Οι εργοδότες υποχρεούνται να υποβάλλουν ηλεκτρονικά, με την επιφύλαξη του άρθ. 8 παρ. α΄ και β΄, τα περιγραφόμενα στο επόμενο άρθρο έντυπα (Ε3 έως Ε9),
σύμφωνα με την οριζόμενη στην παρούσα διαδικασία, στο Πληροφοριακό Σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (ΠΣ ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ),
το οποίο διασυνδέεται με το ΟΠΣ ΟΑΕΔ και το ΟΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ. Εφεξής, το εν λόγω διασυνδεόμενο ΠΣ του Υπουργείου καλείται ΠΣ Υπουργείου Εργασίας,
Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΙΚΑ-ΕΤΑΜ). Η παρούσα αφορά αποκλειστικά τη διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής.
Άρθρο 2
Ηλεκτρονικά υποβαλλόμενα έντυπα
α) Ε3. Αναγγελία πρόσληψης,
β) Ε4. Πίνακας προσωπικού,
γ) Ε5. Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού,
δ) Ε6. Καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου,
ε) Ε7. Βεβαίωση - Δήλωση εργοδότη για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου,
στ) Ε8. Αναγγελία υπερωριακής απασχόλησης και
ζ) Ε9. Αίτηση για την έγκριση υπερωριακής απασχόλησης.
Άρθρο 3
Διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων
α) Ο εργοδότης υποβάλλει τα έντυπα του άρθ. 2 της παρούσας με τη χρήση ηλεκτρονικής μεθόδου επικοινωνίας, μέσω διαδικτύου, στο ΠΣ του Υπουργείου
Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΙΚΑ-ΕΤΑΜ) ακολουθώντας τις σχετικές οδηγίες που υπάρχουν σε αυτό.
β) Δυνατότητα πρόσβασης στο ανωτέρω ΠΣ έχουν μόνο οι εργοδότες, οι οποίοι είναι εγγεγραμμένοι στα μητρώα εργοδοτών του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, χρησιμοποιώντας τον ίδιο
συνδυασμό ονόματος και κωδικού χρήστη που έχουν στο ΟΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.
γ) Τυχόν μεταβολές στοιχείων εργοδοτών, όπως αυτές ισχύουν και προσδιορίζονται κατά τις κείμενες διατάξεις, γνωστοποιούνται στο ΙΚΑ-ΕΤΑΜ εντός των
προβλεπόμενων προθεσμιών.
δ) Με την ολοκλήρωση της ηλεκτρονικής υποβολής του εντύπου στο σύστημα εκτυπώνεται αντίγραφο αυτού στο οποίο αποδίδεται και αποτυπώνεται αριθμός
πρωτοκόλλου και ημερομηνία υποβολής του και αποτελεί για τον εργοδότη αποδεικτικό υποβολής του, το οποίο χρησιμοποιείται νομίμως.
ε) Η διαδικασία ολοκλήρωσης της ηλεκτρονικής υποβολής του εντύπου Ε6 (καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου) υλοποιείται σε δύο στάδια: Ο
εργοδότης, αρχικά, συμπληρώνει την ηλεκτρονική φόρμα του εντύπου Ε6, την εκτυπώνει και ακολούθως, αφού τεθούν οι υπογραφές ιδιοχείρως του εργοδότη και
του εργαζομένου, ο εργοδότης ολοκληρώνει την ηλεκτρονική υποβολή επισυνάπτοντας το αρχείο του ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου με τις
προαναφερθείσες υπογραφές.
Σε περίπτωση μη υπογραφής του εντύπου Ε6, ο εργοδότης επισυνάπτει το αρχείο της ηλεκτρονικά σαρωμένης έκθεσης επίδοσης του δικαστικού επιμελητή.
στ) Κατά την ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε5 (αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού), η επισύναψη του αρχείου του ηλεκτρονικά σαρωμένου
εντύπου με την υπογραφή του εργαζομένου είναι προαιρετική.
