Στον ειδικό διαδικτυακό τόπο του ΥΠΕΣ πρέπει να καταγραφεί, σε επίπεδο φυσικού προσώπου, το προσωπικό του Δήμου το οποίο στελεχώνει τις οργανικές μονάδες του ή παρέχει υπηρεσίες σε αυτές βάσει σχετικής σύμβασης, με ανάλυση ανά μονάδα, όπως αυτή αποτυπώνεται στον ισχύοντα Οργανισμό Εσωτερικής Υπηρεσίας του (Ο.Ε.Υ). Η καταγραφή των στοιχείων θα πρέπει να γίνει σύμφωνα με τα δεδομένα που ίσχυαν στις 1 Ιουλίου 2017, χωρίς να ενσωματωθούν τυχόν τροποποιήσεις που επήλθαν μεταγενέστερα (π.χ λόγω εφαρμογής των διατάξεων του άρθρου 24 του ν.4479/2017).
Τα εν λόγω στοιχεία θα υποβληθούν στην Διεύθυνση Προσωπικού Τοπικής Αυτοδιοίκησης του Υπουργείου Εσωτερικών άπαξ και στη συνέχεια θα συσχετισθούν, βάσει του Α.Φ.Μ κάθε υπαλλήλου, με τα αντίστοιχα δεδομένα που έχουν καταχωρήσει οι πιστοποιημένοι Διευθυντές Προσωπικού των Δήμων στην εφαρμογή του Μητρώου Ανθρώπινου Δυναμικού του Ελληνικού Δημοσίου (εφεξής Μητρώο).
Ειδικότερα στην εγκύκλιο αναφέρονται τα εξής:
«Στο πλαίσιο των αναγκών πληροφόρησης του Υπουργείου αναφορικά με τα στοιχεία του ανθρώπινου δυναμικού που είτε στελεχώνει τις οργανικές μονάδες των Δήμων, είτε παρέχει υπηρεσίες σε αυτές βάσει σχετικής σύμβασης, παρακαλούμε για την παροχή των δεδομένων που αναφέρονται στην παρούσα Εγκύκλιο, εφαρμόζοντας τις κάτωθι οδηγίες και υποβάλλοντας συμπληρωμένο το συνημμένο πρότυπο πίνακα στον ειδικό διαδικτυακό τόπο του ΥΠΕΣ που έχει δημιουργηθεί για τη συλλογή των στοιχείων που αφορούν θέματα του προσωπικού Τ.Α.
Επισημαίνεται ότι τα εν λόγω στοιχεία θα υποβληθούν στην υπηρεσία μας άπαξ και στη συνέχεια θα συσχετισθούν, βάσει του Α.Φ.Μ κάθε υπαλλήλου, με τα αντίστοιχα δεδομένα που έχουν καταχωρήσει οι πιστοποιημένοι Διευθυντές Προσωπικού των Δήμων στην εφαρμογή του Μητρώου Ανθρώπινου Δυναμικού του Ελληνικού Δημοσίου (εφεξής Μητρώο), ώστε να προκύψει μία ολοκληρωμένη και αναλυτική εικόνα του προσωπικού κάθε οργανικής μονάδας. Παράλληλα, η συμπλήρωση του συνημμένου πρότυπου πίνακα από τους Δήμους θα αποτελέσει το έναυσμα για τη διάθεση αξιόπιστων και ολοκληρωμένων στοιχείων στον Κεντρικό Κόμβο Διαλειτουργικότητας του Υπουργείου αναφορικά με τη στελέχωση των οργανικών μονάδων (ενότητα «ιεραρχία στοιχείων προσωπικού», αριθμός απασχολούμενων ανά οργανική μονάδα).
Η παρακολούθηση της στελέχωσης, με επίκαιρα, συνοπτικά στοιχεία θα συνεχιστεί, σε μηνιαία βάση, μέσω του ανωτέρω Κόμβου. Σημειώνεται ότι η συμπλήρωση του πρότυπου πίνακα εκτιμάται ότι μπορεί να πραγματοποιηθεί άμεσα και εύκολα από τους Δήμους, καθότι τα στοιχεία που ζητούνται ήδη θα πρέπει να έχουν καταχωρηθεί από τις αρμόδιες υπηρεσίες τους στο πληροφοριακό σύστημα (εφαρμογή) που διαθέτουν για την τήρηση των στοιχείων του «προσωπικού» που απασχολείται και μισθοδοτείται από αυτούς. Συνεπώς είναι δυνατή η εξαγωγή των συγκεκριμένων στοιχείων από το σύστημα αυτό και η μαζική ενσωμάτωση / αντιγραφή τους στα κατάλληλα πεδία του συνημμένου πρότυπου πίνακα.
