Θα συνεχιστεί το πρόγραμμα "Βοήθεια στο Σπίτι" διαβεβαιώνει σε ανακοίνωσή του το υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης, τονίζοντας ότι με το νέο πρόγραμμα, που προωθείται θα καλυφθούν 70.000 επιπλέον ωφελούμενοι και θα δημιουργηθούν 5.000 νέες θέσεις εργασίας πέραν των υφιστάμενων σήμερα στους Δήμους.
Σας παρουσιάζουμε όλο το πρόγραμμα όπως είναι τώρα και συνεχίζει το σημαντικό της έργο διαβάστε για του δικαιούχους τα δικαιολογητικά και ότι αφορά το πρόγραμμα αυτό για νεες αιτησεις θα σας ενημερώσουμε με νεο δημοσίευμα
ΜΕΣΩ ΠΑΡΟΧΗΣ ΚΑΤ΄ΟΙΚΟΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΦΡΟΝΤΙΔΑΣ ΣΕ ΕΞΑΡΤΩΜΕΝΑ ΜΕΛΗ ΤΩΝ ΟΙΚΟΓΕΝΕΙΩΝ ΑΝΕΡΓΩΝ ΚΑΙ ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΜΕΝΑ ΕΠΑΠΕΙΛΟΥΜΕΝΩΝ ΜΕ ΑΝΕΡΓΙΑ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ ΠΟΥ ΩΦΕΛΟΥΝΤΑΙ ΑΠΟ ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΕΣ ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ»
Περιεχόμενα
ΕΙΣΑΓΩΓΗ
1. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΓΓΡΑΦΗΣ ΩΦΕΛΟΥΜΕΝΟΥ - ΕΞΥΠΗΡΕΤΟΥΜΕΝΟΥ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΕΞΥΠΗΡΕΤΟΥΜΕΝΟΥ
1.1. Εντολή Τοποθέτησης
1.2. Εγγραφή Ωφελούμενου – Εξυπηρετούμενου
1.3. Συνοδευτικό Έντυπο Εντολής Τοποθέτησης (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 1)
1.4. Διακοπή Παροχής Υπηρεσιών προς εξυπηρετούμενο
1.5. Αντικαταστάσεις
2. ΠΑΡΟΧΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΠΡΟΣ ΤΟΥ ΕΞΥΠΗΡΕΤΟΥΜΕΝΟΥΣ – ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ – ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ
2.1. Κατάσταση εργαζομένων στη Μονάδα (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 2)
2.2. Μηνιαίος Προγραμματισμός εργαζομένων ανά εξυπηρετούμενο (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 3)
2.3. Εβδομαδιαίος προγραμματισμός υπηρεσιών ανά Εξυπηρετούμενο (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 4)
2.4. Καρτέλα - Ημερολόγιο Εργαζόμενου (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 5)
3. ΤΗΡΟΥΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ - ΜΟΝΑΔΑ
3.1. Αρχείο φορέα
3.2. Αρχείο μονάδας
3.3. Αρχείο ωφελούμενου - εξυπηρετουμένου
3.4. Αρχείο εργαζομένων
4. ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΕΝΤΥΠΩΝ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ «ΒΟΗΘΕΙΑ ΣΤΟ ΣΠΙΤΙ»
4.1. Μηνιαία παρακολούθηση του προγράμματος
4.2. Εβδομαδιαία παρακολούθηση του προγράμματος
5. ΈΛΕΓΧΟΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ
5.1. Eξ΄ αποστάσεως έλεγχοι
5.2. Επιτόπιοι έλεγχοι
ΕΙΣΑΓΩΓΗ
Σκοπός του συστήματος παρακολούθησης του προγράμματος Βοήθεια στο σπίτι είναι:
vη καταγραφή του προγραμματισμού και της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου του έργου,
vη καταγραφή της ημερήσιας παροχής υπηρεσιών ανά εξυπηρετούμενο,
vο άμεσος ηλεκτρονικός έλεγχος και η παρακολούθηση της υλοποίησης του προγράμματος,
vη παρακολούθηση και ο προγραμματισμός των πληρωμών των αναδόχων.
1. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΓΓΡΑΦΗΣ ΩΦΕΛΟΥΜΕΝΟΥ - ΕΞΥΠΗΡΕΤΟΥΜΕΝΟΥ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΕΞΥΠΗΡΕΤΟΥΜΕΝΟΥ
1.1. Εντολή Τοποθέτησης
Η Εντολή Τοποθέτησης είναι προσωπική και αφορά τον ωφελούμενο για κάθε εξυπηρετούμενό του
Ισχύει από την ημερομηνία έκδοσης της έως την 31η/12/2011
Αποστέλλεται σε δύο αντίτυπα:
Το πρωτότυπο το παραλαμβάνει ο ωφελούμενος και το διατηρεί σε καλή κατάσταση έως την ολοκλήρωση του προγράμματος και την πιστοποίηση του συνόλου του υλοποιηθέντος φυσικού αντικειμένου.
Το αντίγραφο με την υπογραφή του ωφελούμενου παραμένει στο αρχείο του ωφελούμενου – εξυπηρετούμενου το οποίο τηρεί η μονάδα.
Σε περίπτωση μη προσέλευσής του ωφελούμενου για την παραλαβή της εντολής τοποθέτησης από την Μονάδα εντός 5 εργάσιμων ημερών από την παράδοση της στην Μονάδα, η Μονάδα οφείλει να ενημερώσει εγγράφως την Ε.Ε.Τ.Α.Α Α.Ε. και να την επιστρέψει.
Η Ε.Ε.Τ.Α.Α διατηρεί το δικαίωμα να τους /τις διαγράψει από ωφελούμενους /ες, να ακυρώσει τη σχετική «εντολή τοποθέτησης» του εξυπηρετούμενου και να καλέσει τους /τις αντίστοιχες επιλαχόντες / επιλαχούσες.
1.2. Εγγραφή Ωφελούμενου – Εξυπηρετούμενου
Η εγγραφή πραγματοποιείται αφότου ο ωφελούμενος:
παραλάβει το πρωτότυπο της Εντολής Τοποθέτησης και υπογράψει το αντίγραφό της.
υπογράψει επίσης το Συνοδευτικό Έντυπο Εντολής Τοποθέτησης για τον αντίστοιχο μήνα, το οποίο θα πρέπει να αποσταλεί από τον Φορέα εντός του πρώτου δεκαημέρου του αντίστοιχου μήνα στην ΕΕΤΑΑ είτε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είτε με απλό ταχυδρομείο.
Σε περίπτωση μη προσέλευσης ωφελούμενου για την πραγματοποίηση εγγραφής εξυπηρετούμενου στην Μονάδα εντός 5 εργάσιμων ημερών από την παράδοση στην Μονάδα της Εντολής τοποθέτησης, οι Μονάδες ενημερώνουν την Ε.Ε.Τ.Α.Α Α.Ε εγγράφως.
Η Ε.Ε.Τ.Α.Α διατηρεί το δικαίωμα να προβεί σε διαγραφή ωφελούμενου – εξυπηρετούμενου και να ακυρώσει τη σχετική «εντολή τοποθέτησης» του εξυπηρετούμενου και να καλέσει τους /τις αντίστοιχους επιλαχόντες / επιλαχούσες.
1.3. Συνοδευτικό Έντυπο Εντολής Τοποθέτησης (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 1)
Είναι μηνιαίο και συμπληρώνεται από την κάθε Μονάδα, για τον κάθε ωφελούμενο ανά εξυπηρετούμενο (με αλφαβητική σειρά ωφελούμενου) και υπογράφεται από τον ωφελούμενο.
Κάθε ξεχωριστή εγγραφή θα φέρει τα πλήρη στοιχεία του ωφελούμενου και του εξυπηρετούμενου (επώνυμο, όνομα και ΑΦΜ ).
