Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης, με γνώμονα τη γενικότερη αποστολή του για συνεχή προώθηση του ψηφιακού και διοικητικού μετασχηματισμού της χώρας και τη προσαρμογή στο ταχέως μεταβαλλόμενο, διεθνές περιβάλλον, μέσα από την διαμόρφωση σύγχρονων συνθηκών και ψηφιακών μέσων, που στοχεύουν στη βελτιστοποίηση της λειτουργίας του κράτους και στη συλλογική ευημερία, προχώρησε με την ψήφιση του Νόμου 4727/2020 στη συγκρότηση της απαραίτητης θεσμικής και νομοθετικής βάσης, πάνω στην οποία θα εξελιχθεί το Ψηφιακό Κράτος την επόμενη δεκαετία.
Με τη θέσπιση του άρθρου 99 του Νόμου 4727/2020 σηματοδοτείται η μετάβαση του Δημοσίου στην ψηφιακή εποχή, με την κατάργηση της διακίνησης, μέσω τηλεομοιοτυπίας (fax), εγγράφων, διοικητικών και μη, μεταξύ των φυσικών ή νομικών προσώπων ή νομικών οντοτήτων και των υπηρεσιών του Δημοσίου, από την 1η Ιανουαρίου 2021.
Υπόχρεοι φορείς για την εφαρμογή της ρύθμισης αυτής είναι οι φορείς του στενού δημόσιου τομέα και συγκεκριμένα το Δημόσιο, οι οργανισμοί τοπικής αυτοδιοίκησης α’ και β’ βαθμού καθώς και τα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου.
Σκοπός της εν λόγω ρύθμισης είναι η κατάργηση απαρχαιωμένων πλέον τρόπων επικοινωνίας στον δημόσιο τομέα, ώστε ο τελευταίος να καταφέρει να εισέλθει στην νέα, ψηφιακή πραγματικότητα.
Η μετάδοση κειμένων σχεδίων ή φωτογραφιών θα βασίζεται πλέον καθολικά σε τεχνολογία στηριζόμενη στο διαδίκτυο και όχι σε δίκτυο τηλεφωνίας. Η διευρυμένη χρήση της τηλεομοιοτυπίας τις προηγούμενες δεκαετίες κάλυπτε σημαντικές ανάγκες επικοινωνίας μεταξύ των δημοσίων υπηρεσιών και των πολιτών με το δημόσιο, ενώ αποτέλεσε ένα σημαντικότατο εργαλείο βέλτιστης εξυπηρέτησης, όπως στην περίπτωση της εφαρμογής της αυτεπάγγελτης αναζήτησης πιστοποιητικών μεταξύ των δημοσίων υπηρεσιών.
Στη σημερινή εποχή οι ανάγκες επικοινωνίας και συναλλαγής των πολιτών και των επιχειρήσεων με τις δημόσιες υπηρεσίες, εδραιώνοντας και ενισχύοντας παράλληλα τα δικαιώματα φυσικών ή νομικών προσώπων και νομικών οντοτήτων, επιδιώκεται μέσα από την επιτάχυνση και την επέκταση της χρήσης σύγχρονων Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), που προάγουν τον ηλεκτρονικό τρόπο επικοινωνίας.
Η προαγωγή της ηλεκτρονικής επικοινωνίας και ανταλλαγής εγγράφων αποσκοπεί στη μείωση του λειτουργικού κόστους των φορέων του δημόσιου τομέα από τη διακίνηση έγχαρτων εγγράφων και την εξαιρετικά κοστοβόρα αναπαραγωγή εγγράφων (φωτοαντίτυπα), ενώ η άμεση ηλεκτρονική επικοινωνία μεταξύ των χειριστών μιας διοικητικής διαδικασίας μειώνει σημαντικά τον απαιτούμενο χρόνο για την ολοκλήρωση της διαδικασίας, απελευθερώνοντας κατ’ αυτό τον τρόπο πόρους για τη δημόσια διοίκηση και καθιστώντας την εν γένει διαδικασία αποδοτικότερη.
Στο ανωτέρω πλαίσιο, όλες οι δημόσιες υπηρεσίες καλούνται να λάβουν όλα τα αναγκαία μέτρα προετοιμασίας προς την κατεύθυνση της καθολικής διακίνησης παντός είδους εγγράφων με τη χρήση ΤΠΕ, ώστε να διασφαλιστεί αφενός η απρόσκοπτη επικοινωνία, καθώς και η ταχύτατη εξυπηρέτηση των συναλλασσόμενων από 1-1-2021, αφετέρου η ενιαία και ομοιόμορφη λειτουργία της διοίκησης για την εξυπηρέτηση πολιτών, επιχειρήσεων και δημοσίων υπηρεσιών.
