Οι ενδιαφερόμενοι φορείς υλοποίησης προκειμένου να τύχουν κατανομής σε οποιοδήποτε επιμέρους πρόγραμμα δωρεάν διανομής τροφίμων υποβάλλουν αίτηση στην αρμόδια υπηρεσιακή μονάδα της οικείας Περιφερειακής Ενότητας.
Κάθε αίτηση συνοδεύεται από τα ακόλουθα δικαιολογητικά:
I. Επικυρωμένο αντίγραφο καταστατικού σύστασης του φορέα (Φ.Ε.Κ.) υλοποίησης των προγραμμάτων δωρεάν διανομής από το οποίο να προκύπτει: α) η καταστατική έδρα, β) τα φυσικά πρόσωπα, τα οποία έχουν το δικαίωμα υπογραφής και εκπροσωπούν το φορέα υλοποίησης, καθώς και γ) βεβαίωση αρμόδιας διοικητικής ή δικαστικής αρχής, από την οποία να προκύπτουν οι τυχόν τροποποιήσεις αυτού. Παράλληλα, από το καταστατικό πρέπει να προκύπτει η φιλανθρωπική δραστηριότητα του φορέα και ειδικότερα σχετικά με το συγκεκριμένο αντικείμενο του προγράμματος (διάθεση τροφίμων, παράθεση συσσιτίων). Στις περιπτώσεις που δεν υπάρχει καταστατικό, απαιτείται η υπάρχουσα πράξη ίδρυσης του φορέα.
II. Επίσημο έγγραφο από το αρμόδιο όργανο εκάστου φορέα υλοποίησης για τον καθορισμό του υπεύθυνου (ονοματεπώνυμο, Α.Δ.Τ., στοιχεία επικοινωνίας) για την παραλαβή και τη διανομή των προϊόντων στους τελικούς δικαιούχους.
III. Άδεια λειτουργίας από όπου να προκύπτει η δυναμικότητα ή η δυνατότητα φιλοξενίας - περίθαλψης απόρων στην περίπτωση που οι φορείς υλοποίησης είναι γηροκομεία, ορφανοτροφεία, κλπ
IV. Κανονισμός λειτουργίας ή άλλο κατάλληλο επίσημο έγγραφο στην περίπτωση των συσσιτίων από το οποίο να προκύπτει η ύπαρξη κατάλληλων χώρων σίτισης αλλά και ο αριθμός των σιτιζομένων ατόμων
V. Ονομαστική κατάσταση των τελικών δικαιούχων σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή (όπως το υπόδειγμα 2). Στην έντυπη κατάσταση θα πρέπει να υπάρχει θεώρηση από αρμόδια δημόσια αρχή για το γνήσιο της υπογραφής του νόμιμου εκπροσώπου του φορέα υλοποίησης
VI. Υπεύθυνη δήλωση του Ν. 1599/86, του νόμιμου εκπροσώπου του φορέα υλοποίησης των προγραμμάτων της δωρεάν διανομής, στην οποία θα βεβαιώνεται ότι:
1. όλα τα στοιχεία που αναγράφονται στην κατάσταση του υποδείγματος 2 είναι ακριβή, αληθή και σύμφωνα με την παρούσα απόφαση επιλεξιμότητας.
2. όλα τα απαραίτητα επίσημα δικαιολογητικά απορίας των τελικών δικαιούχων τους βρίσκονται στα αρχεία του φορέα
3. αποδέχονται κάθε έλεγχο, που προβλέπεται από την εθνική και κοινοτική νομοθεσία
4. τηρούν λογιστικά βιβλία για τις σχετικές ενέργειες. Στις περιπτώσεις φορέων που δεν προβλέπεται εκτου νόμου η υποχρέωση τήρησης λογιστικών βιβλίων εφαρμόζεται χωριστή λογιστική για την υλοποίηση του προγράμματος
5. τηρούν τις διατάξεις της παρούσας απόφασης και είναι ενήμεροι για τις λεπτομέρειες εφαρμογής του προγράμματος όπως αυτές ορίζονται στις σχετικές κοινές υπουργικές αποφάσεις.
Τα ανωτέρω δικαιολογητικά των τελικών δικαιούχων μαζί με τα παρακάτω δικαιολογητικά που φυλάσσονται στο αρχείο του φορέα υλοποίησης, συνοδεύουν την αίτηση συμμετοχής και διαβιβάζονται στις κατά τόπους αρμόδιες υπηρεσίες του άρ. 2, παρ. 1 της παρούσας, οι οποίες μετά τον έλεγχο αυτών στο 100 %, προβαίνουν στην κατάρτιση της κατάστασης των επιλέξιμων φορέων υλοποίησης και επιστρέφουν τα δικαιολογητικά των τελικών δικαιούχων στους φορείς για τη συνέχιση τήρησης αυτών στο αρχείο τους.
