Συμφωνα με την εγκύκλιο δημιουργήθηκε το Μητρώο Κρατικών Αυτοκινήτων, ως βασικό εργαλείο για τη διαχείριση του στόλου των κρατικών αυτοκινήτων και την άσκηση πολιτικής και εποπτείας στον τομέα αυτό. Το μητρώο αυτό επικαιροποιείται με συνεχή αποστολή στοιχείων από τις υπηρεσίες του δημοσίου, προκειμένου -όπως υποστηρίζει - να εξασφαλίζεται η αποτελεσματικότητά του.
Προκειμένου ωστόσο να αποτελέσει το Μητρώο Κρατικών Αυτοκινήτων ένα ολοκληρωμένο εργαλείο άσκησης πολιτικής, κρίνεται αναγκαία η συμπερίληψη στοιχείων σε αυτό που αφορούν τη δαπάνη κτήσης, κίνησης και συντήρησης των κρατικών οχημάτων. Προς το σκοπό αυτό οι Κεντρικές Υπηρεσίες Υπουργείων, οι Ανεξάρτητες Αρχές και οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις για τη συγκέντρωση στοιχείων και δεδομένων που αφορούν στο σύνολο των κρατικών οχημάτων τα οποία ανήκουν στην κυριότητά τους καθώς και στην κυριότητα όλων των δημόσιων φορέων υπάγονται οργανωτικά σε αυτούς ή εποπτεύονται από αυτούς, (Γενικές και Ειδικές Γραμματείες, ΟΤΑ α΄ και β’ βαθμού, ΝΠΔΔ, ΝΠΙΔ, Ειδικές Υπηρεσίες κ.λ.π.), όπως αυτοί αναφέρονται στο Μητρώο Υπηρεσιών και Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης, και την αποστολή τους στο Τμήμα Πολιτικής & Εποπτείας Κρατικών Αυτοκινήτων της Διεύθυνσης Προμηθειών, Υποδομών & Διαχείρισης Υλικού του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης.
Τα οχήματα που χρησιμοποιούνται για τις επιχειρησιακές ανάγκες της ΕΛ.ΑΣ, του Λιμενικού Σώματος, των Τελωνείων και γενικότερα των Υπηρεσιών που ασχολούνται με την έννομη τάξη ή τη διενέργεια ελέγχων θα πρέπει να αποσταλούν σε χωριστό αρχείο από τα αντίστοιχα Υπουργεία. Τα οχήματα της Ε.Υ.Π. δεν θα καταγραφούν. Το Υπουργείο Εθνικής Άμυνας παρακαλείται όπως αποστείλει στοιχεία μόνο για όλα τα πολιτικά οχήματα, ανεξαιρέτως τύπου, αλλά όχι και για τα επιχειρησιακά οχήματα που χρησιμοποιούνται για την άμυνα της Χώρας.
Για τα οχήματα τα οποία έχουν διατεθεί για χρήση από ένα φορέα σε άλλον θα πρέπει όπως μετά από συνεργασία των εμπλεκόμενων φορέων αποσταλούν τα ζητηθέντα στοιχεία από τον φορέα στην κυριότητα του οποίου ανήκει το όχημα στην εποπτεύουσα αυτόν Υπηρεσία ώστε να μην υπάρξουν πολλαπλές καταχωρήσεις.
Τα στοιχεία αυτά αφορούν τα δεδομένα που ήδη αποστέλλονται σε συνέχεια της αρχικής εγκυκλίου με την προσθήκη επιπλέον στηλών που αφορούν τη δαπάνη αγοράς, συντήρησης (επισκευές – ανταλλακτικά) και κίνησης (καύσιμα – λιπαντικά έλαια, ΚΤΕΟ καθώς και τα έξοδα ασφάλισης για τα οχήματα λοιπών φορέων του δημόσιου τομέα (ΝΠΔΔ, κρατικά ΝΠΙΔ και ΟΤΑ α΄ και β΄ βαθμού) τα οποία δεν εμπίπτουν στις διατάξεις του Ν. 976/1979 και θα συμπληρωθούν στους ειδικούς πίνακες.
Παρακαλούμε για την καταγραφή των στοιχείων με κεφαλαίους ελληνικούς χαρακτήρες & την αποστολή αυτών με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στην υπηρεσία μας στην ηλεκτρονική διεύθυνση «Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε. » το ταχύτερο δυνατό και το αργότερο έως την Πέμπτη 20 Σεπτεμβρίου 2018
Όπως τονίζει το υπουργείο το Μητρώο Κρατικών Αυτοκινήτων είναι αναγκαίο να παραμένει διαρκώς ενημερωμένο με συνεχή και σταθερή επικαιροποίηση των στοιχείων και των δεδομένων που περιλαμβάνει. Επομένως, κάθε τρίμηνο θα πρέπει να αποστέλλουν στην Υπηρεσία με την επισήμανση «για την ενημέρωση του μητρώου κρατικών αυτοκίνητων» οποιαδήποτε αλλαγή πραγματοποιείται, με τον ίδιο τρόπο που θα πραγματοποιηθεί και η εν λόγω επικαιροποίηση του Μητρώου.
