Τους όρους και τις προϋποθέσεις ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων αρμοδιότητας ΣΕΠΕ και ΟΑΕΔ περιλαμβάνονται σε σχετικό έγγραφο του γενικού γραμματέα του υπουργείου Εργασίας Ανδρέα Νεφελουδη.
Σύμφωνα με την υπ’ αριθ. οικ. 29147/Δ1.10258/27-6-2019 απόφαση της Υπουργού Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης (Β΄ 2639).
1. Υποβολή στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ εντύπων αρμοδιότητας ΣΕΠΕ και ΟΑΕΔ
Στο πεδίο εφαρμογής της απόφασης υπάγεται:
1.1 κάθε εργοδότης, συμπεριλαμβανομένων και όσων αναφέρονται στο «Μητρώο
Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης» του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης, ο οποίος απασχολεί εργαζομένους με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου και
1.2 ο κατά περίπτωση υπόχρεος υποβολής των ειδικών εντύπων (Ε3.1, E3.2, E3.3, Ε3.4, Ε3.5).
2. Έντυπα που αφορούν εργαζομένους
Απαριθμούνται τα εννέα έντυπα που υποβάλλονται ηλεκτρονικά από κάθε εργοδότη που απασχολεί εργαζομένους με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου:
Ε3 «Ενιαίο Έντυπο Αναγγελίας Πρόσληψης» (Ε3 Αναγγελία Πρόσληψης και Ε4 Συμπληρωματικός Πίνακας Προσωπικού Νέας Πρόσληψης)» για τις νέες προσλήψεις, το οποίο είναι έντυπο αρμοδιότητας ΟΑΕΔ ως προς τα πεδία του Ε3 και αρμοδιότητας ΣΕΠΕ ως προς τα πεδία του Ε4.
Μετά την ολοκλήρωση της υποβολής του ενοποιημένου Ε3 στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, ο εξωτερικός χρήστης μεταβαίνει στο πεδίο «Καταστάσεις Προσωπικού» επιλέγοντας «Εκτύπωση Συμπληρωματικού Πρόσληψης από Ενιαίο Έντυπο Αναγγελίας Πρόσληψης». Μετά τη συμπλήρωση της ημερομηνίας υποβολής του εντύπου/εντύπων Ε3 (όταν έχουν πραγματοποιηθεί περισσότερες από μία προσλήψεις) στα «Κριτήρια αναζήτησης αναγγελιών» και την επιλογή «Αναζήτηση», εμφανίζονται στην οθόνη οι σχετικές καταχωρίσεις και πεδίο επιλογής «Εκτύπωση Συμπληρωματικού Πρόσληψης».
Τα έντυπα Ε4 «Πίνακας προσωπικού», Ε8 «Αναγγελία υπερεργασίας ή νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης», Ε9 «Σύμβαση εργασίας μερικής απασχόλησης ή/και εκ περιτροπής εργασίας», Ε10 «Επιχειρησιακή Συλλογική Σύμβαση Εργασίας ή όμοια Διαιτητική Απόφαση» και Ε11 «Γνωστοποίηση στοιχείων ετήσιας κανονικής άδειας» είναι έντυπα αρμοδιότητας ΣΕΠΕ.
Τα έντυπα Ε5 «Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού», Ε6 «Καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου (με ή χωρίς προειδοποίηση)» και Ε7 «Βεβαίωση - Δήλωση εργοδότη για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου» είναι έντυπα αρμοδιότητας ΟΑΕΔ.
Τα έντυπα επισυνάπτονται στην απόφαση και αποτελούν ουσιαστικά τις φόρμες που συμπληρώνονται κατά την ηλεκτρονική υποβολή.
3. Έντυπα που αφορούν ψφελουμένους/πρακτική άσκηση/μαθητεία
Απαριθμούνται τα πέντε ειδικά έντυπα που υποβάλλονται από τους υπόχρεους:
E3.1 «Αναγγελία έναρξης / μεταβολών απασχόλησης ωφελουμένου από προγράμματα κοινωφελούς χαρακτήρα» το οποίο είναι έντυπο αρμοδιότητας ΟΑΕΔ.
Ε3.2 «Αναγγελία έναρξης / μεταβολών θεωρητικής κατάρτισης από πάροχο κατάρτισης ωφελουμένου από συγχρηματοδοτούμενα ή χρηματοδοτούμενα από εθνικούς πόρους προγράμματα κατάρτισης ή προγράμματα απασχόλησης συνδυαζόμενα με κατάρτιση» το οποίο είναι έντυπο αρμοδιότητας της Ειδικής Υπηρεσίας «Επιτελική Δομή ΕΣΠΑ Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης, Τομέας Απασχόλησης και Κοινωνικής Οικονομίας» (ΕΔ ΕΣΠΑ ΥΠΕΚΑΑ ΑπΚΟ).
