Συγκεκριμένα με την απόφαση το κ. Βερναρδάκη ανατεθείτε στην Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε. (Κ.τ.Π. Α.Ε.), για τις ανάγκες του Ανωτάτου Συμβουλίου Επιλογής Προσωπικού (ΑΣΕΠ), το έργο «Αναβάθμιση ψηφιακών υπηρεσιών του Ανωτάτου Συμβουλίου Επιλογής Προσωπικού (ΑΣΕΠ)» συνολικής προϋπολογιζόμενης δαπάνης 4.105.447,50 € (τεσσάρων εκατομμυρίων εκατόν πέντε χιλιάδων τετρακοσίων σαράντα επτά ευρώ & πενήντα λεπτών), συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α.
H έγκριση παρέχεται με τις ακόλουθες προϋποθέσεις:
- Προτείνεται, η πλήρης αποτύπωση των υφιστάμενων διαδικασιών και λειτουργιών του φορέα, που αποτελεί έναν από τους κρίσιμους παράγοντες επιτυχίας του έργου, να γίνει με τρόπο ώστε να σχεδιαστούν αποτελεσματικά οι νέες εφαρμογές. Η αποτύπωση αυτή προβλέπεται να υλοποιηθεί στα πλαίσια της μελέτης εφαρμογής εντός δύο (2) μηνών από τον Ανάδοχο σε στενή συνεργασία με το φορέα, έτσι ώστε να υποβοηθηθεί η ουσιαστική, αναλυτική και πλήρη αποτύπωση των σχετικών διαδικασιών, των τηρούμενων στοιχείων, εντύπων κ.λπ. τηρώντας το στενό χρονοδιάγραμμα του έργου
- Να προτείνει ο Ανάδοχος, κατά τη διάρκεια της φάσης «Ανάλυση Απαιτήσεων», την αναδιοργάνωση - απλοποίηση των διαδικασιών μέσα στα πλαίσια του υφιστάμενου νομικού πλαισίου λειτουργίας του φορέα.
- Να δημιουργηθεί μητρώο υπαλλήλων φορέων στο ΑΣΕΠ με την άντληση όλων των απαραίτητων στοιχείων από το «Μητρώο μισθοδοτούμενων υπαλλήλων του Δημοσίου» και όχι η δημιουργία ξεχωριστού μητρώου όπως προβλέπεται στη διακήρυξη.
- Να χρησιμοποιηθούν οι κατάλληλοι μηχανισμοί επικαιροποίησης του μητρώου φορέων, λόγω του ευμετάβλητου θεσμικού περιβάλλοντος και όποια αλλαγή συμβεί στους δημόσιους φορείς (π.χ. κατάργηση, συγχώνευση) να επικαιροποιείται στο σωστό μητρώο.
- Η αναβάθμιση της ιστοσελίδας του ΑΣΕΠ να γίνει σύμφωνα με τα πρότυπα που ορίζονται στο «Πλαίσιο Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» (ΥΑΠ/Φ.40.4/1/989, ΦΕΚ 1301/Β/12-04-2012).
- Να εξασφαλισθεί η διάχυση όλων των απαραίτητων πληροφοριών και διαδικασιών υποστήριξης στο σύνολο των εμπλεκόμενων. Για το λόγο αυτό συνίσταται η χρήση συνεργατικών εργαλείων λογισμικού.
- Να ληφθεί μέριμνα για την εμπλοκή ικανού αριθμού προσωπικού πληροφορικής του ΑΣΕΠ, αλλά και επιχειρησιακών στελεχών του, κατά το στάδιο σχεδιασμού και ανάπτυξης του έργου από τον Ανάδοχο, ώστε αφενός το έργο να καλύπτει πλήρως τις επιχειρησιακές ανάγκες του φορέα και των τελικών χρηστών, αφετέρου, μετά την οριστική παραλαβή του έργου, το ΑΣΕΠ, σε συνεργασία με την ΚτΠ ΑΕ, να είναι σε θέση να αναλάβει τη διαχείριση και υποστήριξη του έργου και να εγγυηθεί την πλήρη και άμεση αξιοποίησή του.
- Να διασφαλιστεί η μεγαλύτερη δυνατή συμμετοχή υποψηφίων αναδόχων στο διαγωνισμό και να τους παρασχεθεί κάθε αναγκαίο στοιχείο για την πλήρη ενημέρωσή τους, ώστε να διασφαλιστούν συνθήκες ανταγωνισμού και να επιτευχθούν οικονομίες κλίμακας.
- Να επισπευσθούν όλες οι διαδικασίες προκειμένου να τηρηθούν τα χρονοδιαγράμματα λόγω του ότι το Έργο συγχρηματοδοτείται από τα Επιχειρησιακά Προγράμματα.
- Να ληφθεί μέριμνα για τη διασφάλιση των απαραίτητων πόρων για την υποστήριξη των αναγκών του έργου σε παραγωγική λειτουργία.
- Να συμπεριληφθούν όλοι οι παράγοντες κόστους στην ανοιγμένη τιμή του έργου
- Να συμπεριληφθεί στην προσφορά του Αναδόχου τόσο η αποτίμηση ρίσκου από τον υποψήφιο ανάδοχο όσο και ο τρόπος διασύνδεσης με τα σημερινά συστήματα. Συγχρόνως, θα πρέπει να αναφέρεται ρητά ότι δεν θα προκύψει κανένα πρόσθετο κόστος, ειδάλλως το κόστος αυτό θα πρέπει να καλυφθεί από τον ανάδοχο του έργου προσφέροντας ίση ή ανώτερη λύση των σημερινών εφαρμογών.
- Να ληφθεί μέριμνα για την εκπαίδευση των τελικών χρηστών σε νέες υπηρεσίες και λειτουργικότητα του συστήματος.
- Να ληφθεί μέριμνα, ώστε οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες του έργου να παρέχονται και προς τρίτα συστήματα και ειδικότερα στην Εθνική πύλη - ΕΡΜΗΣ, μέσω των κατάλληλων web services, τα οποία θα πρέπει να αναπτυχθούν στο πλαίσιο του έργου, εφαρμόζοντας το «Πλαίσιο Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης».
- Το παρόν έργο θα πρέπει να λάβει υπόψη το γενικότερο σχεδιασμό, τη συμπληρωματικότητα και τους στόχους των άλλων έργων της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, όπως το σύστημα ΕΡΜΗΣ-ΚΕΠ, το σύστημα CRM και EgovNow, ώστε να εναρμονίζεται και να εξυπηρετεί τους στόχους της Στρατηγικής για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση.
- Να γίνει επικαιροποίηση των τεχνικών προδιαγραφών του εν λόγου έργου με στόχο τη συμμόρφωσή του σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Ελληνικού Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και ειδικότερα σχετικά με την χρηστικότητα των υπηρεσιών (Α.3.6 Χρηστικότητα
- Προσβασιμότητα. Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να υπάρξει ουσιαστική συνεργασία με την ΥΑΠ για την εφαρμογή του Πλαισίου Διαλειτουργικότητας.
- Να υπάρξει κατάλληλος συγχρονισμός και συνεργασία μεταξύ του εν λόγω έργου με το έργο «Υπηρεσίες προσδιορισμού, παρακολούθησης και αποτίμησης των απαιτούμενων μέτρων ασφάλειας του ΑΣΕΠ», που αφορά το σύμβουλο ασφάλειας, ώστε οι προτάσεις του συμβούλου ασφάλειας να ληφθούν υπόψη στο σχεδιασμό και την υλοποίηση του μεγάλου έργου
