Σύμφωνα με την εγκύκλιο προβλέπεται ότι οι Βεβαιώσεις Παρακολούθησης, βεβαιώσεις υπέρβασης του ορίου απουσιών, βεβαιώσεις για κάλυψη οδοιπορικών εξόδων και Βεβαιώσεις Πιστοποίησης για τα επιμορφωτικά προγράμματα του ΕΚΔΔΑ., όπως εκδίδονται μέσω του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος του ΕΚΔΔΑ., αποτελούν άνευ άλλης διατυπώσεως διοικητικά έγγραφα, φέρουν μοναδικό κωδικό, ψηφιοποιημένη αποτύπωση της σφραγίδας του ΕΚΔΔΑ. και της υπογραφής των αρμόδιων οργάνων, επέχουν θέση ακριβούς αντιγράφου και είναι έγκυρες για κάθε χρήση από τους επιμορφωνόμενους και τις υπηρεσίες τους.
Στόχος της εν λόγω νομοθετικής ρύθμισης είναι η απλοποίηση της όλης διαδικασίας έκδοσης και χορήγησης με σκοπό την εξοικονόμηση υλικών και ανθρώπινων πόρων και τη μείωση λειτουργικών δαπανών, τον περιορισμό των γραφειοκρατικών βαρών και εν τέλει τη βέλτιστη δυνατή εξυπηρέτηση των επιμορφωνόμενων δημοσίων υπαλλήλων και των υπηρεσιών τους, μέσω της αξιοποίησης των δυνατοτήτων που προσφέρουν οι Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών.
Ταυτόχρονα, κατ’ εξουσιοδότηση της πιο πάνω διάταξης εκδόθηκε η Υπουργική Απόφαση Αριθμ. ΔΙΕΚ/ΤΜ.Β/Φ.2/οικ.17166 (ΦΕΚ 1963/Β/21-7-2014) με την οποία καθορίζονται οι προϋποθέσεις και η διαδικασία ηλεκτρονικής πρόσβασης στις εν λόγω Βεβαιώσεις.
Ειδικότερα, προβλέπονται τα εξής:
Η ηλεκτρονική πρόσβαση και λήψη των Βεβαιώσεων Παρακολούθησης, των Βεβαιώσεων υπέρβασης του ορίου απουσιών, των Βεβαιώσεων κάλυψης οδοιπορικών εξόδων και των Βεβαιώσεων Πιστοποίησης για τα επιμορφωτικά προγράμματα του ΕΚΔΔΑ. πραγματοποιείται ατομικά από κάθε ενδιαφερόμενο υπάλληλο, μέσω της ηλεκτρονικής διεύθυνσης: https://online.ekdd.gr/OnlineWeb/index.jsp .
Στην ανωτέρω διεύθυνση και ειδικότερα μέσω της επιλογής «Πιστοποιητικά», ο ενδιαφερόμενος έχει τη δυνατότητα να εκτυπώνει, σύμφωνα με τις σχετικές οδηγίες, κατ’ επιλογή του, Βεβαίωση για το σύνολο του αρχείου εκπαιδεύσεών του στο ΕΚΔΔΑ. με τίτλο «Πιστοποιητικό Αρχείου Εκπαιδεύσεων» ή Βεβαίωση για συγκεκριμένο επιμορφωτικό πρόγραμμα που παρακολούθησε.
Το «Πιστοποιητικό Αρχείου Εκπαιδεύσεων» περιλαμβάνει επιπλέον τη μοριοδότηση των πιστοποιημένων επιμορφωτικών δράσεων (σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 1 παρ. 7 του π.δ. 57/2007, όπως αυτό ισχύει), για τις οποίες επέχει θέση Βεβαίωσης Πιστοποίησης, ενώ για τις μη πιστοποιημένες επιμορφωτικές δράσεις επέχει θέση Βεβαίωσης Παρακολούθησης. Ταυτόχρονα, ο ενδιαφερόμενος υπάλληλος έχει πρόσβαση και λήψη των τυχόν Βεβαιώσεων υπέρβασης του ορίου απουσιών και των Βεβαιώσεων κάλυψης οδοιπορικών εξόδων του.