Ο ωφελούμενος κάθε μήνα,
από την 1η , μετά από αργία, εργάσιμη ημέρα έως την 5η μέρα, οφείλει να βεβαιώνει τη συνέχιση της παροχής υπηρεσιών προς τον εξυπηρετούμενο υπογράφοντας το αντίστοιχο πεδίο του Συνοδευτικού Εντύπου Εντολής Τοποθέτησης.
Το πρωτότυπο θα αποστέλλεται το πρώτο δεκαήμερο κάθε μήνα στην ΕΕΤΑΑ είτε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στην διεύθυνση Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε.
">Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε.
είτε με ταχυδρομείο στη διεύθυνση: ΕΕΤΑΑ, Μυλλέρου 73-77, 104.36 Αθήνα, για το Πρόγραμμα «Βοήθεια στο Σπίτι» υπόψη κας Ξ. Μπαλωτή.
Το αντίγραφο του θα παραμένει στην Μονάδα στο Αρχείο της Μονάδας.
Σε περίπτωση αποχώρησης εξυπηρετούμενου στο πεδίο που προορίζεται για την υπογραφή του ωφελούμενου θα αναφέρεται ο λόγος της αποχώρησης (π.χ. διακοπή λόγω νοσηλείας σε νοσοκομείο, οικειοθελής αποχώρηση, θάνατος κλπ)
Το «Συνοδευτικό Έντυπο Εντολής Τοποθέτησης» θα αποτελεί απόδειξη για τις παρεχόμενες υπηρεσίες και θα θεμελιώνει τη δαπάνη για την πληρωμή του Φορέα εκ μέρους της Ε.Ε.Τ.Α.Α.
1.4. Διακοπή Παροχής Υπηρεσιών προς εξυπηρετούμενο
Εφ΄ όσον υπάρξει διακοπή της παροχής υπηρεσιών προς τον εξυπηρετούμενο κατά τη διάρκεια ισχύος της Εντολής Τοποθέτησης ο ωφελούμενος καλείται να το δηλώσει εγγράφως στην ΕΕΤΑΑ (Μυλλέρου 73-77, 104 36 Αθήνα) και προς τον φορέα εντός 10 ημερών από την ημερομηνία διακοπής των υπηρεσιών
1.5. Αντικαταστάσεις
Η τοποθέτηση επιλαχόντα σε Μονάδα θα γίνεται πάντα μετά από συνεννόηση του φορέα με την ΕΕΤΑΑ και στην συνέχεια θα εκδίδεται νέα Εντολή Τοποθέτησης από την ΕΕΤΑΑ.
Θα τηρείται η σειρά προτεραιότητας των επιλαχόντων της Μονάδας.
Σε περίπτωση που δεν υπάρχουν επιλαχόντες για την Μονάδα θα γίνεται από την ΕΕΤΑΑ αναζήτηση επιλαχόντα από την λίστα επιλαχόντων του Νομού τηρούμενης της σειρά προτεραιότητας των επιλαχόντων του Νομού σε συνδυασμό με την χιλιομετρική απόσταση και την δυνατότητα της μονάδας να εξυπηρετήσει.
2. ΠΑΡΟΧΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΠΡΟΣ ΤΟΥ ΕΞΥΠΗΡΕΤΟΥΜΕΝΟΥΣ – ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ – ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ
Οι μονάδες οφείλουν να παρέχουν υπηρεσίες προς τους εξυπηρετούμενους τους ανά ειδικότητα εργαζομένου ανάλογα με τις ανάγκες του κάθε εξυπηρετούμενου σύμφωνα με τον «Πίνακα Υποχρεωτικά Παρεχόμενων Υπηρεσιών ανά Ειδικότητα» (ΚΑΘΗΚΟΝΤΟΛΟΓΙΟ).
