Όπως αναφέρει στην απόφαση του ο αναπληρωτής υπουργός Διοικητικής Ανασυγκρότησης ο ρόλος του Εθνικού Τυπογραφείου στη λειτουργία του κράτους είναι νευραλγικός, δεδομένου ότι σύμφωνα, με τη συνταγματική αρχή της δημοσιότητας η οποία αποτελεί θεμελιώδη εκδήλωση του κράτους δικαίου, δημοσιεύει όλες τις βαρύνουσας σημασίας πολιτειακές πράξεις, νόμους, προεδρικά διατάγματα, αποφάσεις υπουργών, περιφερειαρχών, δημάρχων, διοικητών κ.λπ., προκειμένου αυτές να έχουν ισχύ και να μπορούν να επιφέρουν έννομα αποτελέσματα.
Επειδή η ταχύτητα των διαδικασιών της δημοσίευσης των πιο πάνω πράξεων στο ΦΕΚ έχει άμεση επίδραση στον απαιτούμενο χρόνο εφαρμογής των δημόσιων πολιτικών, το Εθνικό Τυπογραφείο, στο πλαίσιο του εκσυγχρονισμού του, επιδιώκει την επιτάχυνση με κάθε τρόπο αυτών των διαδικασιών που εμπίπτουν στην αρμοδιότητά του.
Ένα μέτρο προς την κατεύθυνση αυτή είναι εκτός από την τυπική, η ουσιαστική καθιέρωση της αποστολής των προς δημοσίευση στο ΦΕΚ πράξεων και γενικότερα εγγράφων με τη χρήση τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών (ΤΠΕ).
Παρά παλαιότερες σχετικές ρυθμίσεις οι οποίες προβλέπουν ότι οι δημόσιες υπηρεσίες και γενικότερα οι φορείς του Δημοσίου αποστέλλουν ηλεκτρονικά στο Εθνικό Τυπογραφείο τα προς δημοσίευση κείμενα μαζί με το σύνολο των εγγράφων που είναι στοιχεία του κειμένου και δημοσιεύονται, όπως παραρτήματα, πίνακες ή σχεδιαγράμματα, υπό την προϋπόθεση ότι το σύνολο των προς δημοσίευση κειμένων και των ανωτέρω εγγράφων φέρει προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή , ελάχιστοι φορείς εφαρμόζουν αυτές τις ρυθμίσεις.
Οι περισσότεροι φορείς καταθέτουν με εκπρόσωπό τους ή αποστέλλουν ταχυδρομικά τα προς δημοσίευση κείμενα, αποτυπωμένα σε χαρτί συνοδευόμενα και με ψηφιακό αντίγραφό τους και βεβαίωση ότι το δεύτερο αποτελεί πιστή απεικόνιση του πρώτου. Ο πολύπλοκος, παραδοσιακός και αναντίστοιχος με τα διαθέσιμα σήμερα σύγχρονα μέσα, τρόπος αποστολής των προς δημοσίευση πράξεων, συνεπάγεται μεγάλη ταλαιπωρία, κόστος και καθυστερήσεις, ιδίως για τους αποστέλλοντες αλλά και για το Εθνικό Τυπογραφείο.
Για να αντιμετωπιστεί το πρόβλημα το Υπουργείο Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης και το Εθνικό Τυπογραφείο έθεσαν στόχο, έως το τέλος του έτους, σταδιακά, όλες οι δημόσιες υπηρεσίες και οι φορείς του Δημοσίου, να αποστέλλουν τα προς δημοσίευση στο ΦΕΚ κείμενα με χρήση ΤΠΕ
Επί του παρόντος όμως στόχος του Εθνικού Τυπογραφείου και του εποπτεύοντος Υπουργείου είναι τα Υπουργεία, οι Γενικές Γραμματείες, οι Ανεξάρτητες Διοικητικές Αρχές, οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις και οι Περιφέρειες, από την 1η Ιουλίου 2015 να αποστέλλουν υποχρεωτικά με χρήση ΤΠΕ και υπογεγραμμένα με προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή τα προς δημοσίευση στο ΦΕΚ έγγραφα της αρμοδιότητάς τους. Τα έγγραφα αυτά θα πρέπει να φέρουν και χρονοσήμανση.
