Σύμφωνα με το ΚΕΑΟ σε περίπτωση που η επιστολή δεν παραδοθεί και δεν κοινοποιηθεί στον οφειλέτη ή εκπρόσωπο του για οποιονδήποτε λόγο, οι αρμόδιες υπηρεσίες του Κέντρου ζητούν ενημέρωση από τις κατά τόπους ταχυδρομικές υπηρεσίες, που έχουν χρεωθεί τις αποστολές των συστημένων επιστολών (ατομικές ειδοποιήσεις). Στην ενημέρωση θα πρέπει να περιγράφονται τον λόγο επιστροφής αυτών με συνοδευτικό κείμενο στο οποίο θα περιλαμβάνονται οι ακόλουθες πληροφορίες:
α) Η ημερομηνία, κατά την οποία η συστημένη επιστολή προσκομίστηκε και παρουσιάστηκε στην ως άνω διεύθυνση.
β) Ο λόγος για τη μη κοινοποίηση ή τη μη βεβαίωση της κοινοποίησης.
Οι Περιφερειακές Υπηρεσίες του Κ.Ε.Α.Ο. μεριμνούν προκειμένου αντίγραφο της συστημένης επιστολής (ατομική ειδοποίηση) να βρίσκεται στη διάθεση τους ώστε να παραδοθεί στον οφειλέτη ή τον εκπρόσωπο του οποιαδήποτε στιγμή.
Η ημερομηνία παραλαβής της ατομικής ειδοποίησης στις περιπτώσεις που αυτή αποστέλλεται μέσω ταχυδρομικών υπηρεσιών με συστημένη επιστολή, προκύπτει από το αποδεικτικό που επιστρέφει στην υπηρεσία. Η ημερομηνία αυτή καταχωρείται στο σύστημα ΟΠΣ -ΙΚΑ και είναι καθοριστική γιατί παράγονται έννομες συνέπειες σημαντικές για τον οφειλέτη, δεδομένου ότι αυτή αποτελεί αφετηρία της εικοσαήμερης προθεσμίας, μετά την οποία μπορούν να ληφθούν αναγκαστικά μέτρα.
Για το πλήθος των ατομικών ειδοποιήσεων που δεν θα υπάρχει πληροφορία από την ταχυδρομική υπηρεσία περί επίδοσης είναι αναγκαίος ο σαφής προσδιορισμός της ημερ/νιας έναρξης υπολογισμού της 20ήμερης προθεσμίας, καθώς μετά την παρέλευση της οποίας είναι δυνατή η λήψη αναγκαστικών μέτρων.
Δεδομένου ότι η ατομική ειδοποίηση θεωρείται κοινοποιηθείσα μετά την παρέλευση δεκαπενθημέρου από την ημερομηνία αποστολής της, ως αφετηρία για τον υπολογισμό της προθεσμίας για τη λήψη μέτρων θα λαμβάνεται η ημερομηνία δημιουργίας της ατομικής ειδοποίησης. Συνεπώς, είναι αναγκαίο να αποστέλλεται άμεσα η ατομική ειδοποίηση μετά τη δημιουργία της.
Σε περιπτώσεις όπου ο οφειλέτης δεν εξόφλησε αλλά απώλεσε τη ρύθμιση του, δεν αποστέλλεται εκ νέου ατομική ειδοποίηση πριν τη λήψη αναγκαστικών μέτρων καθώς έχει ήδη ενημερωθεί τόσο για το ύψος της οφειλής του, όσο και για τις συνέπειες απώλειας της ρύθμισης.
Σε κάθε περίπτωση οι ατομικές ειδοποιήσεις προς τους οφειλέτες θα δημιουργούνται μόνο μέσω του συστήματος ΟΠΣ-ΙΚΑ και θα αποστέλλονται στην τελευταία δηλωθείσα διεύθυνση του οφειλέτη.