Για κάθε εξυπηρετούμενό της η Μονάδα προβαίνει σε εκτίμηση των αναγκών του και σχεδιασμό των παρεχομένων υπηρεσιών που θα του παράσχει. Το σχέδιο παρεχομένων υπηρεσιών βασίζεται στις υποχρεώσεις που απορρέουν από τον «ΠΙΝΑΚΑ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ ΠΑΡΕΧΟΜΕΝΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΑΝΑ ΕΙΔΙΚΟΤΗΤΑ».
Αντίγραφο της εκτίμησης αναγκών υπογεγραμμένο από τον υπεύθυνο της μονάδας και τον εργαζόμενο ο οποίος διενέργησε την εκτίμηση αναγκών θα τηρείτε στο αρχείο της μονάδας στον φάκελο του ωφελούμενου εξυπηρετούμενου.
2.1. Κατάσταση εργαζομένων στη Μονάδα (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 2)
Συμπληρώνεται από την Μονάδα κάθε μήνα και δίνεται ιδιαίτερη προσοχή ώστε τα αναγραφόμενα στοιχεία των εργαζομένων του να μη διαφέρουν από αυτά που ο Φορέας είχε δηλώσει με την Αίτηση ένταξής του στο πρόγραμμα.
Σε περίπτωση που έχει υπάρξει αντικατάσταση του εργαζομένου είτε ως προς το φυσικό άτομο είτε ως προς την ειδικότητά του, ο Φορέας οφείλει να αιτιολογήσει την αντικατάσταση εγγράφως.
Στην παρούσα φάση και έως την υπογραφή της Σύμβασης θα λαμβάνονται υπόψη μόνο τα στοιχεία που δηλώνονται στο φύλλο «Κατάσταση εργαζομένων». Για την υπογραφή της Σύμβασης θα οριστικοποιηθούν τα δικαιολογητικά έγγραφα που οφείλετε να προσκομίσετε για τους εργαζόμενους του Φορέα σας.
Το αντίγραφο της μηνιαίας κατάστασης εργαζομένων τηρείται στο αρχείο του φορέα καθώς και στο αρχείο της μονάδας.
2.2. Μηνιαίος Προγραμματισμός εργαζομένων ανά εξυπηρετούμενο (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 3)
Ο μηνιαίος προγραμματισμός των εργαζομένων ανά εξυπηρετούμενο γίνεται κατόπιν της εκτίμησης αναγκών του εξυπηρετούμενου σε συνδυασμό με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από το έντυπο με τις «Υποχρεωτικά Παρεχόμενες υπηρεσίες ανά ειδικότητα».
Συμπληρώνεται από τον Φορέα και βασίζεται στις υποχρεώσεις που απορρέουν από την Πρόσκληση του Προγράμματος δηλ. να υπάρχουν εργαζόμενοι των τριών βασικών ειδικοτήτων (Κοινωνικός Λειτουργός, Νοσηλευτής, Οικογενειακή βοηθός) ανά 50 εξυπηρετούμενους (το μέγιστο).
Όπου αναγράφεται «Άλλη ειδικότητα» συμπληρώνετε την επιπρόσθετη «ειδικότητα» που απασχολείτε και πάντα βάσει των αναγκών των εξυπηρετούμενων σας.
Αντικατάσταση εργαζομένου στο έντυπο «μηνιαίος προγραμματισμός εργαζομένων ανά εξυπηρετούμενο» μπορεί να γίνει με κοινή δήλωση υπεύθυνου μονάδας και εργαζόμενου στην οποία θα αναφέρεται ο λόγος της αντικατάστασης (π.χ. ασθένεια του εργαζομένου, άδεια εργαζόμενου, αντιμετώπιση εκτάκτων αναγκών κλπ)
Κοινή δήλωση δεν είναι αναγκαία στην περίπτωση που έχει υπάρξει αντικατάσταση εργαζόμενου (με την ανάλογη αιτιολόγηση και αποδοχή της από την ΕΕΤΑΑ) στην κατάσταση Εργαζομένων της μονάδας.
