Το γραφείο θα λειτουργήσει από τη Δευτέρα 28 Αυγούστου και έως τέλος Σεπτεμβρίου. Τα πρώτα δύο χρόνια της λειτουργίας του γραφείου τα αποτελέσματα ήταν ιδιαιτέρως θετικά καθώς ήταν εκατοντάδες οι νέοι φοιτητές και οι γονείς που αναζήτησαν και βρήκαν πληροφορίες για το νέο τόπο διαμονής τους.
Το γραφείο βρίσκεται εντός του Δημαρχείου Κοζάνης (στο ισόγειο) και έχει ως στόχο να δίνει βασικές χρηστικές πληροφορίες για την Κοζάνη στους πρωτοετείς φοιτητές του Πανεπιστημίου και του ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας. Να σημειωθεί πως το γραφείο υποδοχής δεν παρέχει πληροφορίες για ενοικίαση σπιτιών.
