβαση Εργασίας Μερικής Απασχόλησης ή/και Εκ Περιτροπής Εργασίας
η) Ε10. Επιχειρησιακή Συλλογική Σύμβαση Εργασίας
Η διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής των εντύπων για την καταγραφή των εργαζομένων
α) Ο εργοδότης υποβάλλει τα έντυπα του άρθ. 2 της παρούσας, μετά σαρωμένων εγγράφων που αποδεικνύουν τη νόμιμη πρόσβαση στην αγορά εργασίας, όπου αυτά απαιτούνται, όπως είναι ιδίως η άδεια διαμονής για τους πολίτες τρίτων χωρών, το βιβλιάριο ανηλίκου για τις περιπτώσεις ανήλικων εργαζομένων, με τη χρήση ηλεκτρονικής μεθόδου επικοινωνίας, μέσω διαδικτύου, στο ΠΣ του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΙΚΑ-ΕΤΑΜ) – «ΕΡΓΑΝΗ» ακολουθώντας τις σχετικές οδηγίες που υπάρχουν σε αυτό.
β) Δυνατότητα πρόσβασης στο ανωτέρω ΠΣ έχουν μόνο οι εργοδότες, οι οποίοι είναι εγγεγραμμένοι στα μητρώα εργοδοτών του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, χρησιμοποιώντας τον ίδιο συνδυασμό ονόματος και κωδικού χρήστη που έχουν στο ΟΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.
γ) Τυχόν μεταβολές στοιχείων εργοδοτών, όπως αυτές ισχύουν και προσδιορίζονται κατά τις κείμενες διατάξεις, γνωστοποιούνται στο ΙΚΑ-ΕΤΑΜ εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών.
δ) Με την ολοκλήρωση της ηλεκτρονικής υποβολής του εντύπου στο σύστημα εκτυπώνεται αντίγραφο αυτού, στο οποίο αποδίδεται και αποτυπώνεται αριθμός πρωτοκόλλου και ημερομηνία υποβολής του και αποτελεί για τον εργοδότη αποδεικτικό υποβολής του, το οποίο χρησιμοποιείται νομίμως.
ε) Κατά την ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε5 (αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού), η επισύναψη του αρχείου τού ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου με την υπογραφή του εργαζομένου είναι προαιρετική.
στ) Η διαδικασία ολοκλήρωσης της ηλεκτρονικής υποβολής του εντύπου Ε6 (καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου, με ή χωρίς προειδοποίηση) υλοποιείται σε δύο στάδια: Ο εργοδότης, αρχικά, συμπληρώνει την ηλεκτρονική φόρμα του εντύπου Ε6, την εκτυπώνει και ακολούθως, αφού τεθούν οι υπογραφές ιδιοχείρως του εργοδότη και του εργαζομένου, ο εργοδότης ολοκληρώνει την ηλεκτρονική υποβολή επισυνάπτοντας το αρχείο τού ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου με τις προαναφερθείσες υπογραφές.
Σε περίπτωση μη υπογραφής του εντύπου Ε6, ο εργοδότης επισυνάπτει το αρχείο της ηλεκτρονικά σαρωμένης έκθεσης επίδοσης του δικαστικού επιμελητή.
ζ) Κατά την ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε9 (Σύμβαση Εργασίας Μερικής Απασχόλησης ή/και Εκ Περιτροπής Εργασίας) υποβάλλονται υποχρεωτικά σαρωμένα ως συνημμένα, τα έγγραφα ατομικής σύμβασης μερικής απασχόλησης ή εκ περιτροπής εργασίας καθώς και οι σχετικές συμφωνίες ή αποφάσεις που αφορούν την εκ περιτροπής εργασία, αφού έχουν τεθεί όλες οι απαραίτητες υπογραφές.
η) Κατά την ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε10 (Επιχειρησιακή Συλλογική Σύμβαση Εργασίας) υποβάλλεται υποχρεωτικά σαρωμένο ως συνημμένο, το σώμα της Επιχειρησιακής Συλλογικής Σύμβασης Εργασίας και τυχόν παραρτήματα ή/και πίνακες αυτής, αφού έχουν τεθεί όλες οι απαραίτητες υπογραφές των αντισυμβαλλομένων μερών.