Ο μηνιαίος προγραμματισμός εργαζομένων ανά εξυπηρετούμενο συμπληρώνεται στο τέλος του προηγούμενου μήνα και θα αποστέλλεται έως την τελευταία εργάσιμη ημέρα του προηγούμενου μήνα στην ΕΕΤΑΑ, είτε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στην διεύθυνση Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε.
">Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε.
είτε με ταχυδρομείο στη διεύθυνση: ΕΕΤΑΑ, Μυλλέρου 73-77, 104.36 Αθήνα, για το Πρόγραμμα «Βοήθεια στο Σπίτι» υπόψη κας Ξ. Μπαλωτή.
Αντίγραφο του μηνιαίου προγραμματισμού εργαζομένων ανά εξυπηρετούμενο και τυχόν τροποποιήσεις θα τηρούνται στο αρχείο της μονάδας, στον φάκελο του ωφελούμενου – εξυπηρετούμενου.
2.3. Εβδομαδιαίος προγραμματισμός υπηρεσιών ανά Εξυπηρετούμενο (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 4)
Για κάθε εξυπηρετούμενο η Μονάδα οφείλει να συμπληρώνει τον «Εβδομαδιαίο Προγραμματισμό υπηρεσιών ανά Εξυπηρετούμενο» στο οποίο θα αναφέρονται
Τα στοιχεία του φορέα, της Μονάδας, του εξυπηρετούμενου, και η εβδομάδα στην οποία αναφέρεται ο προγραμματισμός
ανά ειδικότητα οι υπηρεσίες που θα του παρέχονται ανά εβδομάδα.
η ημερομηνία καθώς και η διάρκεια της παροχής της υπηρεσίας (ώρα άφιξης και ώρα αναχώρησης)
Τροποποιήσεις στο εβδομαδιαίο πρόγραμμα μπορούν να γίνουν
σε περίπτωση που αλλάξουν οι ανάγκες του εξυπηρετούμενου
την αλλαγή των αναγκών του εξυπηρετούμενου την βεβαιώνει ο υπεύθυνος της μονάδας με την σύμφωνη γνώμη του
εργαζόμενου της ειδικότητας από την οποία παρέχεται η εν λόγω υπηρεσία
για τα έκτακτα περιστατικά ο υπεύθυνος της Μονάδας τηρεί αρχείο εκτάκτων περιστατικών
σε περίπτωση ασθένειας του εργαζόμενου
σε περίπτωση ανωτέρας βίας
Ο εβδομαδιαίος προγραμματισμός υπηρεσιών ανά εξυπηρετούμενο θα τηρείται στο φάκελο του ωφελούμενου – εξυπηρετούμενου υπογεγραμμένος από τον υπεύθυνο της μονάδα
Η αποστολή του, όταν ζητηθεί από την ΕΕΤΑΑ, θα γίνεται άμεσα ηλεκτρονικά στη διεύθυνση : Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε.
">Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε.
για το Πρόγραμμα «Βοήθεια στο Σπίτι» υπόψη κας Ξ. Μπαλωτή.
2.4. Καρτέλα - Ημερολόγιο Εργαζόμενου (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 5)
Ο κάθε εργαζόμενος διατηρεί την ημερήσια «Καρτέλα – Ημερολόγιο Εργαζομένου» όπου θα αναγράφονται τα στοιχεία του φορέα και της μονάδας στην οποία εργάζεται καθώς και τα δικά του στοιχεία (ειδικότητα, ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο)
Για κάθε παρεχόμενη υπηρεσία συμπληρώνεται από τον εργαζόμενο η ημερομηνία και η διάρκεια της παροχής (ώρα άφιξης, ώρα αναχώρησης), τα στοιχεία του εξυπηρετούμενου και η περιγραφή της υπηρεσίας που παρασχέθηκε.
Για κάθε παρεχόμενη υπηρεσία θα πρέπει να υπάρχει η υπογραφή του εξυπηρετούμενου με την οποία βεβαιώνεται η παροχή της αντίστοιχης υπηρεσίας.
Η Καρτέλα – Ημερολόγιο Εργαζόμενου θα τηρείται πρωτοτύπως υπογεγραμμένη στη Μονάδα, στο φάκελο του εργαζόμενου.
