Το πρόστιμο αυτό ισχύει από τις 17 Οκτωβρίου 2015 με βάση το άρθρο 54 του Κώδικα Φορολογικών Διαδικασιών (ν. 4174/2013). Μόνο στην περίπτωση κατά την οποία ο φορολογούμενος καταφέρει να αποδείξει ότι η απώλεια έλαβε χώρα κατά το χρονικό διάστημα από την 1η-1-2014 έως την 16η Οκτωβρίου 2015 ή ότι οφείλεται σε λόγους ανωτέρας βίας (κλοπή, πυρκαγιά κλπ) μπορεί να γλιτώσει το συγκεκριμένο πρόστιμο. Όμως αν αποδειχθεί ότι η απώλεια συνέβη πριν την 1η-1-2014 τα πράγματα μπορεί να γίνουν πολύ χειρότερα για τον φορολογούμενο.
Η απώλεια βιβλίων ή στοιχείων έχει ενταχθεί, από τις 17-10-2015, στις λεγόμενες διαδικαστικές παραβάσεις που προβλέπει το άρθρο 54 του Κ.Φ.Δ. Συγκεκριμένα, υπάγεται στην γενική περίπτωση η) της παραγράφου 1 του άρθρου 54 του Κ.Φ.Δ., η οποία αναφέρεται στη μη συμμόρφωση του φορολογούμενου με τις υποχρεώσεις του για διαφύλαξη των βιβλίων που τηρεί και των φορολογικών στοιχείων που εκδίδει. Αυτή η μη συμμόρφωση, σύμφωνα με την περίπτωση ε της παραγράφου 2 του Κ.Φ.Δ. τιμωρείται με πρόστιμο 2.500 ευρώ.
Ειδικότερα, οι υποχρεώσεις για διαφύλαξη των βιβλίων και των στοιχείων ορίζονται στην παράγραφο 2 του άρθρου 13 του Κ.Φ.Δ., ως εξής:
Τα λογιστικά αρχεία - τα οποία σύμφωνα με το άρθρο 3 του ν. 4308/2014 περιλαμβάνουν τα τηρούμενα λογιστικά βιβλία και τα λογιστικά στοιχεία (παραστατικά) - οι φορολογικοί ηλεκτρονικοί μηχανισμοί, οι φορολογικές μνήμες και τα αρχεία που δημιουργούν οι φορολογικοί ηλεκτρονικοί μηχανισμοί πρέπει να διαφυλάσσονται κατ' ελάχιστον:
α) για διάστημα πέντε (5) ετών από τη λήξη του αντίστοιχου φορολογικού έτους εντός του οποίου υπάρχει η υπάρχει η υποχρέωση υποβολής δήλωσης ή
β) για διάστημα μεγαλύτερο των 5 ετών, εφόσον η 5ετής προθεσμία διαφύλαξης έχει παραταθεί επειδή ο φορολογούμενος έχει υποβάλει αρχική ή τροποποιητική δήλωση εντός του πέμπτου έτους της προθεσμίας ή επειδή έχουν ζητηθεί πληροφορίες από χώρα της αλλοδαπής ή επειδή έχει ασκηθεί ενδικοφανής προσφυγή, ένδικο βοήθημα ή μέσο.
γ) έως ότου τελεσιδικήσει η απαίτηση της Φορολογικής Διοίκησης σε συνέχεια διενέργειας φορολογικού ελέγχου ή έως ότου αποσβεστεί ολοσχερώς η απαίτηση λόγω εξόφλησης.
Με μια σειρά αποφάσεων του Συμβουλίου της Επικρατείας (ΣτΕ 4206/2011, ΣτΕ 4782/1996, ΣτΕ 3693/1992) είχε κριθεί στο παρελθόν, ότι σε περίπτωση απώλειας βιβλίων ή στοιχείων μέσα στο χρόνο που ορίζεται για τη διαφύλαξή τους, επιβάλλεται κατ’ αρχήν πρόστιμο, εκτός εάν ο φορολογούμενος προλάβει και αποδείξει ότι η απώλεια των βιβλίων ή στοιχείων οφείλεται σε λόγους ανωτέρας βίας, δηλαδή εάν επικαλεστεί και αποδείξει ότι η απώλεια έλαβε χώρα παρά την καταβολή εκ μέρους του της άκρας επιμέλειας που επιβάλλεται από τις περιστάσεις για τη διαφύλαξή τους.
Λαμβάνοντας υπόψη ότι το πρόστιμο επιβάλλεται κατά τον χρόνο που διαπιστώνεται ή πιστοποιείται η απώλεια των βιβλίων ή στοιχείων, εάν δεν μπορεί να πιστοποιηθεί η απώλεια σε προγενέστερο χρόνο, τότε θεωρείται ότι η απώλεια λαμβάνει χώρα στον χρόνο κατά τον οποίο δηλώνεται αυτή στην αρμόδια ελεγκτική αρχή.
Συνεπώς με βάση τα παραπάνω, για την απώλεια αρχείων βιβλίων ή στοιχείων επιβάλλεται το πρόστιμο των 2.500 ευρώ, εκτός εάν ο φορολογούμενος μπορέσει να αποδείξει ότι η απώλεια έλαβε χώρα σε χρόνο προγενέστερο από την 17η-10-2015 ή ότι οφείλεται σε λόγους ανωτέρας βίας (κλοπή, πυρκαγιά κ.λπ.).
Αξίζει, ωστόσο, να σημειωθεί ότι εάν ο φορολογούμενος αποδείξει ότι η απώλεια των βιβλίων ή των στοιχείων συνέβη πριν την 1η-1-2014, τότε θα ισχύσουν οι διατάξεις των νόμων 2523/1997 και 2238/1994, με τις οποίες προβλέπονται πρόστιμα 500 ευρώ ανά 50 φύλλα μπλοκ απολεσθέντων φορολογικών στοιχείων και εξωλογιστικός προσδιορισμός του φορολογητέου εισοδήματος με βάση τον ισχύοντα τότε μοναδικό συντελεστή καθαρού κέρδους προσαυξημένο κατά 50%, δηλαδή υποχρέωση καταβολής πρόσθετου φόρου εισοδήματος και προσαυξήσεων εκπρόθεσμης πληρωμής.
