Ηλεκτρονική υποβολή εντύπων ΣΕΠΕ οδηγίες
Διευκρινήσεις αναφορικά με την διαδικασία υποχρεωτικής ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων ΣΕΠΕ
Aναφορικά με την διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων μέσω του ΠΣ ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, και δεδομένης της συνεχούς επεξεργασίας στοιχείων και ερωτημάτων δίνονται συμπληρωματικές διευκρινήσεις προκειμένου να υπάρξει από τις υπηρεσίες ενιαίος τρόπος αντιμετώπισης ζητημάτων που προκύπτουν κατά την εφαρμογή του εν λόγω συστήματος ως προς τα έντυπα αρμοδιότητας ΣΕΠΕ.
Καταρχάς, δεδομένου ότι σε ορισμένες περιπτώσεις έχουν αναφερθεί προβλήματα εισόδου στο ΠΣ μέσω της ηλεκτρονικής διεύθυνσης του Υπουργείου Εργασίας, www.ypakp.gr, είναι προτιμότερο οι υπηρεσίες να παραπέμπουν τις επιχειρήσεις στη διεύθυνση eservices.yeka.gr .
Πρόσβαση στο ΠΣ ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΙΚΑ-ΕΤΑΜ έχουν μόνο οι εργοδότες οι οποίοι έχουν απογραφεί στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, δηλαδή είναι εγγεγραμμένοι στα
αντίστοιχα μητρώα εργοδοτών, και θα χρησιμοποιούν τον ίδιο συνδυασμό ονόματος και κωδικού χρήστη που έχουν στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.
Οι εργοδότες καλούνται πρώτα να διαβάσουν τις αναλυτικές οδηγίες υποβολής των εντύπων που υπάρχουν στο ΠΣ και στη συνέχεια θα γίνονται
διευκρινήσεις επί συγκεκριμένων ζητημάτων.
Στο παρόν έγγραφο, αρχικά, συμπεριλαμβάνονται και οι από 28-2-13 αρχικές επεξηγήσεις.
1. Η πρώτη ηλεκτρονική υποβολή για κάθε παράρτημα της επιχείρησης υποβάλλεται ως «Ε4 ΑΡΧΙΚΟΣ» πίνακας, με αναγραφή του είδους της
μεταβολής (αποδοχές, πρόγραμμα εργασίας ή πρόσληψη) στις γενικές παρατηρήσεις. Σε κάθε επόμενη μεταβολή για το ίδιο παράρτημα δηλώνεται ο
αρ. πρωτ. και η ημ/νία της πρώτης ηλεκτρονικής υποβολής.
2. Η επανυποβολή του ετήσιου πίνακα προσωπικού είναι προαιρετική.
3. Διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή. Για το σκοπό αυτό ο εργοδότης εκτυπώνει το ηλεκτρονικά υποβληθέν έντυπο,
συνοδεύοντάς το με: α) γραπτή επιστολή με διευκρινίσεις ως προς την επιθυμητή διόρθωση και εφόσον είναι αναγκαίο, β) συμπληρωμένο έντυπο με
τα ορθά στοιχεία, και τα υποβάλλει με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία ΣΕΠΕ.
4. Μετά την έναρξη της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής υποβολής, από 01-03-2013, οι υπηρεσίες συνεχίζουν να παραλαμβάνουν καταστάσεις προσωπικού μόνο
για εργοδότες οι οποίοι δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση στο ΠΣ ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ εξ’ αιτίας του ιδίου του ΠΣ.
Οι εργοδότες αυτοί χωρίζονται ενδεικτικά σε:
i) εργοδότες που έχουν απογραφεί στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ με περισσότερα του ενός ΑΜΕ
ii) εργοδότες που δεν έχουν απογραφεί με ΑΦΜ στο πληροφοριακό σύστημα ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (κάτι που έως τώρα έχει διαπιστωθεί ότι συμβαίνει με τους
διαχειριστές πολυκατοικιών)
iii) εργοδότες που δεν έχουν την υποχρέωση απογραφής στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ λόγω του ότι απασχολούν εργαζόμενους οι οποίοι δεν ασφαλίζονται στο ΙΚΑ-
ΕΤΑΜ (έως τώρα τέτοια περίπτωση έχει αναφερθεί για τους εργάτες γης). Με βάση τα παραπάνω, οι υπηρεσίες του ΣΕΠΕ θα ακολουθούν, κατά περίπτωση, μια από τις ακόλουθες διαδικασίες:
Α. Όταν στον εργοδότη έχουν αποδοθεί περισσότερα του ενός ΑΜΕ για τον ίδιο ΑΦΜ, τότε ο υπάλληλος θα παραλαμβάνει έγγραφο, που να πιστοποιεί τον
Αριθμό Μητρώου Εργοδότη (ΑΜΕ) από το ΙΚΑ. Στη συνέχεια, θα τον εισάγει στο πεδίο «ΑΜΕ Εργοδότη» του μενού «Μητρώα» - «Ενημέρωση Εργοδότη»
και θα κάνει κλικ στο κουμπί «Ενημέρωση». Εφόσον εμφανιστεί μήνυμα διαφορετικό από το «Η ενημέρωση τελείωσε με επιτυχία», αυτό σημαίνει ότι ο
εργοδότης δεν έχει τη δυνατότητα πρόσβασης στο ΠΣ ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ και ως εκ τούτου θα πρέπει να ακολουθείται η διαδικασία κατάθεσης με προσέλευση στην
αρμόδια υπηρεσία του ΣΕΠΕ (βλέπε συνημμένο αρχείο)
Β. Στις υπόλοιπες δύο περιπτώσεις ο εργοδότης θα πρέπει να αποδείξει είτε ότι δεν έχει απογραφεί με ΑΦΜ στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (διαχειριστές πολυκατοικιών) ή ότι
απασχολεί εργαζόμενους, οι οποίοι δεν ασφαλίζονται στο ΙΚΑ-ΕΤΑΜ και ως εκ τούτου δεν έχει απογραφεί στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (για απασχόληση εργατών γης).
