Σύμφωνα με την απόφαση του ΥΠΕΣ την 22 Ιανουαρίου 2018 τίθεται σε παραγωγική λειτουργία το πληροφοριακό σύστημα.
Όπως ορίζει το ΥΠΕΣ όλες οι κατά τόκους υπηρεσίες Δημοτολογίου των Δήμων θα διακόψουν τις εργασίες ενημέρωσης των τοπικά εγκατεστημένων πληροφοριακών συστημάτων δημοτολογίου, μέσω των οποίων ενημερώνεται το ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα εθνικού δημοτολογίου (ΟΠΣΕΔ) την 12 Ιανουαρίου 2018 και ώρα 15.00μ.μ.. Η επανάληψη των εργασιών ενημέρωσης των στοιχείων δημοτολογίου θα γίνει την 22 Ιανουαρίου 2018, με την έναρξη του κανονικού ωραρίου λειτουργίας των υπηρεσιών και με αποκλειστική χρήση του νέου πληροφοριακού συστήματος μητρώου πολιτών.
Κατά τη διάρκεια αυτών των ημερών δεν θα πραγματοποιείται καμία εγγραφή, διαγραφή, συμπλήρωση ή μεταβολή στοιχείων σε οικογενειακές μερίδες στα Δημοτολόγια των Δήμων της Χώρας. Σε όλως εξαιρετικές περιπτώσεις και μετά από αιτιολογημένη αίτηση ενδιαφερομένου πολίτη δύναται να γίνεται καταχώριση εγγραφής στα χειρόγραφα βιβλία του δημοτολογίου. Σε αυτές τις εξαιρετικές περιπτώσεις οι συγκεκριμένες καταχωρίσεις θα εισαχθούν υποχρεωτικά και κατά προτεραιότητα στο νέο πληροφοριακό σύστημα μητρώου πολιτών, με την έναρξη της παραγωγικής του λειτουργίας.
Όλες οι κατά τόπους υπηρεσίες Ληξιαρχείων των Δήμων θα διακόψουν τις εργασίες ενημέρωσης του πληροφοριακού συστήματος ληξιαρχικών πράξεων του Υπουργείου Εσωτερικών την 16 Ιανουαρίου 2018 και ώρα 15.00 μ.μ.. Η επανάληψη των εργασιών ενημέρωσης των στοιχείων των κατά τόπους Ληξιαρχείων θα γίνει την 22 Ιανουαρίου 2018, με την έναρξη του κανονικού ωραρίου λειτουργίας των υπηρεσιών και με αποκλειστική χρήση του νέου πληροφοριακού συστήματος μητρώου πολιτών.
Για το χρονικό διάστημα που διαρκεί η μετάπτωση των δεδομένων των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων του Υπουργείου Εσωτερικών στο «Μητρώο Πολιτών» καταργείται η εκτύπωση ληξιαρχικών πράξεων από το Πληροφοριακό Σύστημα Ληξιαρχικών Πράξεων.
Οι Δήμοι αμέσως με τη έναρξη, υποχρεούνται να φροντίσουν για τον εφοδιασμό τους με ληξιαρχικά βιβλία, γεννήσεων, γάμων, συμφώνων συμβίωσης, θανάτων σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 8 παρ. 1 και 6 του Ν.344/1976 «Περί ληξιαρχικών πράξεων» (ΦΕΚ 143 Α'), όπως αυτό ισχύει μετά την αντικατάσταση του από το άρθρο 29 του ν.3801/2009 (ΦΕΚ 163 Α'), σε αριθμό έκαστο όσες και οι ληξιαρχικές τους περιφέρειες. Κάθε ληξιαρχική περιφέρεια θα τηρεί από μία πεντάδα των κύριων ληξιαρχικών βιβλίων, τα οποία σύμφωνα με την ανωτέρω Υπουργική απόφαση θα αναγράφουν το όνομα του νέου Δήμου και το όνομα της δημοτικής ενότητας με την οποία ταυτίζεται.
Τα κύρια ληξιαρχικά βιβλία (γεννήσεων, γάμων, συμφώνων συμβίωσης, θανάτων) προ της χρησιμοποιήσεώς τους, θα αριθμηθούν κατά σελίδα και θα μονογραφηθούν από τον κατά τόπο αρμόδιο Ειρηνοδίκη, όπως ορίζεται σχετικώς στην παρ.5 του άρθρου 8 του Ν.344/1976, σημειούμενης σχετικής θεωρήσεως στην τελευταία σελίδα αυτών. (Υπόδειγμα 10, της με Α.Π. 7643/Κ.Δ. 4/29-01-1977 εγκυκλίου με την οποία κοινοποιείται ο Ν. 344/1976 και τα κατ' εξουσιοδότηση αυτού εκδοθέντα π.δ/τα 850/1976 και 943/1976 και παρέχονται οδηγίες επ' αυτών).
Οι ληξίαρχοι των δήμων θα μεριμνήσουν για το κλείσιμο των κύριων ληξιαρχικών βιβλίων (γεννήσεων, γάμων, συμφώνων συμβίωσης, θανάτων) του τρέχοντος έτους με τη σύνταξη σχετικής έκθεσης (Υπόδειγμα 11, σελ. 168 της ως άνω εγκυκλίου) αμέσως μετά την τελευταία πράξη που καταχωρίστηκε στο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Ληξιαρχικών Πράξεων. Τα βιβλία αυτά μαζί με τα αντίστοιχα των παρελθόντων ετών θα φυλάσσονται στο ληξιαρχείο της ληξιαρχικής περιφέρειας.
Από την έναρξη λειτουργίας του Πληροφοριακού Συστήματος Μητρώο Πολιτών τα χειρόγραφα βιβλία αφού κλείσουν με τη σύνταξη σχετικής έκθεσης (Υπόδειγμα 11, σελ. 168 της ως άνω εγκυκλίου) θα σαρωθούν προκείμενου να ενταχθούν - να καταχωριστούν κατά προτεραιότητα στο σύστημα.
Τα υπάρχοντα χειρόγραφα βιβλία εκθέσεων που τηρούνται στα Ληξιαρχεία της Χώρας από την ημερομηνία έναρξης λειτουργίας του Μητρώου Πολιτών κλείνονται με σχετική έκθεση βεβαίωσης κλεισίματος, την οποία συντάσσει ο Ληξίαρχος, αμέσως μετά την τελευταία πράξη αναφέροντας τον αριθμό των εγγραφών στο βιβλίο σύμφωνα με το σχετικό ως ανωτέρω Υπόδειγμα.
Τα ανωτέρω ισχύουν και για τα ληξιαρχικά βιβλία του Ειδικού Ληξιαρχείου για όσες πράξεις αυτό συντάσσει πρωτογενώς.
Με την έναρξη λειτουργίας του συστήματος κάθε Ληξιαρχικό Βιβλίο συμπεριλαμβανομένου του βιβλίου εκθέσεων, δημιουργείται από εκτυπωμένα -από το Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» - φύλλα ληξιαρχικών πράξεων, τα οποία φέρουν χαρακτηριστικό ασφαλείας που παράγεται αυτόματα από το σύστημα και υπογράφονται από τον δηλούντα το γεγονός και από τον Ληξίαρχο. Στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» η αρίθμηση των πράξεων - εκθέσεων θα ξεκινήσει από τον αριθμό ένα (1) και ως αριθμός τόμου θα συμπληρωθεί (με αριθμό και όχι με γράμμα) ο αριθμός που έπεται του κλεισμένου τόμου.
