Τα αρχεία της Δημόσιας Διοίκησης αποτελούν εθνικό πλούτο όπως αναφέρει στην εγκύκλιο του ο αναπληρωτής Υπουργός Εσωτερικών κ. Βερναρδάκης και όπως συμπληρώνει σε αυτά αποτυπώνεται η διοικητική συνέχεια του κρατικού μηχανισμού και για αυτό το λόγο συγκροτούν τη βάση για την εύρυθμη λειτουργία κάθε Υπηρεσίας και Φορέα του Δημοσίου. Η σωστή τήρηση και χρήση των αρχείων έχει πρωτεύοντα ρόλο στην αποτελεσματική λειτουργία της διοίκησης καθώς διευκολύνει το έργο των υπαλλήλων εξασφαλίζοντας την ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών. Πέρα από τη διοικητική, πολύ σημαντική είναι και η ερευνητική διάσταση της χρήσης των αρχείων.
Δεδομένου ότι το Κράτος αποτελεί τον μεγαλύτερο παραγωγό αρχειακού υλικού, στο οποίο καταγράφονται όλες οι όψεις της δημόσιας ζωής, η αξιοποίηση του θα οδηγήσει στον εμπλουτισμό της ιστορικής έρευνας, πολλαπλασιάζοντας τα οφέλη που μπορεί να προσφέρει η διοίκηση στην ελληνική κοινωνία. Μέσα από αυτές τις δύο κύριες οδούς, διοικητική και ερευνητική, τα αρχεία της Δημόσιας Διοίκησης μπορούν να συμβάλουν στη βελτίωση των υπηρεσιών προς τον Έλληνα πολίτη.
Για την επίτευξη των ανωτέρω, οι δημόσιες υπηρεσίες οφείλουν και πρέπει να προβαίνουν σε περιοδική εκκαθάριση των αρχείων τους, κατ' εφαρμογή της κείμενης νομοθεσίας και έτσι σύμφωνα με την εγκύκλιο όλες οι υπηρεσίες των φορέων του δημοσίου, των Ν.Π.Δ.Δ. και των Ο.Τ.Α. έχουν την υποχρέωση να διατηρούν τα αρχεία τους ανάλογα με τον τύπο του εγγράφου για συγκεκριμένο χρόνο και να προβαίνουν σε περιοδική εκκαθάριση των αρχείων τους μέσα στο πρώτο τρίμηνο του έτους.
Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους (ΓΑΚ) είναι ο επίσημος κρατικός φορέας, ο οποίος ασκεί την προβλεπόμενη από το νόμο εποπτεία και παρέχει την απαραίτητη τεχνογνωσία σε θέματα οργάνωσης και διαχείρισης των δημοσίων αρχείων.
Στο ανώτερο πλαίσιο, τα Γενικά Αρχεία του Κράτους που απηύθυναν στην υπηρεσία , κάνουν μνεία της υποχρέωσης εκκαθάρισης των αρχείων του δημόσιου τομέα και επιπλέον ζητούν τη συνδρομή των υπηρεσιών και φορέων του Δημοσίου για την περιέλευση στα ΓΑΚ του αρχειακού υλικού των Πρωτοβάθμιων Επιτροπών αποκατάστασης των πολιτικώς διωχθέντων από τη δικτατορία δημοσίων υπαλλήλων.
Κατόπιν των ανωτέρω οι υπηρεσίες και φορείς στους οποίους κοινοποιείται η παρούσα, παρακαλούνται όπως προβούν στις ακόλουθες ενέργειες:
Στα υπουργεία, στις κεντρικές και περιφερειακές υπηρεσίες, και τις αυτοτελείς δημόσιες υπηρεσίες, κάθε προϊστάμενος διεύθυνσης ή ανεξάρτητου τμήματος ή αυτοτελούς γραφείου, ορίζει άτυπα έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε τμήμα οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για την καταγραφή του ανενεργού (δηλ. του μη έχοντος υπηρεσιακή χρησιμότητα) αρχειακού υλικού.
Στους Ο.Τ.Α. α' και β' βαθμίδας και τα Ν.Π.Δ.Δ. ισχύουν τα προβλεπόμενα από τα Π.Δ. 480/1985, και Π.Δ. 768/1980 για τη συγκρότηση τριμελών επιτροπών εκκαθάρισης.