Σε κεντρικό επίπεδο θα καταρτιστεί μητρώο με όσους εργοδότες δεν έχουν πρόσβαση στο ΠΣ ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ. Για το σκοπό αυτό οι υπηρεσίες που θα
διαπιστώνουν αδυναμία πρόσβασης, σύμφωνα με τα Α και Β της προηγούμενης παραγράφου, θα αποστέλλουν ηλεκτρονικά στο E-mail Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε.
τα
παρακάτω στοιχεία εργοδότη:
α/α ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΑΜΕ ΑΦΜ ΑΙΤΙΑ ΑΔΥΝΑΜΙΑΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ
Τα στοιχεία του μητρώου αυτού θα ελέγχονται κεντρικά και το μητρώο θα αποστέλλεται ενημερωμένο σε όλες τις υπηρεσίες κοινωνικής επιθεώρησης, ώστε οι
εργοδότες που περιλαμβάνονται σ’ αυτό να εξαιρούνται από την υποχρεωτική ηλεκτρονική υποβολή.
Ακολουθούν τρόποι κοινής αντιμετώπισης ορισμένων ιδιαίτερων περιπτώσεων όπως αναφέρθηκαν από πολίτες και συναδέλφους
ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΠΙΝΑΚΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Ή ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΜΕΣΩ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ, ΦΑΞ, E-MAIL ΚΛΠ
Σε περίπτωση που επιχειρήσεις αποστέλλουν πίνακες προσωπικού ή προγράμματα εργασίας ταχυδρομικά, μέσω φαξ ή στο e-mail της υπηρεσίας, τότε το
έντυπο καταχωρείται στο γενικό πρωτόκολλο και αποστέλλεται στην επιχείρηση απαντητικό έγγραφο αναφορικά με την υποχρέωση υποβολής του μέσω του Π.Σ.
ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ (βλέπε συνημμένο υπόδειγμα).
Εάν οι εργοδότες εμπίπτουν στις εξαιρέσεις υποχρεωτικής ηλεκτρονικής υποβολής, τότε οι υπηρεσίες παραλαμβάνουν το έγγραφο που έχει αποσταλεί και το
καταχωρούν στο αντίστοιχο βιβλίο πρωτοκόλλου.
ΕΞΑΙΡΕΣΕΙΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ – ΕΚΠΡΟΘΕΣΜΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΚΑΤΑΘΕΣΗ ΜΕ ΠΡΟΣΕΛΕΥΣΗ ΣΤΗΝ ΥΠΗΡΕΣΙΑ
Οι Υπηρεσίες του ΣΕΠΕ συνεχίζουν να τηρούν τα πρωτόκολλα που αφορούν στα έντυπα που κατατίθενται με προσέλευση για τις περιπτώσεις: α) που εξαιρούνται
από την υποχρέωση ηλεκτρονικής υποβολής, β) για τις εκπρόθεσμες υποβολές και γ) όταν πραγματοποιούνται διορθώσεις επί των ηλεκτρονικά υποβληθέντων πινάκων και
είναι αναγκαία η συμπλήρωση εντύπου με τα ορθά στοιχεία. Ο αριθμός πρωτοκόλλου εξακολουθεί την ήδη υπάρχουσα αρίθμηση.
ΑΔΥΝΑΜΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΕΝΤΥΠΟΥ ΩΣ ΕΚΠΡΟΘΕΣΜΟΥ ΠΑΡΟΛΟ ΠΟΥ ΔΕΝ ΕΧΕΙ ΠΑΡΕΛΘΕΙ Η ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ
Σε περίπτωση που κατά την προσπάθειά μιας επιχείρησης να υποβάλλει κάποιο έντυπο εμφανίζεται μήνυμα για εκπρόθεσμη υποβολή του παρόλο που δεν
έχει παρέλθει η προβλεπόμενη προθεσμία, το πρόβλημα πιθανότατα να οφείλεται στο γεγονός ότι επιχειρείται η υποβολή πίνακα ο οποίος έχει αποθηκευτεί προσωρινά, με
αποτέλεσμα το σύστημα να λαμβάνει υπόψη την παρελθούσα ημερομηνία αποθήκευσης. Ο εργοδότης λοιπόν καλείται να διαγράψει τον εν λόγω πίνακα και να
τον υποβάλλει εκ νέου ηλεκτρονικά.
όλες οι οδηγίες για την ηλεκτρονική υποβολή εντύπων ΣΕΠΕ