α) Πρώτη ενέργεια στην οποία πρέπει να προβούν, το ταχύτερο, οι πιο πάνω υπηρεσίες και φορείς, είναι, να αποκτήσουν, αν δεν έχουν ήδη, τουλάχιστον μία προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή για έναν υπάλληλό τους. Για τη διευκόλυνση της διαδικασίας το πιο κατάλληλο πρόσωπο για να αποκτήσει προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή είναι ο/η προϊστάμενος/η του τμήματος γραμματείας, δεδομένου ότι, κατά κανόνα τα στελέχη αυτά είναι αρμόδια να αποστέλλουν στο Εθνικό Τυπογραφείο πράξεις προς δημοσίευση, αφού τις επικυρώσουν ως ακριβή αντίγραφα. Τα προς δημοσίευση έγγραφα/πράξεις μπορεί να φέρουν προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή προερχόμενη και από τον τελικό υπογράφοντα το έγγραφο.
Τα προς δημοσίευση κείμενα με τα παραρτήματά τους (πίνακες, σχεδιαγράμματα, κ.λπ.) και το σχετικό διαβιβαστικό περί δημοσίευσης, πρέπει να αποστέλλονται στο Εθνικό Τυπογραφείο στην ηλεκτρονική διεύθυνση Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε. , και να φέρουν προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή και χρονοσήμανση .
Η εισαγωγή της χρονοσήμανσης πρέπει να προέρχεται, είτε από την Εθνική Πύλη ΕΡΜΗΣ, είτε από το Ελληνικό Ινστιτούτο Μετρολογίας. Σχετικές πληροφορίες και οδηγίες υπάρχουν στην ηλεκτρονική σελίδα aped.gov.gr. της Αρχής Πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου (ΑΠΕΔ).
Η ψηφιακή μορφή των προς δημοσίευση κειμένων και το όνομα αρχείου απαιτείται να είναι arithmosprotokollou.pdf (π.χ. 2947.pdf) και να προέρχονται από αρχεία επεξεργαστή κειμένου και όχι από σαρωμένα αντίγραφα.
Τα παραρτήματα και οι πίνακες των κειμένων (ιδίως υπουργικών αποφάσεων και προεδρικών διαταγμάτων) πρέπει να περιλαμβάνονται στο ίδιο αρχείο της απόφασης ή του προεδρικού διατάγματος, πριν την υπογραφή και πριν τη φράση «Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως» ή την φράση «Στον Υπουργό αναθέτουμε τη δημοσίευση και εκτέλεση του διατάγματος αυτού».
Το Εθνικό Τυπογραφείο για κάθε ηλεκτρονικό μήνυμα το οποίο καλύπτει τις παραπάνω προδιαγραφές προωθεί στις υπηρεσίες και φορείς αποστολής, ηλεκτρονικό μήνυμα απάντησης με τον Κωδικό Αριθμό Δημοσίευσης (ΚΑΔ). Με τον ΚΑΔ, ο οποίος αποτελεί και αποδεικτικό παραλαβής του προς δημοσίευση εγγράφου από το Εθνικό Τυπογραφείο, μπορείτε να ζητάτε πληροφορίες για την εξέλιξη της διαδικασίας έως τη δημοσίευση του εγγράφου.
Ετσι σύμφωνα με τα παραπάνω γίνεται υποχρεωτική (από 1.7.2015) ηαποστολή εγγράφων για δημοσίευση στο Φύλλο της Εφημερίδας της Κυβέρνησης με χρήση τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών και προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής.
