Σύμφωνα με την εγκύκλιο σχετικά με την εφαρμογή των διατάξεων περί αναπλήρωσης προϊσταμένων, μετά και τη θέση σε ισχύ των διατάξεων του ν. 4369/2016, γίνονται γνωστά τα εξής:
Σε κάθε περίπτωση η αναπλήρωση αποτελεί προσωρινό τρόπο πλήρωσης των θέσεων ευθύνης στο πλαίσιο της αρχής της συνέχειας της λειτουργίας της δημόσιας υπηρεσίας.
Περαιτέρω, οι υπάλληλοι που υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής των εν λόγω διατάξεων κατετάγησαν στους νέους βαθμούς των άρθρων 80 επ. του Υπαλληλικού Κώδικα, όπως αντικαταστάθηκαν με τις διατάξεις του άρθρου 25 του ν. 4369/2016 σε συνδυασμό με τα οριζόμενα στις διατάξεις του άρθρου 27 του ν. 4369/2016.
Επιπλέον, στις διατάξεις της παρ. 1α του άρθρου 30 του ν. 4369/2016 προβλέπονται τα εξής: «Έως την επιλογή προϊσταμένων οργανικών μονάδων σύμφωνα με τις διατάξεις του παρόντος νόμου ή ειδικών διατάξεων, καθήκοντα προϊσταμένων εξακολουθούν να ασκούν οι κατά τη δημοσίευση του παρόντος νόμου προϊστάμενοι».
Λαμβάνοντας υπόψη τις ανωτέρω διατάξεις διευκρινίζονται τα εξής όσον αφορά την αναπλήρωση προϊστάμενων με τις διατάξεις του άρθρου 87 του Υ.Κ., ιδίως κατόπιν της κατάταξης των υπαλλήλων στους νέους βαθμούς:
Βασικές προϋποθέσεις που πρέπει κατ' αρχήν να πληρούνται σωρευτικά για την εφαρμογή των διατάξεων του άρθρου 87 του Υ.Κ. περί αναπλήρωσης προϊσταμένων είναι οι εξής:
α) οι προς πλήρωση θέσεις προϊσταμένων να είναι θεσμοθετημένες, όπως προβλέπονται στις οικείες οργανικές διατάξεις,
β) οι υπάλληλοι να ανήκουν σε κλάδο, του οποίου οι υπάλληλοι προβλέπεται ότι μπορούν να προΐστανται βάσει των οριζομένων στις οικείες οργανικές διατάξεις.
γ) να τηρείται το προβάδισμα των βαθμών, όπως προβλέπεται στις διατάξεις του άρθρου 87 του Υ.Κ., κυρίως όσον αφορά τις περιπτώσεις αυτοδίκαιης αναπλήρωσης, όπου εν προκειμένω λαμβάνεται υπόψη και ο πλεονάζων χρόνος στο βαθμό.
Στην περίπτωση δε εφαρμογής των διατάξεων της παρ. 3 του άρθρου 87 του Υ.Κ., σύμφωνα με τις οποίες «Το αρμόδιο για την τοποθέτηση όργανο μπορεί με απόφασή του να ορίσει ως αναπληρωτή προϊσταμένου οργανικής μονάδας τον προϊστάμενο άλλης οργανικής μονάδας του ίδιου επιπέδου», διευκρινίζεται ότι και στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να λαμβάνεται κατ' αρχήν υπόψη ο κλάδος του υπαλλήλου-προϊσταμένου, κανόνας ο οποίος δύναται να καμφθεί στην περίπτωση που δεν είναι δυνατή η πλήρωση της εν λόγω θέσης προϊσταμένου από υπάλληλο - προϊστάμενο, ο οποίος να ανήκει σε κλάδο του οποίου οι υπάλληλοι προβλέπεται ότι μπορούν να προΐστανται βάσει των οριζομένων στις οικείες οργανικές διατάξεις και σε κάθε περίπτωση συνεκτιμάται η δυνατότητα αποτελεσματικής άσκησης των καθηκόντων.
Περαιτέρω, διευκρινίζεται ότι σε περίπτωση αναπλήρωσης προϊσταμένου από έναν από τους προϊσταμένους των υποκείμενων οργανικών μονάδων, ο οποίος εν προκειμένω θα πρέπει να είναι κατά κυριολεξία προϊστάμενος- είτε κατόπιν επιλογής είτε κατόπιν τοποθέτησης βάσει ειδικής διάταξης- η θέση του προϊσταμένου της υποκείμενης οργανικής μονάδας στην περίπτωση αυτή δεν κενούται, αλλά αντιθέτως αποτελεί και το νόμιμο έρεισμα για την άσκηση καθηκόντων προϊστάμενου της υπερκείμενης οργανικής μονάδας με τις διατάξεις περί αναπλήρωσης.
Τέλος, η εφαρμογή των διατάξεων περί αναπλήρωσης συναρτάται μεταξύ άλλων με τη στελέχωση της εκάστοτε οργανικής μονάδας. Σε περίπτωση, δηλαδή, τοποθέτησης ή μετακίνησης υπαλλήλων σε οργανική μονάδα, στην οποία εφαρμόζονται ήδη οι διατάξεις περί αναπλήρωσης, θα πρέπει να εξετάζεται εκ νέου εάν, δεδομένης της εκάστοτε νέας στελέχωσης, πληρούνται οι προϋποθέσεις των διατάξεων του άρθρου 87 του Υπαλληλικού Κώδικα.
Βάσει όλων των ανωτέρω και ειδικότερα δε στις περιπτώσεις που προβλέπεται διακριτική ευχέρεια της διοίκησης κατά τον ορισμό αναπληρωτή προϊσταμένου (π.χ. σε περίπτωση ομοιόβαθμων υπαλλήλων) κατά τις ανωτέρω διατάξεις του άρθρου 87 του Υ.Κ., και λαμβάνοντας υπόψη την κατάταξη των υπαλλήλων στους νέους βαθμούς, παρακαλούνται οι αποδέκτες του παρόντος για την επανεξέταση των προϋποθέσεων άσκησης καθηκόντων ευθύνης με τις διατάξεις περί αναπλήρωσης προκειμένου σε κάθε περίπτωση να τηρείται η αρχή της νομιμότητας και να διασφαλίζεται η αποτελεσματικότητα της λειτουργίας της υπηρεσίας
Περαιτέρω, έστω και εάν οι διατάξεις περί αναπλήρωσης αποτελούν, όπως προαναφέρθηκε, προσωρινό μέτρο πλήρωσης των θέσεων ευθύνης, στις περιπτώσεις που για αυτήν εκδίδεται απόφαση του αρμοδίου οργάνου και δεν γίνεται αυτοδικαίως, θα πρέπει πάντοτε στις σχετικές αποφάσεις να εμπεριέχεται αιτιολογία τόσο στις περιπτώσεις που ανατίθενται σε υπάλληλο καθήκοντα αναπληρωτή προϊσταμένου όσο και στις περιπτώσεις αντικατάστασης και ορισμού νέου προϊσταμένου με τις διατάξεις περί αναπλήρωσης, εφόσον κατά την κρίση του αρμοδίου οργάνου απαιτείται η παύση ήδη αναπληρωτή προϊσταμένου για λόγους πρωτίστως τήρησης της αρχής της νομιμότητας και περαιτέρω για την εξυπηρέτηση του δημοσίου συμφέροντος στο πλαίσιο αποτελεσματικής άσκησης καθηκόντων προϊσταμένου.