Ε3.3 «Αναγγελία έναρξης / μεταβολών πρακτικής άσκησης σε εργοδότη ωφελουμένου από συγχρηματοδοτούμενα ή χρηματοδοτούμενα από εθνικούς πόρους προγράμματα απασχόλησης συνδυαζόμενα με κατάρτιση» το οποίο είναι έντυπο αρμοδιότητας της Ειδικής Υπηρεσίας «Επιτελική Δομή ΕΣΠΑ Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης, Τομέας Απασχόλησης και Κοινωνικής Οικονομίας» (ΕΔ ΕΣΠΑ ΥΠΕΚΑΑ ΑπΚΟ).
Η υποχρέωση υποβολής των εντύπων Ε3.2 και Ε3.3 αφορά αποκλειστικά σε συγκεκριμένα προγράμματα απασχόλησης (συγχρηματοδοτούμενα ή χρηματοδοτούμενα από εθνικούς πόρους) συνδυαζόμενα με κατάρτιση και όχι λοιπές περιπτώσεις πρακτικής άσκησης (βλ. έντυπο Ε3.5).
E3.4 «Αναγγελία έναρξης / μεταβολών σύμβασης μαθητείας» το οποίο αφορά αποκλειστικά σε προγράμματα μαθητείας αρμοδιότητας ΟΑΕΔ και Υπουργείου Παιδείας Έρευνας και Θρησκευμάτων (ΥΠΠΕΘ) (ΕΠΑΣ Μαθητείας ΟΑΕΔ, Μεταλυκειακό Έτος Μαθητείας αρμοδιότητας ΥΠΠΕΘ, μαθητεία ΙΕΚ).
3.5: Ε3.5: Αναγγελία έναρξης/μεταβολών σύμβασης πρακτικής άσκησης σπουδαστών/φοιτητών. Το έντυπο υποβάλλεται στις περιπτώσεις που προβλέπεται πρακτική άσκηση στο πρόγραμμα σπουδών σπουδαστών/φοιτητών.
4.Διαδικασία υποβολής εντύπων
4.1: Πρόσβαση στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ έχουν οι εργοδότες και οι λοιποί κατά περίπτωση υπόχρεοι που είναι εγγεγραμμένοι στα μητρώα εργοδοτών του Ενιαίου Φορέα Κοινωνικής Ασφάλισης (ΕΦΚΑ), χρησιμοποιώντας τον ίδιο συνδυασμό ονόματος και κωδικού χρήστη που έχουν στο ΟΠΣ ΕΦΚΑ.
4.2: Κάθε μεταβολή στοιχείων εργοδοτών, όπως αυτές ισχύουν και προσδιορίζονται κατά τις κείμενες διατάξεις, γνωστοποιούνται στον ΕΦΚΑ εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών.
4.3: Ο εργοδότης και οι λοιποί κατά περίπτωση υπόχρεοι υποβάλλουν τα έντυπα, επισυνάπτοντας τα αναγκαία έγγραφα που αποδεικνύουν τη νόμιμη πρόσβαση στην αγορά εργασίας (ενδεικτικά: άδεια διαμονής, βιβλιάριο εργασίας ανηλίκου), με τη χρήση ηλεκτρονικής μεθόδου επικοινωνίας, μέσω διαδικτύου, στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ακολουθώντας τις σχετικές οδηγίες που υπάρχουν σε αυτό.
4.4: Με την ολοκλήρωση της υποβολής του εντύπου στο σύστημα εκτυπώνεται αντίγραφο αυτού στο οποίο αποδίδεται και αποτυπώνεται αριθμός πρωτοκόλλου και ημερομηνία υποβολής. Το αντίγραφο αποτελεί για τον εργοδότη και τον κατά περίπτωση υπόχρεο αποδεικτικό υποβολής το οποίο χρησιμοποιείται νομίμως.
4.5:Κατά την υποβολή τoυ εντύπου Ε3.2 επισυνάπτεται η σαρωμένη σύμβαση μεταξύ του ωφελουμένου από το πρόγραμμα, του παρόχου κατάρτισης και του εργοδότη-επιχείρησης πρακτικής άσκησης.