Η αποστολή του, όταν ζητηθεί από την ΕΕΤΑΑ, θα γίνεται άμεσα ηλεκτρονικά στη διεύθυνση : Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε.
">Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε.
για το Πρόγραμμα «Βοήθεια στο Σπίτι» υπόψη κας Ξ. Μπαλωτή.
3. ΤΗΡΟΥΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ - ΜΟΝΑΔΑ
3.1. Αρχείο φορέα
Ο Φορέας οφείλει να τηρεί αρχείο του προγράμματος στο οποίο θα περιλαμβάνονται:
Αντίγραφο της αίτησης την οποία υπέβαλλε προς την ΕΕΤΑΑ για την ένταξη του στο πρόγραμμα
Αντίγραφα των δικαιολογητικών που θα υποβληθούν για την υπογραφή της σύμβασης
Αντίγραφα των παραστατικών που θα εκδοθούν για την πληρωμή του
Σχετικό αρχείο αλληλογραφίας με την ΕΕΤΑΑ (συμπεριλαμβανομένης της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας)
Την Κατάσταση εργαζομένων στις Μονάδες (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 2)
3.2. Αρχείο μονάδας
Η Μονάδα θα πρέπει να τηρεί αρχείο το οποίο θα περιλαμβάνει
Τα Συνοδευτικά Έντυπα Εντολών Τοποθέτησης (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 1)
Αλληλογραφία με την ΕΕΤΑΑ
Την Κατάσταση εργαζομένων στην Μονάδα (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 2)
3.3. Αρχείο ωφελούμενου - εξυπηρετουμένου
Για κάθε ωφελούμενο - εξυπηρετούμενο η μονάδα οφείλει να τηρεί φάκελο ο οποίος θα περιλαμβάνει :
την καρτέλα του ωφελούμενου – εξυπηρετούμενου με τα πλήρη στοιχεία του ωφελούμενου και του εξυπηρετούμενου του καθώς και τηλέφωνα ανάγκης (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 6)
το αντίγραφο της εντολής τοποθέτησης
τις εκτιμήσεις αναγκών του εξυπηρετούμενου και τυχόν τροποποιήσεις τους
τους μηνιαίους προγραμματισμούς εργαζομένων ανά εξυπηρετούμενο (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 3) και τυχόν τροποποιήσεις τους (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 7)
τους Εβδομαδιαίους Προγραμματισμούς ανά Εξυπηρετούμενο και τυχόν τροποποιήσεις τους (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 4)
την αλληλογραφία που αφορά σε τυχόν Διακοπή Παροχής Υπηρεσιών προς τον εξυπηρετούμενο
οτιδήποτε άλλο σχετικό με τον εξυπηρετούμενο κρίνεται απαραίτητο από την μονάδα.
3.4. Αρχείο εργαζομένων
Για κάθε εργαζόμενο της η μονάδα οφείλει να τηρεί φάκελο ο οποίος θα περιλαμβάνει
Το βιογραφικό του εργαζόμενου
Το πτυχίο και την άδεια άσκησης επαγγέλματος του (για τις ειδικότητες στις οποίες είναι αναγκαία)
Αντίγραφο της σύμβασης του με τον φορέα και τυχόν τροποποιήσεις της
Τις Υπογεγραμμένες Καρτέλες – Ημερολόγιο του Εργαζόμενου (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ5)
Αντίγραφα των παραστατικών πληρωμής του.
4. ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΕΝΤΥΠΩΝ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ «ΒΟΗΘΕΙΑ ΣΤΟ ΣΠΙΤΙ»
4.1. Μηνιαία παρακολούθηση του προγράμματος
ΟΠΩΣ ΑΝΑΓΡΑΦΕΤΑΙ ΚΑΙ ΣΤΗΝ ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΟΙ ΠΑΡΕΧΟΜΕΝΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΠΡΟΣ ΤΟΥΣ ΕΞΥΠΗΡΕΤΟΥΜΕΝΟΥΣ ΑΡΧΙΖΟΥΝ ΜΕ ΤΗΝ ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΩΝ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ (ΣΥΖΕΥΞΗ), ΔΗΛ. 23/06/2011 (άρθρο 2, 2.6)
Το αρχείο σε μορφή excel με την ονομασία «Μηνιαία Παρακολούθηση Μονάδας» που βρίσκεται αναρτημένο στην ιστοσελίδα της ΕΕΤΑΑ (www.eetaa.gr) ή επισυνάπτεται στην ηλεκτρονική ενημέρωση που λαμβάνετε είναι :
Α) πρότυπο και οφείλετε να το διατηρήσετε ως τέτοιο στο Αρχείο σας
Β) θα αποστέλλεται μηνιαίως και θα φέρει την ονομασία : «Παρακολούθηση Μονάδας με κωδικό……, Μηνός…. 2011»
Γ) η αποστολή θα γίνεται είτε ηλεκτρονικά στη διεύθυνση : Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε. ">Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε. είτε με ταχυδρομείο στη διεύθυνση : ΕΕΤΑΑ, Μυλλέρου 73-77, 104.36 Αθήνα, για το Πρόγραμμα «Βοήθεια στο Σπίτι» υπόψη κας Ξ. Μπαλωτή.
Το αρχείο «Μηνιαία Παρακολούθηση Μονάδας» αποτελείται από 3 φύλλα που φέρουν αντίστοιχα την ονομασία :
1)Συνοδευτικό Έντυπο Εντολής Τοποθέτησης (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ1)
2)Κατάσταση εργαζομένων στη Μονάδα (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 2)
3)Μηνιαίος Προγραμματισμός Εργαζομένων ανά Εξυπηρετούμενο (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 3)
4.2. Εβδομαδιαία παρακολούθηση του προγράμματος
Το αρχείο σε μορφή excel με την ονομασία «Εβδομαδιαίος Προγραμματισμός Υπηρεσιών ανά Εξυπηρετούμενο» που βρίσκεται αναρτημένο στην ιστοσελίδα της ΕΕΤΑΑ (www.eetaa.gr) ή επισυνάπτεται στην ηλεκτρονική ενημέρωση που λαμβάνετε είναι :
Α) πρότυπο και οφείλετε να το διατηρήσετε ως τέτοιο στο Αρχείο σας
Β) θα συμπληρώνεται αντίστοιχα για κάθε εξυπηρετούμενο:
την καρτέλα του ωφελούμενου – εξυπηρετούμενου με τα πλήρη στοιχεία του ωφελούμενου και του εξυπηρετούμενου, η οποία θα τηρείτε στο φάκελο ωφελούμενου εξυπηρετούμενου,
τον εβδομαδιαίο προγραμματισμό υπηρεσιών ανά εξυπηρετούμενο για κάθε εβδομάδα, ο οποίος θα τηρείτε στο φάκελο του ωφελούμενου – εξυπηρετούμενου υπογεγραμμένος από τον υπεύθυνο της μονάδας,
τυχόν τροποποιήσεις του εβδομαδιαίου προγραμματισμού υπηρεσιών ανά εξυπηρετούμενο οι οποίες θα τηρούνται στο φάκελο του ωφελούμενου – εξυπηρετούμενου, υπογεγραμμένες αναλόγως,
την καρτέλα – ημερολόγιο ανά εργαζόμενο, ανά ημέρα, η οποία αφού συμπληρωθεί με τις υπογραφές των εξυπηρετουμένων θα τηρείται στο φάκελο του εργαζόμενου υπογεγραμμένη αναλόγως.
Γ) η αποστολή, όταν ζητηθεί από την ΕΕΤΑΑ, θα γίνεται άμεσα ηλεκτρονικά στη διεύθυνση : Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε. ">Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε. για το Πρόγραμμα «Βοήθεια στο Σπίτι» υπόψη κας Ξ. Μπαλωτή και θα φέρει την ονομασία : «Εβδομαδιαία Παρακολούθηση Μονάδας με κωδικό……, Μηνός…. 2011, Εβδομάδας ….2011»
.