ΟΔΗΓΙΕΣ
Υπόχρεοι φορείς ΔΗΜΟΙ
Απαιτούμενες ενέργειες
Συμπλήρωση του πρότυπου συνημμένου αρχείου Πίνακα STELEXOSH17_ και ανάρτησή του στον ειδικό διαδικτυακό τόπο του ΥΠΕΣ για τη συλλογή των στοιχείων που αφορούν θέματα του προσωπικού Τ.Α. (https://aftodioikisi.ypes.gr ), μέχρι τις 24 Ιουλίου 2017.
Όπως αναφέρεται και ανωτέρω, τα απαιτούμενα στοιχεία των πεδίων του πίνακα μπορούν, για λόγους συντομίας, να εξαχθούν απευθείας από το πληροφοριακό σύστημα που διαθέτει κάθε Δήμος, υπό την προϋπόθεση φυσικά ότι τα αντίστοιχα πεδία στο σύστημα αυτό είναι πλήρως ενημερωμένα, με επίκαιρα στοιχεία, από τις αρμόδιες υπηρεσίες. Επισημαίνεται άλλωστε ότι η ολοκληρωμένη, ορθή και συνεχής ενημέρωση της εφαρμογής που διαθέτει ο Δήμος για την τήρηση των στοιχείων του προσωπικού του αποτελεί καθοριστικό παράγοντα για την έγκυρη και έγκαιρη ανταπόκρισή του σε κάθε περίπτωση που ζητούνται στοιχεία από το Υπουργείο για το προσωπικό του.
Οδηγίες συμπλήρωσης των πεδίων του πρότυπου Πίνακα
Στον πίνακα STELEXOSH17- πρέπει να καταγραφεί, σε επίπεδο φυσικού προσώπου, το προσωπικό του Δήμου το οποίο στελεχώνει τις οργανικές μονάδες του ή παρέχει υπηρεσίες σε αυτές βάσει σχετικής σύμβασης, με ανάλυση ανά μονάδα, όπως αυτή αποτυπώνεται στον ισχύοντα Οργανισμό Εσωτερικής Υπηρεσίας του (Ο.Ε.Υ). Η καταγραφή των στοιχείων στον προαναφερθέντα πίνακα θα πρέπει να γίνει σύμφωνα με τα δεδομένα που ίσχυαν στις 1 Ιουλίου 2017, χωρίς να ενσωματωθούν τυχόν τροποποιήσεις που επήλθαν μεταγενέστερα (π.χ λόγω εφαρμογής των διατάξεων του άρθρου 24 του ν.4479/2017). Στον πίνακα που ακολουθεί αποτυπώνονται οι εργασιακές σχέσεις που θα πρέπει να συνδέουν κάθε φυσικό πρόσωπο με το Δήμο, ώστε να καταχωρηθεί στον πίνακα.