θ) Η ορθότητα και η ακρίβεια των στοιχείων που συμπληρώνονται στα πεδία όλων των εντύπων καθώς και η τήρηση των διατάξεων σχετικά με την υπογραφή από τον εργαζόμενο αποτελούν ευθύνη του εργοδότη ή του εξουσιοδοτημένου από αυτόν προσώπου.
ι) i) Καθίσταται αδύνατη η συμπλήρωση πεδίων που αφορούν το μισθό ή το ημερομίσθιο για τις περιπτώσεις πλήρους απασχόλησης, υπολειπομένου από τον νομοθετικά ορισμένο κατώτατο μισθό ή ημερομίσθιο όπως αυτός θεσμοθετήθηκε και προβλέπεται στην Υποπαράγραφο ΙΑ 11 του Ν. 4093/2012.
ii) Καθίσταται αδύνατη η συμπλήρωση πεδίων που αφορούν την αναλογία μισθού ή ημερομισθίου για τις περιπτώσεις μερικής και εκ περιτροπής εργασίας, υπολειπομένου από την αντίστοιχη αναλογία μισθού ή ημερομισθίου από τον νομοθετικά ορισμένο κατώτατο μισθό ή ημερομίσθιο, όπως αυτός θεσμοθετήθηκε και προβλέπεται στην υποπαράγραφο ΙΑ 11 του Ν. 4093/2012.
iii) Καθίσταται αδύνατη η συμπλήρωση των εντύπων του άρθρου 2 αν δεν συνυποβάλλονται τα υποχρεωτικά συνοδευτικά νομιμοποιητικά έγγραφα, όπου αυτά απαιτούνται, που αφορούν τη νόμιμη πρόσβαση στην αγορά εργασίας και προβλέπονται ενδεικτικά στην παράγραφο α) του παρόντος.
ια) Ειδικά για τις περιπτώσεις εργοδοτών των κλάδων τουρισμού, επισιτισμού και συσκευασίας-διαλογής και μεταποίησης αγροτικών προϊόντων που απασχολούν εποχικά εργαζόμενους καθώς και για τις Εταιρείες Προσωρινής Απασχόλησης ( ΕΠΑ) που προσλαμβάνουν ως άμεσος εργοδότης εργαζομένους, δύνανται να υποβάλλουν τα έντυπα Ε3 και Ε7, με ομαδικό τρόπο καταχώρησης και εξατομικευμένο τρόπο υποβολής για κάθε έντυπο.
ιβ) Μετά την παρέλευση διμήνου πραγματοποιείται αυτόματη διαγραφή από το ΠΣ των προσωρινών μη υποβληθέντων εντύπων.
Προθεσμία και ημερομηνία ηλεκτρονικής υποβολής
α) Κατά την ηλεκτρονική υποβολή των εντύπων του άρθ. 2 της παρούσας, ισχύουν οι καθοριζόμενες από τις κείμενες διατάξεις προθεσμίες, με εξαίρεση το υπό στοιχείο α΄ του άρθ. 2.
β) Το έντυπο Ε3 (αναγγελία πρόσληψης) και το Ε4 (πίνακας προσωπικού) που υποβάλλεται συμπληρωματικά ως προς τις νέες προσλήψεις, υποβάλλονται ηλεκτρονικά το αργότερο την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο. Οι νέοι εργοδότες, οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη για πρώτη φορά, καθώς και όσοι εργοδότες δημιουργούν παραρτήματα με νέες προσλήψεις εργαζομένων, μπορούν να υποβάλουν ηλεκτρονικά το έντυπο Ε3 και Ε4, εντός τριών (3) εργασίμων ημερών από την απογραφή στην αρμόδια Υπηρεσία του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.
γ) Κατά την υποβολή των εντύπων του άρθ. 30 παρ. 4 του Ν. 3996/2011, όπως αυτό αντικαταστάθηκε από την περίπτωση 2 της υποπαραγράφου ΙΑ.13 του άρθρου πρώτου του Ν.4093/2012:
1. Ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά το έντυπο Ε4 (πίνακας προσωπικού) συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία
i) της μεταβολής των αποδοχών εντός δεκαπέντε (15) ημερών από τη μεταβολή και
ii) της αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, την ίδια ημέρα ή το αργότερο εντός δύο (2) εργασίμων ημερών από την ημερομηνία αλλαγής του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας.
