Όπως είναι ήδη γνωστό οι υπόχρεοι φορείς υποχρεούνται να αποδέχονται, πλέον, και τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα των ιδιωτικών και αλλοδαπών εγγράφων, εφόσον τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί προηγουμένως από δικηγόρο.
Με τις διατάξεις της ρύθμισης αυτής, δεν θίγονται και εξακολουθούν να ισχύουν, οι απαιτήσεις υποβολής των εγγράφων σε πρωτότυπο ή ακριβές αντίγραφο, όταν πρόκειται να τεθεί σε αυτά η Σφραγίδα της Χάγης (Apostille), βάσει της Διεθνούς Σύμβασης της Χάγης ή σε άλλη περίπτωση προξενική θεώρηση, στο πλαίσιο των προβλεπόμενων διακρατικών συμφωνιών.
Συναφώς, επισημαίνεται ότι η Μεταφραστική Υπηρεσία του Υπουργείου Εξωτερικών εξακολουθεί να ζητά από τον ενδιαφερόμενο την υποβολή πρωτότυπου ή επικυρωμένου αντιγράφου του εγγράφου που προσκομίζεται για μετάφραση και όχι απλού φωτοαντιγράφου αυτού, δεδομένου ότι οι διαδικασίες της συγκεκριμένης Υπηρεσίας απορρέουν, στην πλειονότητά τους, από διεθνείς συμβάσεις και τα εν λόγω έγγραφα υποβάλλονται για χρήση στην αλλοδαπή.
Επιπροσθέτως, υπενθυμίζεται ότι τα έγγραφα που προσκομίζονται για δικαστική χρήση δεν εμπίπτουν στην κατάργηση της υποχρέωσης. Συνεπώς, τα έγγραφα αυτά υποβάλλονται σε πρωτότυπη μορφή ή σε επικυρωμένα αντίγραφα. Επίσης, δεν εμπίπτουν στην εν λόγω ρύθμιση τα παραστατικά πληρωμής (λ.χ. τιμολόγιο, απόδειξη αγοράς, απόδειξη παροχής υπηρεσιών), που υποβάλλονται από ενδιαφερόμενους, τα οποία εξακολουθούν να κατατίθενται, όπως προβλέπουν οι σχετικές ειδικές διατάξεις (λ.χ. Δημόσιο Λογιστικό).
Εάν διαπιστωθεί κατά τον υποχρεωτικό ή άλλο έλεγχο ότι υποβλήθηκαν αλλοιωμένα φωτοαντίγραφα, εκτός από τις κυρώσεις που προβλέπονται, όπως ισχύει, και που επιβάλλονται στον ενδιαφερόμενο, εφόσον η πράξη δεν τιμωρείται αυστηρότερα από άλλη ποινική διάταξη, η διοικητική ή άλλη πράξη, για την έκδοση της οποίας υποβλήθηκαν τα φωτοαντίγραφα αυτά, ανακαλείται αμέσως.
Επιπροσθέτως, η Υπηρεσία οφείλει να διαβιβάζει άμεσα την υπόθεση στην Εισαγγελία του τόπου που αυτή εδρεύει.
Ο προβλεπόμενος δειγματοληπτικός έλεγχος δε διενεργείται στα δικαιολογητικά που υποβάλλονται στις διαδικασίες πρόσληψης/διορισμού προσωπικού, διότι οι Υπηρεσίες, σύμφωνα με τις διατάξεις αφού υποχρεούνται πριν από την υπογραφή της πράξεως διορισμού ή προσλήψεως του προσωπικού που διορίζεται/προσλαμβάνεται, να διενεργούν αμελλητί, υποχρεωτικά αυτεπάγγελτο έλεγχο της γνησιότητας των δικαιολογητικών που έχει υποβάλει ο υποψήφιος και που είναι απαραίτητα για το διορισμό/πρόσληψή του ή επηρεάζουν οπωσδήποτε την κατάταξή του κατά τη διαδικασία πρόσληψης ή τη βαθμολογική και μισθολογική κατάταξή του μετά την πρόσληψη.
Περαιτέρω, υπενθυμίζεται ότι ο δειγματοληπτικός έλεγχος διενεργείται με τη συνδρομή των υπηρεσιών ή των φορέων που εξέδωσαν τα πρωτότυπα έγγραφα. Συγκεκριμένα, ο φορέας που διενεργεί τον έλεγχο οφείλει να επικοινωνεί με την εκδούσα αρχή με κάθε πρόσφορο τρόπο, πρωτίστως με e-mail ή τηλέφωνο και δευτερευόντως με fax, προκειμένου να επαληθεύσει την ακρίβεια των στοιχείων που εμπεριέχονται στα υπό έλεγχο φωτοαντίγραφα.