Κατά την εκκαθάριση των δημοσίων αρχείων και αφού αποχωριστεί το αρχειακό υλικό που έχει υπηρεσιακή χρησιμότητα, το καταστρεπτέο αρχειακό υλικό (ανενεργό αρχείο) καταγράφεται σε πίνακες και τίθεται στη διάθεση των ΓΑΚ τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών. Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα
Στο σημείο αυτό τονίζεται ότι, κατά τη διενέργεια της εκκαθάρισης, το υλικό που καταγράφεται ως υλικό που στερείται υπηρεσιακής χρησιμότητας, δηλαδή ως υπηρεσιακά ανενεργό υλικό, δεν σημαίνει ότι στερείται γενικώς κάθε χρησιμότητας και σε κάθε περίπτωση τα ΓΑΚ είναι τα αρμόδια να αποφαίνονται για την ιστορική ή μη σημασία του υλικού αυτού.
Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση στα ΓΑΚ για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Εθνικού Κανονισμού Ασφάλειας, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.
Συναφώς επισημαίνεται ότι ως δημόσιο αρχείο χαρακτηρίζεται το αρχειακό υλικό που παράγεται από τις δημόσιες υπηρεσίες και τους λοιπούς φορείς του δημόσιου ανεξάρτητα από το υπόστρωμά του Κατά συνέπεια, το θεσμικό πλαίσιο που ρυθμίζει την εκκαθάριση των δημοσίων αρχείων και καθιστά υποχρεωτική την πρόσκληση των ΓΑΚ ισχύει όχι μόνον για τα έγγραφα σε χαρτώο υπόστρωμα, αλλά και για το οπτικοακουστικό υλικό (βίντεο, φιλμ, κ.λπ.) καθώς και για το υλικό που αποθηκεύεται σε μαγνητικά μέσα (δισκέτες, οπτικοί δίσκοι (cd) κ.ά.
Σύμφωνα με το άρθρο 444 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας, ως έγγραφα νοούνται και οι φωτογραφικές ή κινηματογραφικές παραστάσεις, οι φωνοληψίες και κάθε άλλη μηχανική απεικόνιση.
Επίσης σύμφωνα με το άρθρο 3 του Ν. 3979/2011 «Για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» (Α'138), «Ηλεκτρονικό έγγραφο είναι κάθε μέσο το οποίο χρησιμοποιείται από υπολογιστικό-πληροφοριακό σύστημα, με ηλεκτρονικό, μαγνητικό ή άλλο υλικό, στο οποίο εγγράφεται οποιαδήποτε πληροφορία, εικόνα, σύμβολο, ήχος, αυτοτελώς ή σε συνδυασμό, εφόσον το εν λόγω περιεχόμενο επιφέρει έννομες συνέπειες ή προορίζεται ή είναι πρόσφορο να αποδείξει γεγονότα που μπορούν να έχουν έννομες συνέπειες».
Η διαδικασία εκκαθάρισης των ηλεκτρονικών εγγράφων ρυθμίζεται από το άρθρο 11 του Π.Δ. 25/2014 «Ηλεκτρονικό αρχείο και ψηφιοποίηση εγγράφων».
Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής
του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη των προϊσταμένων Γενικών Διευθύνσεων, των προϊσταμένων όλων των Διευθύνσεων και με την εποπτεία των προϊσταμένων Γενικών Διευθύνσεων Διοικητικής Υποστήριξης.
Ειδικότερα, μετά από την έκδοση της άδειας καταστροφής από τα ΓΑΚ, η οικεία υπηρεσία αναγγέλλει εγγράφως στη Διεύθυνση Διαχείρισης Δημόσιου Υλικού (πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Α.Ε.) που υπάγεται στη Γενική Διεύθυνση Τελωνείων και Ειδικών Φόρων Κατανάλωσης της Γεν. Γραμματείας Φορολογικών και Τελωνειακών Θεμάτων του Υπουργείου Οικονομικών την ποσότητα του αρχειακού υλικού που προορίζεται για εκποίηση - ανακύκλωση.