Το αρχείο «Εβδομαδιαίος Προγραμματισμός Υπηρεσιών ανά Εξυπηρετούμενο» αποτελείται από 4 φύλλα που φέρουν αντίστοιχα την ονομασία :
1.Καρτέλα Ωφελούμενου – Εξυπηρετούμενου (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 6)
2.Εβδομαδιαίος Προγραμματισμός Υπηρεσιών ανά Εξυπηρετούμενο (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 4)
3.Τροποποιήσεις Προγραμματισμού Υπηρεσιών ανά Εξυπηρετούμενο (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 7)
4.Καρτέλα – Ημερολόγιο ανά Εργαζόμενο (ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 5)
5. ΈΛΕΓΧΟΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ
Ο Ανάδοχος οφείλει να παρέχει στοιχεία για παρακολούθηση και έλεγχο όποτε του ζητηθεί, σύμφωνα με τις κατευθύνσεις της Ε.Ε.Τ.Α.Α. Α.Ε. και της Ειδικής Υπηρεσίας Διαχείρισης του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ανάπτυξη Ανθρώπινου Δυναμικού» και άλλων αρμοδίων αρχών, καθώς και να αποδέχεται τους προβλεπόμενους ελέγχους και επιτόπιες επαληθεύσεις που θα διενεργούνται από την Ε.Ε.Τ.Α.Α. Α.Ε. και από τα αρμόδια Εθνικά και Ευρωπαϊκά όργανα που ορίζονται στην εθνική και κοινοτική νομοθεσία.
Ο ανάδοχος και οι μονάδες τους οφείλουν να τηρούν τα αρχεία όπως αυτά περιγράφονται στην ενότητα «ΤΗΡΟΥΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΟΡΕΑ – ΜΟΝΑΔΑ» και να φροντίζουν για την έγκαιρη αποστολή των εντύπων όπως αυτή περιγράφεται στην ενότητα «ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΕΝΤΥΠΩΝ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ» .
5.1. Eξ΄ αποστάσεως έλεγχοι
Η εξ΄ αποστάσεως παρακολούθηση του προγράμματος θα είναι συνεχής και θα βασίζεται :
oστα έντυπα τα οποία θα αποστέλλονται στην ΕΕΤΑΑ από τις μονάδες κάθε μήνα:
Μηνιαία κατάσταση εργαζομένων στη Μονάδα
Συνοδευτικό έντυπο εντολής τοποθέτησης
Μηνιαίος προγραμματισμός ειδικοτήτων εργαζομένων ανά εξυπηρετούμενο σε συνδυασμό με
oστα έντυπα τα οποία θα τηρούνται στην μονάδα ή και στον φορέα και θα ζητούνται από την ΕΕΤΑΑ για άμεση αποστολή:
Εβδομαδιαίος προγραμματισμός υπηρεσιών ανά εξυπηρετούμενο και οι τροποποιήσεις του
Καρτέλα – ημερολόγιο εργαζομένου
oσε τηλεφωνική επικοινωνία με ωφελούμενους – εξυπηρετούμενους.
5.2. Επιτόπιοι έλεγχοι
Κατά την διάρκεια υλοποίησης του προγράμματος θα διενεργηθούν επιτόπιοι έλεγχοι από την Ε.Ε.Τ.Α.Α. Α.Ε. και από τα αρμόδια Εθνικά και Ευρωπαϊκά όργανα που ορίζονται στην εθνική και κοινοτική νομοθεσία.
Οι ανάδοχοι και οι μονάδες τους οφείλουν να διευκολύνουν την διαδικασία ελέγχου.
Οι επιτόπιοι έλεγχοι θα διενεργηθούν με :
επισκέψεις στους εξυπηρετούμενους,
επισκέψεις στην έδρα του φορέα καθώς και
επισκέψεις στις Μονάδες.