Εκτός από τη δυνατότητα ηλεκτρονικής πρόσβασης και λήψης από τους ενδιαφερόμενους υπαλλήλους, είναι δυνατή η ηλεκτρονική πρόσβαση και λήψη ειδικά των Βεβαιώσεων Παρακολούθησης και Πιστοποίησης και από τις αρμόδιες οργανικές μονάδες των δημοσίων υπηρεσιών, στις οποίες υπηρετούν οι εκάστοτε επιμορφωνόμενοι δημόσιοι υπάλληλοι. Για το σκοπό αυτό, θα πρέπει οι δημόσιες υπηρεσίες να εξουσιοδοτήσουν ένα ή περισσότερα στελέχη τους από τις αρμόδιες οργανικές μονάδες των Διευθύνσεων Διοικητικού ως χρήστες, προκειμένου να πιστοποιηθούν από το ΕΚΔΔΑ. ως εξουσιοδοτημένοι χρήστες του Πληροφοριακού Συστήματος.
Το αρμόδιο όργανο της οικείας δημόσιας υπηρεσίας καλείται να ορίσει υπάλληλο ή υπαλλήλους, οι οποίοι θα αναλάβουν τον «Ρόλο Υπευθύνου για Θέματα Ατομικής Κάρτας Εκπαίδευσης». Ο υπάλληλος ή οι υπάλληλοι, που ορίζονται με αυτόν τον τρόπο, αποκτούν πρόσβαση στο εκπαιδευτικό ιστορικό των υπαλλήλων, οι οποίοι τη δεδομένη χρονική στιγμή υπηρετούν στον οικείο φορέα, έστω και αν δεν έχουν οργανική θέση αλλά υπηρετούν με απόσπαση. Για τη διαδικασία πιστοποίησης των εν λόγω υπαλλήλων, ως εξουσιοδοτημένων χρηστών του Πληροφοριακού Συστήματος, θα πρέπει να ακολουθήσουν τη διαδικασία που περιγράφεται στην ηλεκτρονική διεύθυνση :
https://online.ekdd.gr/OnlineWeb/gates/educ/sign/SigninForeas.jsp (Τίτλος Υπηρεσίας: Αίτημα Απόδοσης Ρόλου Υπευθύνου για Θέματα Ατομικής Κάρτας Εκπαίδευσης).
Η διαδικασία αυτή περιλαμβάνει τα εξής στάδια:
α. Εγγραφή στο σύστημα. Οι κατά τα ανωτέρω αρμόδιοι υπάλληλοι/εξουσιοδοτημένοι χρήστες εκτυπώνουν τα έγγραφα με τίτλο «Ορισμός Υπευθύνου» και «Συνοδευτικό έγγραφο», σύμφωνα με σχετικές οδηγίες που υπάρχουν στην ανωτέρω ηλεκτρονική διεύθυνση. Τα έγγραφα αυτά, υπογεγραμμένα από το αρμόδιο όργανο της οικείας υπηρεσίας, θα πρέπει να αποσταλούν στο ΕΚΔΔΑ. ταχυδρομικά ή με τηλεομοιοτυπία ή με χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε. .
β. Ενεργοποίηση του ρόλου του υπευθύνου. Μόλις παραληφθούν τα έγγραφα αυτά από το ΕΚΔΔΑ. και ολοκληρωθεί η διαδικασία της ταυτοποίησης, αποστέλλεται στον οριζόμενο υπάλληλο ή υπαλλήλους ενημερωτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αφορά στην ενεργοποίηση της υπηρεσίας. Μετά την ενεργοποίηση, οι υπεύθυνοι είναι δυνατό μέσα από την ηλεκτρονική διεύθυνση: https://online.ekdd.gr/OnlineWeb/index.jsp?SignType=4 και την επιλογή «Ατομική Κάρτα Εκπαίδευσης» να εκτυπώνουν είτε ατομική Βεβαίωση υπαλλήλου σχετική με ένα ή περισσότερα εκπαιδευτικά προγράμματα, είτε αντίστοιχη Βεβαίωση που αφορά στο σύνολο των υπαλλήλων της οικείας υπηρεσίας.
Αναγκαία προϋπόθεση για την πρόσβαση και λήψη των εν λόγω Βεβαιώσεων είναι η ταυτοποίηση του επιμορφωνόμενου υπαλλήλου βάσει του Αριθμού Φορολογικού Μητρώου και του Αριθμού Δελτίου Ταυτότητάς του.