Περαιτέρω, υπενθυμίζεται ότι στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων των ΓΑΚ, οι οποίες αφορούν στην επισήμανση και απογραφή των δημοσίων αρχείων, την εποπτεία των ενεργών αρχείων για την πρόληψη απωλειών και καταστροφών δημοσίων εγγράφων, την παρακολούθηση των εκκαθαρίσεων και τη μέριμνα για την εισαγωγή των διατηρητέων αρχείων στα ΓΑΚ (παρ. α, β, δ του άρθρου 12 του Ν. 1946/1991), προβλέπεται ο ορισμός υπαλλήλων-συνδέσμων. Οι υπάλληλοι-σύνδεσμοι συνιστούν ένα δίκτυο το οποίο αποτελείται από υπαλλήλους της διοίκησης και έχει ως έργο να υποστηρίζει την άμεση και αμφίδρομη επικοινωνία μεταξύ του εθνικού φορέα διαχείρισης αρχείων, δηλαδή των ΓΑΚ, και των δημοσίων φορέων παραγωγής αρχείων, συμβάλλοντας έτσι στη σύγχρονη και λειτουργική τήρηση των αρχείων των δημοσίων υπηρεσιών μέσω ενός συστήματος εποπτείας και ελέγχου της δημόσιας αρχειακής παραγωγής.
Περαιτέρω, επισημαίνεται, ειδικότερα, στις Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού όλων των Υπηρεσιών του Δημοσίου ότι, πριν τη διενέργεια της εκκαθάρισης των αρχείων τους θα πρέπει να λάβουν υπόψη τα κατωτέρω αναφερόμενα, μεριμνώντας για τη πιστή τήρησή τους.
Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, σύμφωνα με τις καταστατικές τους αρμοδιότητες, διασώζουν, συγκεντρώνουν, φυλάσσουν, συντηρούν και ταξινομούν το αρχειακό υλικό της Χώρας (δημόσια και ιδιωτικά αρχεία, έγγραφα και χειρόγραφα), τα οποία αναφέρονται, μεταξύ των άλλων, στην ιστορία του ελληνικού έθνους, καθώς και στη διοικητική και κοινωνική ζωή του ελληνικού κράτους.
Ιδιαιτέρως, μάλιστα, τα δημόσια διοικητικά αρχεία, τα οποία παρουσιάζουν ιστορικό ενδιαφέρον, επιλέγονται, εισάγονται και προετοιμάζονται από τις αρμόδιες υπηρεσίες των Γενικών Αρχείων του Κράτους, προκειμένου να καταστούν, σύμφωνα με τα νομικώς ισχύοντα, κατά το εθνικό και ενωσιακό δίκαιο, διαθέσιμα στον ιστορικό ερευνητή, τον διοικητικό επιστήμονα, τον μελετητή, τον ενδιαφερόμενο πολίτη.
Για το λόγο αυτό η Υπηρεσία συνεργάζεται με τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, αποσκοπώντας στη διάσωση του ιστορικού και διοικητικού ενδιαφέροντος αρχειακού υλικού των Πρωτοβάθμιων Επιτροπών Κρίσης, οι οποίες συνεστήθησαν, μετά την 24 Ιουλίου 1974, ημεροχρονολογία αποκατάστασης της δημοκρατικής νομιμότητας της Χώρας, σε όλα τα υπουργεία, καθώς και σε άλλες δημόσιες αρχές και φορείς (Βουλή των Ελλήνων, Γραφείο Πρωθυπουργού, Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου, Νομικά Πρόσωπα Ιδιωτικού Δικαίου, κρατικά ή επιχορηγούμενα, Οργανισμούς Κοινής Ωφέλειας, Ασφαλιστικούς Φορείς παντός είδους, Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης, Τραπεζικές Εταιρείες, Ιδρύματα και Οργανισμούς, Συνεταιριστικές Οργανώσεις κ.ά.), με απόφαση των οικείων υπουργών ή του εποπτεύοντος αρμοδίου υπουργού, προκειμένου να εξετασθεί η αποκατάσταση των υπαλλήλων που υπέστησαν διοικητικές διώξεις (απόλυση, εξαναγκασμό σε παραίτηση, βαθμολογικό και μισθολογικό υποβιβασμό, θέση σε διαθεσιμότητα κ.ά.), εξαιτίας των πολιτικών τους φρονημάτων, κατά τη διάρκεια της επτάχρονης δικτατορίας (21 Απριλίου 1967-23 Ιουλίου 1974).