4.6: Κατά την υποβολή του εντύπου E3.4 επισυνάπτεται η σαρωμένη σύμβαση μαθητείας μεταξύ του μαθητευόμενου, της σχολής/του σχολείου μαθητείας και του νομίμου εκπροσώπου της επιχείρησης στην οποία πραγματοποιείται η μαθητεία στο χώρο εργασίας. Κατά την υποβολή του εντύπου Ε3.5 επισυνάπτεται κατά περίπτωση η σαρωμένη σύμβαση πρακτικής άσκησης μεταξύ του σπουδαστή/φοιτητή, του εκπαιδευτικού ιδρύματος και του νομίμου εκπροσώπου της επιχείρησης στην οποία πραγματοποιείται η πρακτική άσκηση ή η εγκριτική απόφαση πρακτικής άσκησης.
4.7: Ο πρόεδρος του ΚΤΕΛ ή ο εντεταλμένος από το Δ.Σ. αυτού υπάλληλος όταν αφορά προσωπικό κίνησης στα λεωφορεία που περιλαμβάνονται στο κύκλωμα εργασίας του ΚΤΕΛ και ο ιδιοκτήτης του τουριστικού λεωφορείου ή ο νόμιμος εκπρόσωπός του όταν αφορά οδηγούς ή βοηθούς σε τουριστικά λεωφορεία υποβάλλουν τον Πίνακα Αναπαύσεων ΚΤΕΛ και το Βιβλιάριο Εργασίας τουριστικών λεωφορείων αντίστοιχα με την καταχώριση των σχετικών στοιχείων στο έντυπο Ε4 (Συμπληρωματικός Ωραρίου).
4.8: Για την ολοκλήρωση της υποβολής των εντύπων Ε3 και Ε4, αναγράφεται υποχρεωτικά (στο σχετικό πεδίο) ο αριθμός άδειας άσκησης επαγγελματικής δραστηριότητας για ειδικότητες συναφείς με: α) συντήρηση, επισκευή και λειτουργία ηλεκτρολογικών εγκαταστάσεων, β) χειρισμό μηχανημάτων τεχνικών έργων, γ) εκτέλεση, συντήρηση, επισκευή και επιτήρηση της λειτουργίας μηχανολογικών εγκαταστάσεων σε βιομηχανίες και άλλες μονάδες, δ) χειρισμό και την επιτήρηση ατμολεβήτων και ε) εκτέλεση τεχνικού έργου και παροχή τεχνικής υπηρεσίας για εργασίες ηλεκτροσυγκόλλησης και οξυγονοκόλλησης.
4.9: Όταν η επιχείρηση ή εκμετάλλευση αλλάζει νόμιμο εκπρόσωπο, δεν απαιτείται η υποβολή συμπληρωματικού Ε4. Ωστόσο η υποχρέωση δήλωσης αλλαγής νομίμου εκπροσώπου εξακολουθεί να υφίσταται ενώπιον των Υπηρεσιών του ΕΦΚΑ σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις.
4.10: Το έντυπο Ε4 (συμπληρωματικός ωραρίου και όχι ετήσιος πίνακας προσωπικού) μπορεί να υποβάλλεται και με αποστολή μηνύματος, μέσω κινητού τηλεφώνου, υπό την προϋπόθεση ότι ο εργοδότης έχει δηλώσει αριθμό στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ. Ο εργοδότης ή τα εξουσιοδοτημένα από αυτόν πρόσωπα είναι αποκλειστικά υπεύθυνα για τη δήλωση του αριθμού κινητού τηλεφώνου, καθώς και για τη δήλωση μεταβολών αυτού.
4.11: Όταν το έντυπο Ε4 (συμπληρωματικός ωραρίου) υποβάλλεται με αποστολή μηνύματος, μέσω κινητού τηλεφώνου, ο αριθμός πρωτοκόλλου και η ημερομηνία υποβολής (τα οποία αποτελούν για τον εργοδότη αποδεικτικό υποβολής) αποστέλλονται επίσης με μήνυμα. Σε περίπτωση επιτυχούς ή ανεπιτυχούς υποβολής, αποστέλλεται στο χρήστη σχετικό μήνυμα. Σε περίπτωση μη αποστολής απαντητικού μηνύματος, το έντυπο δεν έχει υποβληθεί επιτυχώς.
4.12: Κατά την υποβολή του ετησίου Ε4 ο χρήστης συμπληρώνει προαιρετικά το έντυπο έρευνας ανίχνευσης αναγκών των επιχειρήσεων σε ειδικότητες και δεξιότητες.
4.13: Η υποβολή του εντύπου Ε5 ολοκληρώνεται ως εξής: ο εργοδότης συμπληρώνει την ηλεκτρονική φόρμα, την εκτυπώνει και ακολούθως, αφού τεθούν ιδιοχείρως οι υπογραφές εργοδότη και εργαζομένου, ολοκληρώνει την υποβολή επισυνάπτοντας το αρχείο του σαρωμένου εντύπου Ε5 με τις προαναφερθείσες υπογραφές.
