Σύμφωνα με την Περιφερειακή Ενότητα σε κάθε εμπορικό πλοίο, που θα καταφθάνει στον Σταθμό Εμπορευματοκιβωτίων, Car Terminal και ναυπηγοεπισκευαστική ζώνη ή στο αγκυροβόλιο, θα διαβιβάζεται αμέσως και πριν επιτραπεί η αποεπιβίβαση σε αυτό, μια ειδική φόρμα, προκειμένου να συμπληρωθεί από τον πλοίαρχο του πλοίου. Σε αυτήν θα ζητείται αναλυτική καταγραφή των τελευταίων ταξιδιών του πλοίου όχι μόνο με αναφορά στο λιμάνι απόπλου αλλά και σε όλους τους ενδιάμεσους σταθμούς, ακόμα και για ανεφοδιασμό, με την υποχρέωση αναγραφής λεπτομερώς της διάρκειας του ταξιδιού.
Με αυτό τον τρόπο θα γίνεται γνωστό εάν το πλοίο έχει προσεγγίσει σε λιμάνι «ύποπτης» χώρας για μετάδοση του ιού και πριν από πόσες ημέρες, δεδομένου ότι ο χρόνος επώασης και εκδήλωσης της ασθένειας είναι 21 ημέρες.
Σε περίπτωση, που υπάρχουν ενδείξεις ότι κάποιο μέλος του πληρώματος έχει ή μπορεί να έχει ασθενήσει από τον ιό Έμπολα θα ενημερώνεται άμεσα το Κέντρο Ελέγχου και Πρόληψης Νοσημάτων (ΚΕΕΛΠΝΟ) και το ΕΚΑΒ, ώστε να επιληφθούν σύμφωνα με το εθνικό σχέδιο πρόληψης.
