Όσον αφορά στη διαδικασία χορήγησης κωδικών σε πρωτοετείς φοιτητές υπενθυμίζεται από το υπουργείο Παιδείας ότι οι Γραμματείες των Τμημάτων και Σχολών δύνανται να χρησιμοποιούν τα επιβεβαιωμένα στοιχεία επικοινωνίας των εγγραφέντων, τα οποία περιλαμβάνονται στους πίνακες που τους έχουν ήδη αποσταλεί, για απόδοση κωδικών χρήσης των ηλεκτρονικών υπηρεσιών τους και για επικοινωνία.
Επίσης σύμφωνα με το υπουργείο σε περίπτωση που δεν έχει καταστεί δυνατή η εμπρόθεσμη ηλεκτρονική εγγραφή εισακτέου εξαιτίας οιονδήποτε σοβαρού λόγου (π.χ. ανωτέρα βία, σοβαρή ασθένεια, μη κατοχή Α.Μ.Κ.Α. ή αριθμού κινητού τηλεφώνου, στράτευση ή απουσία στο εξωτερικό, θεομηνία ή άλλο σπουδαίο λόγο), είναι δυνατή η εγγραφή μετά την πάροδο της προθεσμίας υποβολής της ηλεκτρονικής αίτησης, ύστερα από αίτηση του εισακτέου, στην οποία εκτίθενται οι λόγοι της καθυστέρησης.
Η ανωτέρω διαδικασία εγγραφής πραγματοποιείται με υποβολή της αίτησης απευθείας προς τη Γραμματεία του Τμήματος ή της Σχολής είτε με φυσική παρουσία, είτε με τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων (π.χ. υποβολή της αίτησης μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ειδικά σχεδιασμένης πλατφόρμας) είτε με ταχυδρομική αποστολή. Σε κάθε περίπτωση κατά τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων ή ταχυδρομικής αποστολής, για την ολοκλήρωση της εγγραφής απαιτείται η υποβολή υπεύθυνης δήλωσης του επιτυχόντος και αιτούντος την εγγραφή, η οποία εκδίδεται μέσω του ιστότοπου www.gov.gr ή φέρει φυσική υπογραφή με βεβαίωση του γνησίου αυτής και στην οποία θα δηλώνει ότι όλα τα στοιχεία και τυχόν δικαιολογητικά που υποβάλλει είναι ακριβή και αληθή.
Η παραπάνω αίτηση εγγραφής υποβάλλεται εντός αποκλειστικής προθεσμίας σαράντα πέντε (45) ημερών από την ημερομηνία λήξης της προθεσμίας υποβολής της ηλεκτρονικής αίτησης εγγραφής. Η εγγραφή ολοκληρώνεται ή μη, με αιτιολογημένη απόφαση του αρμόδιου οργάνου του Τμήματος ή της Σχολής. Επισημαίνεται ότι τυχόν επιτυχόντες, που δεν εγγράφηκαν ούτε με την αναφερόμενη διαδικασία χάνουν το ως άνω δικαίωμα εγγραφής.
Τέλος υπενθυμίζεται ότι για την ολοκλήρωση της εγγραφής των επιτυχόντων, που είναι ήδη εγγεγραμμένοι σε άλλο πρόγραμμα σπουδών Α΄ κύκλου Τμήματος ή Σχολής Α.Ε.Ι. ή Α.Ε.Α., απαιτείται η ολοκλήρωση της διαγραφής τους από το εν λόγω Τμήμα ή Σχολή.
Στην εξαιρετική περίπτωση κατά την οποία ο επιτυχών δεν επιθυμεί τελικά την ολοκλήρωση της εγγραφής του στο νέο Τμήμα ή Σχολή επιτυχίας, δύναται πριν την έκδοση των βεβαιώσεων διαγραφής, να υποβάλει αίτηση – υπεύθυνη δήλωση ανάκλησης της διαγραφής του προς τη Γραμματεία του Τμήματος ή Σχολής, στην οποία είχε ήδη αιτηθεί ηλεκτρονικά τη διαγραφή του.
