Ειδικότερα ο ΟΑΕΔ αναφέρει στην ανανκοίνωση του ότι η διαδικασία αναγγελίας άφιξης αποτελείται από 4 βήματα. Η ολοκλήρωση της επιτυγχάνεται στο βήμα 4. Μέχρι και το βήμα 3 (εκτύπωση σύμβασης) δεν έχει περάσει στο Πληροφοριακό Σύστημα του ΟΑΕΔ καμμία πληροφορία.
Ως εκ τούτου για να ελέγξετε απλώς αν ο πελάτης σας είναι πράγματι δικαιούχος του Προγράμματος και αν τα ωφελούμενα μέλη που έχει μαζί του συμπεριλαμβάνονται στην Επιταγή του, πληκτρολογείτε το ΑΦΜ και το ΑΜΚΑ του δικαιούχου, φθάνετε δηλαδή μέχρι το βήμα 2.
Αν στο βήμα 2 σας επιστρέψει στην οθόνη το μήνυμα «Έχει εξαντληθεί το δικαίωμα χρήσης» τότε αυτό σημαίνει ότι ο δικαιούχος έχει χρησιμοποιήσει την επιταγή.
Αν ο δικαιούχος έχει επιταγή και δεν την έχει χρησιμοποιήσει θα σας εμφανίσει στην οθόνη σας τα στοιχεία του καθώς και τα ωφελούμενα μέλη του (αυτά που δύναται να φέρει και καλύπτονται από την συγκεκριμένη επιταγή).
Σε ποιες περιπτώσεις δημιουργείται πρόβλημα κατά την εφαρμογή της διαδικασίας και τι πρέπει να κάνετε:
α. Το αρχείο PDF που πρέπει να δημιουργήσετε και θα περιέχει όλα τα απαιτούμενα δικαιολογητικά όπως αυτά ορίζονται στη Δημόσια Πρόσκληση θα πρέπει να έχει μέγεθος μικρότερο από 1Mb. Για να το πετύχετε αυτό και ανάλογα με τη συσκευή ψηφιοποίησης (scanner) που έχετε καθώς και το αντίστοιχο λογισμικό θα πρέπει να ρυθμίσετε τις επιλογές που σας δίνονται από την εφαρμογή, έτσι ώστε:
1.Η ανάλυση (resolution) να είναι όσο το δυνατόν μικρότερη (κάτω από 150dpi). Μια καλή επιλογή είναι τα 75dpi.
2.To μέγεθος σελίδας να είναι A4.
3.Να επιλέξετε η σάρωση να είναι σε mode ασπρόμαυρο (συνήθως έχει τρεις επιλογές έγχρωμο, αποχρώσεις του γκρίζου και ασπρόμαυρο. Επιλέγετε ασπρόμαυρο
Το όνομα του αρχείου πρέπει να είναι μικρό μέχρι 10 λατινικούς χαρακτήρες. ΟΧΙ ελληνικά και διάφορους ειδικούς χαρακτήρες πχ. _ - ? ! ή κενό. Μόνο λατινικούς χαρακτήρες να χρησιμοποιείτε.
β. Αν το ΑΜΚΑ του δικαιούχου που πληκτρολογείτε είναι λάθος, αλλά το ΑΦΜ είναι σωστό, τότε στο πρώτο βήμα θα σας επιστρέψει τα στοιχεία του δικαιούχου, αλλά όταν φτάσετε στο βήμα 4 και επιχειρήσετε να υποβάλλετε το αρχείο και να ολοκληρώσετε την διαδικασία δεν θα το καταφέρετε γιατί στο 4 βήμα ελέγχει και τα δύο και το ΑΜΚΑ και το ΑΦΜ.
Σε κάθε περίπτωση αν στο βήμα 4 σας βγάλει το μήνυμα «Είναι αδύνατη η επικοινωνία με τον ΟΑΕΔ» μην επιχειρήσετε πάνω από δύο φορές να κάνετε την διαδικασία αναγγελίας άφιξης, διότι μετά κλειδώνει η διαδικασία μέσω αυτής της φόρμας για το συγκεκριμένο δικαιούχο . Aν σας βγάλει το μήνυμα «Είναι αδύνατη η επικοινωνία με τον ΟΑΕΔ» τότε εναλλακτικά στέλνετε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα στην Υπηρεσία του ΟΑΕΔ (ΚΠΑ2 της περιοχής σας εντός 24ωρου) ως εξής :
Στο Θέμα βάζετε τίτλο με την παρακάτω μορφή:
ΚΟΙΝΩΝΙΚΟΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΣ- ΟΝΟΜΑ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΟΥ – ΑΝΑΓΓΕΛΙΑ ΑΦΙΞΗΣ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΥ
Στο κυρίως θέμα γράφετε :
"Είχαμε πρόβλημα ως προς την υποβολή της αναγγελίας άφιξης του δικαιούχου με
ΑΦΜ : « ΤΑΔΕ»
ΑΜΚΑ : «ΤΑΔΕ»
Μήνυμα οθόνης : Πρόβλημα στην Επικοινωνία με τον ΟΑΕΔ
Παρακαλώ όπως προβείτε στις απαραίτητες ενέργειες ώστε να περαστεί στο ΟΠΣ του ΟΑΕΔ η αναγγελία άφιξης του συγκεκριμένου δικαιούχου."
Στο ηλεκτρονικό μήνυμα επισυνάπτετε το σκαναρισμένο αρχείο που έχετε φτιάξει (PDF) με τα δικαιολογητικά που αφορούν στη συγκεκριμένη άφιξη.
Τα τηλέφωνα και τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των κατά τόπους υπηρεσιών του ΟΑΕΔ (τα λεγόμενα ΚΠΑ2 ΟΑΕΔ) ανά περιοχή, αν δεν τα γνωρίζετε ήδη μπορείτε να τα βρείτε ΕΔΩ
Επίσης σε περίπτωση διακοπής ηλεκτροδότησης ή της ADSL γραμμής σας μπορείτε να τα στείλετε και με FAX στην υπηρεσία του ΟΑΕΔ στην οποία υπάγεστε ως επιχείρηση (της περιοχής σας).
