Με εγκύκλιο που αποστέλλει ο υπουργός Διοικητικής Μεταρρύθμισης στο σύνολο του Δημοσίου Τομέα γίνονται γνωστές οι διατάξεις του νόμου «Διοικητικές Απλουστεύσεις-Καταργήσεις, Συγχωνεύσεις Νομικών Προσώπων και Υπηρεσιών του Δημοσίου Τομέα-Τροποποίηση Διατάξεων του π.δ. 318/1992 (Α΄161) και λοιπές ρυθμίσεις», όπου, μεταξύ των λοιπών ρυθμίσεων, περιλαμβάνονται σημαντικές διοικητικές απλουστεύσεις, με τις οποίες βελτιώνονται οι διοικητικές διαδικασίες και καθίστανται περισσότερο ευέλικτες και αποδοτικές και επιτυγχάνεται η ταχύτερη, αποτελεσματικότερη και χωρίς κόστος εξυπηρέτηση των πολιτών και των επιχειρήσεων.
Από τις σημαντικότερες εξ αυτών είναι η κατάργηση της υποχρέωσης υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων εγγράφων από τους ενδιαφερόμενους, στο σύνολο των συναλλαγών τους με όλο το Δημόσιο Τομέα.
Προκειμένου, μάλιστα, να επιτευχθούν οι επιδιωκόμενοι στόχοι, με τη νέα ρύθμιση διευρύνεται το πεδίο εφαρμογής των υπόχρεων φορέων και περιλαμβάνονται σε αυτούς όχι μόνον οι διοικητικές αρχές αλλά και όλοι οι φορείς του δημόσιου τομέα, όπως: τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου, που άμεσα ή έμμεσα ελέγχονται από το κράτος, οι δημόσιες επιχειρήσεις κ.λ.π. Επίσης, συμπεριλαμβάνονται και οι δημόσιες υπηρεσίες οι οποίες δεν αποτελούν αμιγώς διοικητικές αρχές, π.χ. τα Δικαστήρια όλων των βαθμών, οι Μητροπόλεις, τα Εκκλησιαστικά Ιδρύματα, οι Μουφτείες κ.ά.
Ειδικότερα:
Με άρθρο του ως άνω νόμου καταργείται, εφεξής, η υποχρέωση υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων που έχουν εκδοθεί από τις δημόσιες υπηρεσίες και τους φορείς που υπάγονται στη συγκεκριμένη ρύθμιση και πλέον το Δημόσιο υποχρεούται να αποδέχεται τα απλά, ευανάγνωστα φωτοαντίγραφα των εγγράφων αυτών.
Αντίστοιχα, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά τα απλά, ευανάγνωστα φωτοαντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων, εφόσον τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί αρχικά από δικηγόρο καθώς και ευκρινή φωτοαντίγραφα από τα πρωτότυπα όσων ιδιωτικών εγγράφων φέρουν θεώρηση από τις υπηρεσίες και τους φορείς που εμπίπτουν στη ρύθμιση (π.χ. απολυτήριο ιδιωτικού λυκείου που φέρει τη θεώρηση της αρμόδιας Διεύθυνσης Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων, ιατρική γνωμάτευση που φέρει θεώρηση από αρμόδιο ελεγκτή ιατρό).
Επίσης, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά τα ευκρινή φωτοαντίγραφα αλλοδαπών εγγράφων, υπό την προϋπόθεση ότι τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί πρωτίστως από δικηγόρο.
Περαιτέρω, με τις ανωτέρω διατάξεις καταργείται η υποβολή απλών αντιγράφων εγγράφων, συνοδευόμενων από την υπεύθυνη δήλωση του ν. 1599/1986, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαίωνε την ακρίβεια των στοιχείων.
Η νέα ρύθμιση πέραν των προαναφερόμενων οφελών, στοχεύει και στη διαμόρφωση ουσιαστικής και φιλικής σχέσης με τον πολίτη, καθόσον το Κράτος αποδεικνύει εμπράκτως ότι τον εμπιστεύεται αφού πλέον τον καλεί να επιβεβαιώσει ο ίδιος την αξιοπιστία του, με την ειλικρίνεια και την εντιμότητά του κατά τις συναλλαγές του με τη Διοίκηση και ως «υπεύθυνος πολίτης» να έχει θετικό ρόλο στη διοικητική δράση που τον αφορά.
Ωστόσο, στο σημείο αυτό τονίζεται ότι οι υπηρεσίες και οι φορείς, στους οποίους υποβάλλονται τα φωτοαντίγραφα, κατά τα ανωτέρω, οφείλουν να διενεργούν δειγματοληπτικό έλεγχο, ανά τρίμηνο, σε ποσοστό τουλάχιστον πέντε τοις εκατό (5%) του συνόλου των φωτοαντιγράφων που έχουν κατατεθεί . Και τούτο επειδή η υποβολή απλών, ευανάγνωστων φωτοαντιγράφων, στο πλαίσιο μιας διοικητικής ή άλλης διαδικασίας, επέχει θέση υπεύθυνης δήλωσης του πολίτη ή της επιχείρησης, περί της ακρίβειας και εγκυρότητας των υποβαλλόμενων φωτοαντιγράφων, εξισώνεται δηλαδή ουσιαστικά με την υπεύθυνη δήλωση του ν. 1599/1986.
Ως εκ τούτου, στις περιπτώσεις προσκόμισης παραποιημένων ή πλαστών φωτοαντιγράφων όχι μόνο επιβάλλονται οι κυρώσεις του ν. 1599/1986 ή άλλες ποινικές κυρώσεις, αλλά ανακαλείται αμέσως και η διοικητική ή άλλη πράξη, για την έκδοση της οποίας χρησιμοποιήθηκαν τα φωτοαντίγραφα αυτά.
Εφιστάται η προσοχή στους υπόχρεους φορείς ότι με την πάροδο τριών μηνών από τη δημοσίευση του ανωτέρω νόμου, καταργείται η απαίτηση υποβολής πρωτοτύπων εγγράφων ακόμα και για τις διαδικασίες εκείνες που τούτο προβλεπόταν ρητά από την κείμενη νομοθεσία.
Η απαίτηση αυτή μπορεί να διατηρηθεί μόνο για εξαιρετικούς λόγους με την έκδοση σχετικής Κοινής Υπουργικής Απόφασης, εντός του ανωτέρω χρονικού διαστήματος.