Τα μέτρα αυτά συνίστανται σε:
Ενέργειες έκαστου φορέα για την προμήθεια ηλεκτρονικού σαρωτή εγγράφων (scanner), εφόσον ο φορέας δεν διαθέτει ήδη, για τη δυνατότητα ψηφιοποίησης έγχαρτων εγγράφων που τηρούνται στο αρχείο τους και την εν συνεχεία διακίνησής τους με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Ειδικά για τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ), με μέριμνα των Προϊσταμένων τους τα στοιχεία επικοινωνίας κάθε ΚΕΠ θα πρέπει να είναι αναρτημένα σε εμφανές σημείο στην ιστοσελίδα του Δήμου, ενώ υπενθυμίζεται και η αριθ. πρωτ. οικ. 8891/8-4-2020 εγκύκλιος της Διεύθυνσης Υπηρεσιών Μιας Στάσης του Υπουργείου μας προς όλα τα Γραφεία Δημάρχων, αναφορικά με την προμήθεια και εγκατάσταση scanner, όπου δεν έχουν πραγματοποιηθεί ήδη οι σχετικές ενέργειες.
Ενέργειες έκαστου φορέα για τη διάθεση υπηρεσιακού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) στα στελέχη των οργανικών του μονάδων, ώστε να εξασφαλίζεται η απρόσκοπτη διακίνηση και ορθή διαχείριση της εισερχομένης και εξερχομένης αλληλογραφίας.
Διάθεση σε εμφανές σημείο στο δικτυακό τόπο έκαστου δημόσιου φορέα των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) κάθε οργανικής μονάδας του φορέα αυτού.
Συναφώς, επισημαίνεται ότι υφίσταται ρητή υποχρέωση κατ΄ εφαρμογή των διατάξεων του άρθρου 81 του ν. 4727/2020 οι φορείς να αναρτούν στον δικτυακό τόπο τους τη διάρθρωση των οικείων υπηρεσιών και μονάδων, την περιγραφή των αρμοδιοτήτων και των οργανικών θέσεων, καθώς και τα ονόματα, τις ιδιότητες και τα πρόσφορα στοιχεία επικοινωνίας των υπηρετούντων με οποιαδήποτε μορφή ή σχέση εργασίας και απασχόλησης.
Ιδιαιτέρως, να αναρτάται ευκρινώς - στην αρχική σελίδα του δικτυακού τόπου του φορέα- το e-mail του Κεντρικού Πρωτοκόλλου καθώς και το τηλεφωνικό κέντρο αυτού.
Διαμόρφωση ειδικού χώρου στον δικτυακό τόπο έκαστου φορέα για τη διατύπωση ερωτημάτων από κάθε ενδιαφερόμενο ή ειδικού χώρου με τις απαντήσεις του φορέα επί των συνηθέστερων ερωτημάτων των ενδιαφερομένων.
Τέλος, και πολύ σημαντικό είναι να ληφθούν τα αναγκαία μέτρα προστασίας του περιβάλλοντος, προχωρώντας έκαστος φορέας στις αναγκαίες και επιβεβλημένες ενέργειες ανακύκλωσης των τηλεομοιοτυπικών συσκευών (fax), με τις οδηγίες που θα σας αποσταλούν κατόπιν συνεργασίας μας με τη Διεύθυνση Διαχείρισης Δημόσιου Υλικού της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων και τον Ελληνικό Οργανισμό Ανακύκλωσης.
Επισημαίνεται ότι η κατάργηση της διακίνησης εγγράφων μέσω τηλεομοιοτυπίας (fax), δεν αφορά μόνο στις συναλλαγές κράτους – πολιτών, αλλά και στην μεταξύ των δημοσίων υπηρεσιών επικοινωνία.
Η παρούσα εγκύκλιος παρακαλούμε να κοινοποιηθεί σε όλες τις οργανικές μονάδες των Υπουργείων, Γενικών και Ειδικών Γραμματειών, καθώς και στα εποπτευόμενα Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου.
Το Υπουργείο Εσωτερικών παρακαλείται να κοινοποιήσει την εγκύκλιο στις Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, τις Περιφέρειες και τους Δήμους της χώρας.
Οι Διευθύνσεις Ψηφιακής Διακυβέρνησης των Υπουργείων, καθώς και οι υπηρεσίες πληροφορικής των λοιπών φορέων παρακαλούνται να συνδράμουν στην κάλυψη των παραπάνω υποχρεώσεων.
Προσδοκούμε στην άμεση ανταπόκρισή σας και παραμένουμε στη διάθεσή σας για κάθε συνεργασία ή πρόσθετη διευκρίνιση