4.14: Σε περίπτωση μη υπογραφής του εντύπου Ε5 από τον εργαζόμενο, ο εργοδότης επισυνάπτει το αρχείο της σαρωμένης εξώδικης δήλωσης και της έκθεσης επίδοσης του δικαστικού επιμελητή.
4.15: Σε περίπτωση εθελούσιας εξόδου εργαζομένων υποβάλλεται το έντυπο Ε5 με ομαδικό τρόπο καταχώρησης και εξατομικευμένο τρόπο υποβολής για κάθε έντυπο.
4.16: Ο εργοδότης συμπληρώνει τη φόρμα του Ε6, την εκτυπώνει και ακολούθως, αφού τεθούν ιδιοχείρως οι υπογραφές εργοδότη και εργαζομένου, ο εργοδότης ολοκληρώνει την υποβολή επισυνάπτοντας το αρχείο του σαρωμένου εντύπου Ε6 με τις προαναφερθείσες υπογραφές.
4.17: Σε περίπτωση μη υπογραφής από τον εργαζόμενο του εντύπου Ε6, ο εργοδότης επισυνάπτει το αρχείο της σαρωμένης εξώδικης δήλωσης και της έκθεσης επίδοσης του δικαστικού επιμελητή.
4.18: Το έντυπο Ε8 μπορεί να υποβάλλεται και με αποστολή μηνύματος, μέσω κινητού τηλεφώνου, υπό την προϋπόθεση ότι ο εργοδότης έχει δηλώσει αριθμό στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ. Ο εργοδότης ή τα εξουσιοδοτημένα από αυτόν πρόσωπα είναι αποκλειστικά υπεύθυνα για τη δήλωση του αριθμού κινητού τηλεφώνου, καθώς και για τη δήλωση μεταβολών αυτού.
4.19: Όταν το έντυπο Ε8 υποβάλλεται με αποστολή μηνύματος, μέσω κινητού τηλεφώνου, ο αριθμός πρωτοκόλλου και η ημερομηνία υποβολής (τα οποία αποτελούν για τον εργοδότη αποδεικτικό υποβολής) αποστέλλονται επίσης με μήνυμα. Σε περίπτωση μη αποστολής απαντητικού μηνύματος, το έντυπο δεν έχει υποβληθεί επιτυχώς.
4.20: Για την ολοκλήρωση της υποβολής του εντύπου Ε9 συνυποβάλλονται υποχρεωτικά, αφού πρώτα σαρωθούν και αποθηκευτούν σε αρχείο μορφής .pdf, τα έγγραφα:
α) των ατομικών συμβάσεων μερικής ή εκ περιτροπής απασχόλησης ή
β) της απόφασης του εργοδότη για μονομερή επιβολή συστήματος εκ περιτροπής εργασίας στο προσωπικό του αφού προηγουμένως έχουν τεθεί ιδιοχείρως οι απαιτούμενες υπογραφές.
Όταν υποβάλλονται περισσότερες από μία ατομικές συμβάσεις, αυτές θα πρέπει να αποθηκεύονται μόνο σε ένα αρχείο.
4.21: Με το έντυπο Ε10 υποβάλλονται μόνο οι Επιχειρησιακές Συλλογικές Συμβάσεις Εργασίας ή όμοιες Διαιτητικές Αποφάσεις που συνάπτονται μεταξύ των εκπροσώπων του εργοδότη και των αρμόδιων συνδικαλιστικών φορέων/εκπροσώπων των εργαζομένων (και όχι ατομικές συμβάσεις εργασίας) αφού προηγουμένως έχουν τεθεί ιδιοχείρως όλες οι απαραίτητες υπογραφές και τυχόν παραρτήματα ή/και πίνακες αυτών. Επειδή υπάρχει περιορισμός στο μέγεθος των αρχείων, συστήνεται η ανάλυση του σαρωτή να ρυθμίζεται στα 150dpi έως 200dpi και η σάρωση να μην είναι έγχρωμη.
4.22: Σε περίπτωση τυπικών σφαλμάτων ή/και ελλείψεων (ενδεικτικά: επισύναψη εσφαλμένου αρχείου, απουσία σελίδων, ξενόγλωσσο κείμενο, απουσία υπογραφών), η υποβολή του εντύπου Ε10 δεν γίνεται αποδεκτή και αποστέλλεται σχετικό ενημερωτικό μήνυμα.