2. Δεν απαιτείται η ηλεκτρονική κατάθεση συμπληρωματικού πίνακα προσωπικού όταν η επιχείρηση ή εκμετάλλευση αλλάζει νόμιμο εκπρόσωπο.
3. Με το έντυπο Ε8 γνωστοποιείται, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 80 παρ.1 Στ΄ του Ν.4144/2013 (ΦΕΚ Α΄88) μέχρι την 15η εκάστου μηνός η πραγματοποιηθείσα κατά τον αμέσως προηγούμενο ημερολογιακό μήνα υπερωριακή απασχόληση.
δ) Ως ημερομηνία υποβολής των εντύπων θεωρείται η ημερομηνία επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρησης αυτών στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα - εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου.
ε) Διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή.
στ) Σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών, ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι δυνατή, αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ, με ανάλογη εφαρμογή των προβλεπόμενων κυρώσεων από την κείμενη νομοθεσία περί εκπρόθεσμης υποβολής των εντύπων του αρ. 2 της παρούσης.
ζ) Κατ’ απόκλιση από τις διατάξεις της προηγούμενης παραγράφου (στ), όταν λόγω τεχνικών προβλημάτων ή ανωτέρας βίας διαπιστώνεται δυσλειτουργία του ΠΣ ΣΕΠΕ, ΟΑΕΔ - ΙΚΑ –ΕΤΑΜ, το ΣΕΠΕ και ο ΟΑΕΔ εκδίδουν οδηγίες προς τις περιφερειακές Υπηρεσίες τους, οι οποίες καθορίζουν, κατά περίπτωση, προθεσμίες υποβολής των εντύπων του άρθρου 2 της παρούσης, με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία, γνωστοποιώντας ταυτόχρονα, μέσω διαδικτύου, την ορισθείσα προθεσμία της ανωτέρω υποβολής.
Άρθρο 5
Πρόσβαση και διαχείριση
Οι αρμόδιες Υπηρεσίες του Υπουργείου (ΣΕΠΕ) και του ΟΑΕΔ έχουν πρόσβαση και διαχειρίζονται τα υποβληθέντα έντυπα. Πρόσβαση στα υποβληθέντα έντυπα έχουν και οι αρμόδιες Υπηρεσίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.
Για τη έγκαιρη και έγκυρη διάγνωση της αδήλωτης και ανασφάλιστης εργασίας, για την εφαρμογή του αρ. 19 του Ν. 4144/2013, και για την άμεση και απρόσκοπτη διασταύρωση στοιχείων που αφορούν την επιβολή των προστίμων/ποινών και /κυρώσεων, οι Επιθεωρητές Εργασίας έχουν πρόσβαση στα απαραίτητα στοιχεία του ΟΑΕΔ και του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ εφ’oσον το ΠΣ του Υπουργείου έχει τη δυνατότητα αυτή.
Άρθρο 6
Συγκρότηση Κεντρικής ομάδας διαχείρισης
Στο Υπουργείο Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας συγκροτείται ομάδα κεντρικής διαχείρισης του ΠΣ του Υπουργείου (ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΙΚΑ-ΕΤΑΜ) με την ονομασία «ΕΡΓΑΝΗ». Η κεντρική ομάδα διαχείρισης αποτελείται από εννέα (9) μέλη:
α) Τρείς (3) υπαλλήλους της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας εκ των οποίων ο ένας ως συντονιστής της ομάδας.
β) Δύο (2) υπαλλήλους του ΣΕΠΕ.
γ) Δύο (2) υπαλλήλους του ΟΑΕΔ.
δ) Δύο (2) υπαλλήλους του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.
Έργο της ομάδας είναι η διαχείριση και η παρακολούθηση της ορθής λειτουργίας του ανωτέρω ΠΣ.
Η ομάδα λειτουργεί εντός κανονικού ωραρίου εργασίας και δεν είναι αμειβόμενη.
