Σύμφωνα με εγκύκλιο του ΙΚΑ και μετά την ψήφιση του νόμου του υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης περι της απλούστευσης των διαδικασιών στο δημόσιο γίνονται γνωστές οι νέες ρυθμίσεις με σημαντικότερη αυτή της κατάργησης της υποχρεώσης επικύρωσης των αντιγράφων ή της προσκόμισης των πρωτότυπων εγγράφων.
Οι ρυθμίσεις που γνωστοποιεί το ΙΚΑ στις υπηρεσίες του αφορούν την υποβολή πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων από τους ενδιαφερόμενους, στο σύνολο των συναλλαγών τους με το δημόσιο,την δημοσίευση στο Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως, Τεύχος ΑΕ-ΕΠΕ και Γ.Ε.Μ.Η. από 01/01/2015, των τροποποιήσεων καταστατικού και των ετήσιων ισολογισμών Α.Ε. Ε.Π.Ε., ευρωπαϊκών εταιρειών κτλ, και την βεβαίωσης του γνησίου της υπογραφής στην Υ.Δ. που κατατίθεται στην πρώτη φάση προσφοράς σε διαγωνισμούς του δημοσίου.
Ειδικότερα, δεν υφίσταται πλέον η υποχρέωση υποβολής πρωτοτύπων εγγράφων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων που έχουν εκδοθεί από φορείς του Δημοσίου, τους Ο.Τ.Α., τα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, τα Δικαστήρια όλων των βαθμών, τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου που ανήκουν στο κράτος ή επιχορηγούνται τακτικώς, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις, από κρατικούς πόρους κατά 50% τουλάχιστον του ετήσιου προϋπολογισμού τους, τις δημόσιες επιχειρήσεις και τους οργανισμούς που προβλέπονται στις διατάξεις του άρθρου 1 του ν.3429/2005 καθώς και τα νομικά πρόσωπα και τις επιχειρήσεις των Ο.Τ.Α. για το σύνολο των συναλλαγών που έχουν οι ενδιαφερόμενοι πολίτες με τους φορείς αυτούς.
Αντί αυτών, γίνεται υποχρεωτικά αποδεκτή η υποβολή ευκρινών φωτοαντιγράφων των πρωτοτύπων εγγράφων ή των ακριβών αντιγράφων τους.
Γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά φωτοαντίγραφα από αντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων (πάντα ευκρινή) τα οποία έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο, καθώς και ευκρινή φωτοαντίγραφα από τα πρωτότυπα όσων ιδιωτικών εγγράφων φέρουν θεώρηση από τις υπηρεσίες και τους φορείς που εμπίπτουν στην ρύθμιση.
Υποχρεωτικά αποδεκτά γίνονται και τα ευκρινή φωτοαντίγραφα από αντίγραφα εγγράφων που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές, υπό την προϋπόθεση ότι τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο.
Η υποβολή απλών αντιγράφων εγγράφων, συνοδευόμενων από την υπεύθυνη δήλωση του ν. 1599/1986, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαίωνε την ακρίβεια των στοιχείων καταργείται.
Επισημαίνεται ότι οι υπηρεσίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ στις οποίες υποβάλλονται τα φωτοαντίγραφα, οφείλουν να διενεργούν δειγματοληπτικό έλεγχο ανά τρίμηνο, σε ποσοστό τουλάχιστον πέντε τοις εκατό (5%) του συνόλου των φωτοαντίγραφων που τους έχουν κατατεθεί, σε συνεργασία με τις υπηρεσίες ή τους φορείς που τα έχουν εκδώσει. Σε περίπτωση προσκόμισης παραποιημένων ή πλαστών φωτοαντιγράφων εγγράφων επιβάλλονται στον ενδιαφερόμενο οι κυρώσεις του ν.1599/1986 - εφόσον για την πράξη αυτή δε προβλέπονται άλλες αυστηρότερες ποινικές κυρώσεις -και ανακαλείται αμέσως η διοικητική ή άλλη πράξη για την έκδοση της οποίας χρησιμοποιήθηκαν τα φωτοαντίγραφα αυτά, διότι η υποβολή απλών, ευανάγνωστων φωτοαντιγράφων επέχει θέση υπεύθυνης δήλωσης .
Εφιστάται επίσης η προσοχή στις υπηρεσίες του ΙΚΑ ότι με την πάροδο τριών μηνών από τη δημοσίευση του σχετικού νόμου, καταργείται η απαίτηση υποβολής πρωτοτύπων εγγράφων ακόμα και για τις διαδικασίες εκείνες που τούτο προβλεπόταν ρητά από την κείμενη νομοθεσία. Η απαίτηση αυτή μπορεί να διατηρηθεί μόνο για εξαιρετικούς λόγους, οι οποίοι θα καθορισθούν με Κοινή Υπουργική Απόφαση εντός του ανωτέρου χρονικού διαστήματος και θα σας γνωστοποιηθούν με νεότερή μας εγκύκλιο.
Τέλος και όπως προβλέπεται οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ εξακολουθούν να επικυρώνουν αντίγραφα από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής που το εξέδωσε, μόνο στην περίπτωση που αυτά υποβάλλονται από τον ενδιαφερόμενο σε φορείς που δεν εμπίπτουν στις εν λόγω διατάξεις .