ζ) Η ορθότητα και η ακρίβεια των στοιχείων που συμπληρώνονται στα πεδία όλων των εντύπων καθώς και η τήρηση των διατάξεων σχετικά με την υπογραφή από τον
εργαζόμενο αποτελούν ευθύνη του εργοδότη ή του εξουσιοδοτημένου από αυτόν προσώπου.
Προθεσμία και ημερομηνία ηλεκτρονικής υποβολής
α) Κατά την ηλεκτρονική υποβολή των εντύπων του άρθ. 2 της παρούσας, ισχύουν οι καθοριζόμενες από τις κείμενες διατάξεις προθεσμίες, με εξαίρεση το
υποστοιχείο α΄ του άρθ. 2.
β) Το έντυπο Ε3 (αναγγελία πρόσληψης), υποβάλλεται ηλεκτρονικά το αργότερο έως και την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας
από τον εργαζόμενο. Οι νέοι εργοδότες, οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη για πρώτη φορά, μπορούν να υποβάλλουν ηλεκτρονικά το έντυπο Ε3 εντός τριών
εργασίμων (3) ημερών από την πρόσληψη, αφού προηγουμένως έχουν απογραφεί στην αρμόδια Υπηρεσία του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.
γ) Κατά την υποβολή των εντύπων του άρθ. 30 παρ. 4 του Ν. 3996/2011: 1) ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά το έντυπο Ε4 (πίνακας προσωπικού)
συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία i) της μεταβολής των αποδοχών εντός δεκαπέντε (15) ημερών από τη μεταβολή και ii) της αλλαγής ή τροποποίησης του
ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, το αργότερο ως και την ίδια ημέρα αλλαγής του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και πάντως πριν από
την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο.
2) Η υποχρέωση κατάθεσης συμπληρωματικού πίνακα προσωπικού στις Υπηρεσίες του ΣΕΠΕ, όταν η επιχείρηση ή εκμετάλλευση αλλάξει νόμιμο
εκπρόσωπο, καταργείται και ως προς τους εργοδότες που επιλέγουν τη διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ.
δ) Ως ημερομηνία υποβολής των εντύπων θεωρείται η ημερομηνία επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρησης αυτών στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον
αποστολέα - εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου.
ε) Διορθώσεις μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή υπό την προϋπόθεση ότι δεν έχει παρέλθει η νόμιμη προθεσμία υποβολής.
στ) Σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών, ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι δυνατή κατά τη μεταβατική περίοδο, αλλά ακολουθείται η
διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ.
Άρθρο 5
Πρόσβαση και διαχείριση
Οι αρμόδιες Υπηρεσίες του Υπουργείου (ΣΕΠΕ) και του ΟΑΕΔ έχουν πρόσβαση και διαχειρίζονται τα υποβληθέντα έντυπα. Πρόσβαση στα υποβληθέντα έντυπα
έχουν και οι αρμόδιες Υπηρεσίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.
Κυρώσεις
Οι κείμενες διατάξεις για την επιβολή ποινικών και διοικητικών κυρώσεων καθώς και για τα όργανα επιβολής αυτών ισχύουν αναλόγως και για τη διαδικασία
ηλεκτρονικής υποβολής.
Μεταβατικές διατάξεις
α) Κατά το διάστημα της μεταβατικής περιόδου, η οποία ορίζεται έως τις 28/2/2013, η διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής των εντύπων, όπως αυτή περιγράφεται στην
παρούσα, είναι προαιρετική.
β) Έως τη λήξη της μεταβατικής περιόδου, οι εργοδότες δύνανται να επιλέξουν τη διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και
του ΟΑΕΔ, ακόμη και μετά την ηλεκτρονική υποβολή οιουδήποτε εντύπου.
γ) Από 1/3/2013 εφαρμόζεται υποχρεωτικά η διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής των εντύπων.
Ισχύς της απόφασης
Η απόφαση αυτή ισχύει από 15/10/2012.
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΥΠΟΒΟΛΗ ΕΝΤΥΠΩΝ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ ΟΑΕΔ
