Η εγκύκλιος, που υπογράφει η υπουργός Όλγα Γεροβασίλη, αναφέρει ότι τα διαδοχικά στάδια για τον προσδιορισμό της στοχοθεσίας είναι τα ακόλουθα : Εντός της πρώτης εβδομάδας του Οκτωβρίου κάθε έτους το ανώτατο όργανο κάθε φορέα γνωστοποιεί τους προτεινόμενους στρατηγικούς στόχους της υπηρεσίας για το επόμενο έτος. Στο πλαίσιο των στόχων αυτών, οι προϊστάμενοι των γενικών διευθύνσεων ή ελλείψει αυτών οι προϊστάμενοι διευθύνσεων, καταθέτουν στο ανώτατο όργανο διοίκησης εξειδικευμένη εισήγηση σχετικά με τους διαθέσιμους πόρους, τις υλοποιηθείσες και εν εξελίξει δράσεις της υπηρεσίας τους καθώς και τον γενικότερο προγραμματισμό του τομέα ευθύνης τους.
Εντός της πρώτης εβδομάδας του Νοεμβρίου, το ανώτατο όργανο διοίκησης, σε συνεργασία με τους ως άνω αναφερόμενους προϊσταμένους, εκδίδει τη σχετική απόφαση, λαμβάνοντας υπόψη τις ανωτέρω εισηγήσεις. Βάσει του περιεχομένου της ανωτέρω απόφασης γνωστοποιούνται σε κάθε γενική διεύθυνση ή σε κάθε διεύθυνση οι στρατηγικοί στόχοι που έχουν κατανεμηθεί σε αυτήν για το επόμενο έτος. Η ανωτέρω απόφαση κοινοποιείται ηλεκτρονικά σε όλους τους υπαλλήλους και παρουσιάζεται σε ολομέλεια των διευθύνσεων ανά γενική διεύθυνση, όπου αυτή υφίσταται, υπό την προεδρία του ανωτάτου οργάνου διοίκησης. Οι προϊστάμενοι γενικής διεύθυνσης προβαίνουν σε μια κατ' αρχήν εξειδίκευση ανά οικεία διεύθυνση των στόχων που έχουν τεθεί στη γενική τους διεύθυνση και ενημερώνουν σχετικά με την εξειδίκευση τους υπαγόμενους σε αυτούς προϊσταμένους διεύθυνσης και τους ζητούν να εισηγηθούν περαιτέρω προσδιορισμό των στόχων κάθε διεύθυνσης. Οι προϊστάμενοι διεύθυνσης ζητούν από τους προϊσταμένους τμήματος να εισηγηθούν τον προσδιορισμό των στόχων κάθε τμήματος.
Οι προϊστάμενοι τμήματος ζητούν από τους υπαλλήλους να υποβάλουν τις απόψεις τους και τις προτάσεις τους σχετικά με την στοχοθεσία του τμήματος, της διεύθυνσης και συνολικά της υπηρεσίας. Βάσει των εισηγήσεων των προϊσταμένων εκδίδεται από κάθε γενικό διευθυντή, εντός της πρώτης εβδομάδας του Δεκεμβρίου, απόφαση σχετικά με τους στόχους της Γενικής Διεύθυνσης, καθώς και κάθε Διεύθυνσης και Τμήματος του τομέα αρμοδιότητάς του. Εντός της δεύτερης εβδομάδας του Δεκεμβρίου κάθε έτους, ο προϊστάμενος τμήματος παρουσιάζει στην Ολομέλεια των υπαλλήλων του τμήματος, τους στόχους που έχουν αποφασιστεί κατά τα ανωτέρω και προτείνει, στο πλαίσιο της στοχοθεσίας αυτής, τους ατομικούς στόχους κάθε υπαλλήλου, λαμβάνοντας υπόψη την κατηγορία και τον κλάδο του υπαλλήλου, τα πρόσθετα τυπικά του προσόντα, τις γνώσεις του, τη διοικητική εμπειρία και τις δεξιότητες που κατέχει σε σχέση με τον επιδιωκόμενο στόχο, καθώς και με τις ενέργειες και δράσεις που πρόκειται να αναλάβει. Στη συνέχεια, ακολουθεί συνέντευξη του προϊσταμένου με κάθε υπάλληλο. Ο προϊστάμενος αφού λάβει υπόψη τη γνώμη του υπαλλήλου καθορίζει γραπτά την ατομική στοχοθεσία του και την ειδικότερη συμβολή του στην επίτευξη των στόχων του τμήματος, με ατομικούς στόχους, οι οποίοι αναλύονται σε συγκεκριμένες ενέργειες, με χρονικά προσδιορισμένη υλοποίηση όπου η φύση της υπηρεσίας το επιτρέπει. Ο προϊστάμενος τμήματος, μετά τη διαδικασία καθορισμού της ατομικής στοχοθεσίας στο τμήμα του, κοινοποιεί εγγράφως σε κάθε υπάλληλο τους ετήσιους ατομικούς του στόχους.
Η ατομική στοχοθεσία των προϊσταμένων γενικών διευθύνσεων, διευθύνσεων και τμημάτων ταυτίζεται με το σύνολο της στοχοθεσίας του τομέα στον οποίο ασκούν τα καθήκοντα τους.
Σύμφωνα με τα παραπάνω, η απόφαση για τους στρατηγικούς στόχους της υπηρεσίας εκδίδεται από το ανώτατο όργανο διοίκησης εντός της πρώτης εβδομάδας του Νοεμβρίου, ενώ η απόφαση για τους στόχους των γενικών διευθύνσεων, διευθύνσεων και τμημάτων εκδίδεται από τους γενικούς διευθυντές για τον τομέα αρμοδιότητάς τους έως την πρώτη εβδομάδα του Δεκεμβρίου.