ΔΕΝ ΚΑΤΑΧΩΡΟΥΝΤΑΙ οι εξής εργασιακές σχέσεις (με όρους Μητρώου):
Αιρετοί, αντιρρησίες συνείδησης, δικαιούχοι αποζημιώσεων με δικαστική απόφαση, μετακλητοί / ειδικοί σύμβουλοι / ειδικοί συνεργάτες / επιστημονικοί συνεργάτες, ιδιώτες μέλη επιτροπών, πρόεδροι / μέλη διοικητικών συμβουλίων/όργανα διοίκησης, επί θητεία, σύμβαση ανεξάρτητων υπηρεσιών, σχολικοί τροχονόμοι καθώς και απασχολούμενοι με προσωρινή διαταγή / ασφαλιστικά μέτρα / προσωρινά εκτελεστή δικαστική απόφαση, εφόσον η προηγούμενη εργασιακή τους σχέση δεν εμπίπτει σε αυτές που αποτυπώνονται στο συνημμένο πρότυπο πίνακα, ως ανωτέρω. Επίσης,
ΔΕΝ ΚΑΤΑΧΩΡΟΥΝΤΑΙ οι ωφελούμενοι του προγράμματος του ΟΑΕΔ «Προώθηση της απασχόλησης ανέργων μέσω προγραμμάτων κοινωφελούς χαρακτήρα» (δεν απογράφονται ούτε στο Μητρώο) καθώς και υπάλληλοι που είναι αποσπασμένοι ή έχουν διατεθεί σε άλλο φορέα και δεν απασχολούνταν στο Δήμο στις 1-7-2017. Επιπρόσθετα, επισημαίνονται τα ακόλουθα :
Προσωπικό που απασχολείται στο Δήμο, ενώ η οργανική του θέση είναι σε άλλο φορέα (είναι αποσπασμένος στο Δήμο) πρέπει να καταχωρηθεί στον πίνακα. 4 Υπάλληλοι οι οποίοι τελούν σε μακροχρόνια άδεια, όπως άδεια άνευ αποδοχών, άδεια μητρότητας, αναρρωτική άδεια ή άδεια υπηρεσιακής εκπαίδευσης (άρθρα 58,59,61, 65 ν. 3584/2007) επίσης καταχωρούνται στον πίνακα ως ανθρώπινο δυναμικό του Δήμου και με καταγραφή της οργανικής μονάδας που είναι τοποθετημένοι και απασχολούνταν προ της χορήγησης της άδειας. Ανθρώπινο δυναμικό, με οποιαδήποτε σχέση εργασίας, που απασχολείται με μειωμένο ωράριο καταγράφεται, καταχωρώντας στη στήλη 17 «ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΦΟΡΕΑ» την ένδειξη «ΜΕΡΙΚΗ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗ_ Χ», όπου Χ = ώρες απασχόλησης εβδομαδιαίως (π.χ ΜΕΡΙΚΗ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗ_
10) Στον πίνακα καταχωρείται η οργανική μονάδα στην οποία έχει τοποθετηθεί ο «υπάλληλος» και ασκεί καθήκοντα ή παρέχει υπηρεσίες. Εάν κάποιος «υπάλληλος» απασχολείται σε περισσότερες από μία μονάδες (π.χ με παράλληλα καθήκοντα) θα πρέπει να καταγραφεί στις στήλες 10-13 ή στη στήλη 14 η οργανική μονάδα που έχει τοποθετηθεί ως κύρια απασχόληση (για τους ΙΔΟΧ και συμβασιούχους έργου, η μονάδα για την οποία διορίστηκαν / παρέχουν υπηρεσίες) και παράλληλα να καταχωρηθεί στη στήλη 16 η ονομασία της δευτερεύουσας ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ή ΑΥΤΟΤΕΛΟΥΣ ΟΡΓΑΝΙΚΗΣ ΜΟΝΑΔΑΣ που απασχολούνται (π.χ παράλληλα καθήκοντα στο ΑΥΤΟΤΕΛΕΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΔΗΜΑΡΧΟΥ).
Με τον ίδιο τρόπο καταγράφονται και οι περιπτώσεις υπαλλήλων στους οποίους έχουν ανατεθεί καθήκοντα (έχουν διατεθεί) κατ’ αποκλειστικότητα σε άλλη οργανική μονάδα του Δήμου (π.χ τακτικός υπάλληλος που έχει διατεθεί στο γραφείο Δημάρχου ή που του έχουν ανατεθεί καθήκοντα υποστήριξης του έργου των Διευθυντών, Γενικών Διευθυντών, όπως γραμματείς). Για κάθε φυσικό πρόσωπο που εμπίπτει στο ανθρώπινο δυναμικό του Δήμου κατά τα ανωτέρω, θα πρέπει να καταχωρηθεί η οργανική μονάδα στην οποία ασκεί τα καθήκοντά του ή παρέχει τις υπηρεσίες του (όταν πρόκειται για ΙΔΟΧ, Σύμβαση Έργου, Μαθητεία), με ανάλυση σε επίπεδο Γενικής Διεύθυνσης, Διεύθυνσης, Τμήματος ή/και Γραφείου (αυτοτελούς ή μη). Τα πεδία του πρότυπου, προς συμπλήρωση, αρχείου STELEXOSH17_ αποτυπώνονται στον πίνακα που ακολουθεί και παρατίθενται οδηγίες για τη συμπλήρωσή τους».
