Συγκεκριμένα σύμφωνα με το Healthview.gr, παρότι μέχρι πρόσφατα οι ασθενείς παραλάμβαναν από τον ΕΟΦ τις αποφάσεις της επιτροπής που τους αφορούσαν, πλέον αποφασίστηκε η ταχυδρομική αποστολή τους, με απλή επιστολή στο νοσοκομείο εκείνο που υπηρετεί ο θεράπων ιατρός, ο οποίος και υποβάλλει την αίτηση προς τον ΕΟΦ για λογαριασμό τους.
Η αλλαγή της διαδικασίας και η ταχυδρομική αποστολή των αποφάσεων, έχει ως αποτέλεσμα μεγάλη καθυστέρηση στην παραλαβή τους ή ακόμη και εν τέλει την απώλειά τους, με ό,τι αυτό σημαίνει για την εξέλιξη της θεραπείας των ασθενών.
O Συνήγορος του Πολίτη ζήτησε από τον ΕΟΦ να εξετάσει αν διαπιστώνονται προβλήματα στη νέα διαδικασία έγκρισης χορήγησης φαρμάκων εκτός εγκεκριμένων ενδείξεων και συνακόλουθης πρόσβασης των ασθενών σε αυτά και πως μπορούν αυτά να αντιμετωπιστούν με στόχο τη βελτίωσή της, τον περιορισμό της επιβάρυνσης των ασθενών και την απρόσκοπτη εξυπηρέτησή τους. Ειδικότερα, ζητήθηκε να εξεταστεί αν θα μπορούσε να επιλεγεί αντί του απλού ταχυδρομείου άλλος ταχύτερος και ασφαλέστερος τρόπος αποστολής.
Ο ΕΟΦ ενημέρωσε τον Συνήγορο του Πολίτη ότι η διαδικασία παραλαβής των εγκρίσεων απευθείας από τους ασθενείς ή τους οικείους τους «καταδείχθηκε έντονα δυσλειτουργική λόγω της μαζικής προσέλευσης ασθενών, ασχέτως ημερομηνίας πρωτοκόλλησης και εξέτασης των αιτήσεων,σε διάφορες μέρες και ώρες και κατά συστηματική υπέρβαση του ωραρίου λειτουργίας της Υπηρεσίας, χωρίς να διευκολύνει εν τέλει ούτε καν τους ίδιους». Στη συνεχεία, αναφέρεται ότι η ταχυδρομική αποστολή των εγκρίσεων αποδείχθηκε επίσης προβληματική λόγω καθυστερήσεων του ταχυδρομείου και περαιτέρω, εσωτερικής διεκπεραίωσης από τους αρμόδιους φορείς».
Προβληματική ήταν και η αποστολή με fax προς τους αιτούντες υγειονομικούς φορείς, καθώς συχνά ο αριθμός αντιστοιχούσε και σε τηλέφωνο και σε fax που δεν είχε «γυρίσει» σε fax ή σε τηλέφωνο που δεν «απαντούσε» ή ο ιατρός δεν ενημερωνόταν από τις υπηρεσίες του νοσοκομείου.
Εν τέλει για την αντιμετώπιση των προβλημάτων των ασθενών, αποφασίσθηκε από τον ΕΟΦ η βελτίωση της διαδικασίας με αποστολή: 1) με courier, για την οποία επιβαρύνεται ο ΕΟΦ και 2) με e-mail στα νοσοκομεία που υποβάλλουν μαζικά αιτήματα.
