Στην εγκύκλιο αναφέρετε ότι στο πλαίσιο του Εθνικού Στρατηγικού Πλαισίου Αναφοράς (ΕΣΠΑ) και συγκεκριμένα του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκληση» ξεκινά άμεσα η υλοποίηση του καίριας σημασίας και πανελλαδικής εμβέλειας έργου Εθνικό Ληξιαρχείο .
Το έργο αφορά στη δημιουργία υποδομής Εθνικού Ληξιαρχείου, όπου θα καταγράφονται, θα μεταβάλλονται και θα παρακολουθούνται με σύγχρονο και συστηματικό τρόπο όλες οι νέες ληξιαρχικές πράξεις που δηλώνονται / δημιουργούνται στα Ληξιαρχεία, καθώς και στη δημιουργία ψηφιακού αρχείου από τις υφιστάμενες ληξιαρχικές πράξεις που είναι καταχωρημένες στα βιβλία των Ληξιαρχείων της χώρας.
Σκοπός του έργου είναι η γρήγορη και αποτελεσματική εξυπηρέτηση του πολίτη κατά τις συναλλαγές του με τα Ληξιαρχεία της χώρας ή άλλους φορείς του Δημοσίου τομέα, με αυτοματοποιημένη ηλεκτρονική έκδοση αντιγράφων ληξιαρχικών πράξεων, και η διαλειτουργικότητα φορέων της Δημόσιας Διοίκησης με την κεντρική βάση του Εθνικού Ληξιαρχείου που θα δημιουργηθεί, ώστε σταδιακά να καταστεί δυνατή η κατάργηση έκδοσης αυτών των αντιγράφων.
Το έργο «Εθνικό Ληξιαρχείο» ανά υποέργο αφορά συνοπτικά στα εξής:
Υποέργο 1 – Μητρώο Πολιτών: α) Δημιουργία κεντρικής υποδομής (εξοπλισμός και λογισμικό) στο Υπουργείο Εσωτερικών (ΥΠΕΣ) για την υποστήριξη της δημιουργίας ενός Μητρώου Πολιτών, ώστε να γίνει δυνατή η λειτουργία ενός συστήματος, όπου:
i. μέσω μίας ενιαίας διαδικτυακής εφαρμογής διαχείρισης, διαπιστευμένοι χρήστες του ΥΠΕΣ και των Δήμων, θα έχουν τη δυνατότητα να εισέρχονται στο σύστημα, να καταχωρούν, αναζητούν, τροποποιούν/επεξεργάζονται, παρακολουθούν και εκτυπώνουν οποιοδήποτε είδος ληξιαρχικών και δημοτολογικών γεγονότων Πολιτών, τα οποία δηλώνονται & δημιουργούνται στα κατά τόπους αρμόδια Ληξιαρχεία και Δημοτολόγια της χώρας,
ii. διαπιστευμένοι φορείς της Δημόσιας Διοίκησης (Φορείς Διαλειτουργικότητας) θα έχουν τη δυνατότητα να αντλούν αυτοματοποιημένα από το σύστημα, Ληξιαρχικά στοιχεία και στοιχεία δημοτικής κατάστασης Πολιτών.
β) Δημιουργία μηχανισμού για αυτοματοποιημένη αντιπαραβολή των στοιχείων δημοτικής κατάστασης που τηρούνται στη βάση δεδομένων του Εθνικού Δημοτολογίου με τα ληξιαρχικά στοιχεία που θα μεταπέσουν στη βάση δεδομένων του Εθνικού Ληξιαρχείου, βελτίωση της ποιότητας των στοιχείων μέσω αντιπαραβολής του Εθνικού Δημοτολογίου και του Εθνικού Ληξιαρχείου και εν τέλει διασύνδεσή τους.
Υποέργο 2 – Μηχανογράφηση: Προμήθεια και εγκατάσταση του απαραίτητου εξοπλισμού σε όλα τα Ληξιαρχεία της χώρας.
Υποέργα 3 έως 7 – Ψηφιοποίηση Ληξιαρχικών Πράξεων: Ψηφιοποίηση, με τη μέθοδο της σάρωσης και της καταχώρησης των ληξιαρχικών πράξεων (ΛΠ), που τηρούνται χειρόγραφα σε όλα τα Ληξιαρχεία της χώρας.
Υποέργο 8: Υποστηρικτικές Δράσεις προς τις ομάδες καταχώρησης των Αναδόχων και Δράσεις Ενσωμάτωσης Τεχνογνωσίας του Φορέα Λειτουργίας : Υποστηρικτικές δράσεις προς τις ομάδες του Αναδόχου καταχώρησης των ληξιαρχικών πράξεων όσον αφορά σε διευκρινήσεις / επεξηγήσεις / ερμηνείες που θα δίνονται από ειδικούς (υπαλλήλους ληξιαρχείων) σε περιπτώσεις δυσανάγνωστων ληξιαρχικών πράξεων με στόχο την αύξηση της ποιότητας του τελικού προϊόντος.
Υποέργο 9 – Εκπαίδευση & Υποστήριξη Δήμων: Εκπαίδευση και υποστήριξη (επιτόπια και τηλεφωνική) του συνόλου των χρηστών που θα χρησιμοποιήσουν τα Υποσυστήματα που θα υλοποιηθούν στο πλαίσιο του έργου.
Θα πρέπει να σημειωθεί ότι το έργο αφορά στο σύνολο των Ληξιαρχείων της χώρας (1034) και συντίθεται από τα ανωτέρω Υποέργα (Υποέργα 1-9), τα οποία θα υλοποιηθούν από διαφορετικούς Αναδόχους.
Κύριος του έργου είναι το Υπουργείο Εσωτερικών και Δικαιούχος η Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε. (ΚτΠ ΑΕ), η οποία έχει αναλάβει την εκτέλεση σειράς ενεργειών στο πλαίσιο υλοποίησης του έργου.
Αντικείμενο των εν λόγω υποέργων είναι η ψηφιοποίηση (σάρωση και καταχώρηση) των ΛΠ που τηρούνται στα Ληξιαρχεία και η μετάπτωσή τους στην Κεντρική Υποδομή του Εθνικού Ληξιαρχείου στο ΥΠΕΣ. Η υλοποίηση των έργων αυτών αναμένεται να εκτελεστεί παράλληλα με το έργο «Πληροφοριακό Σύστημα Μητρώου Πολιτών» και να ολοκληρωθούν εντός χρονικού διαστήματος περίπου 2,5 ετών.
Ειδικότερα, το κάθε ένα από τα υποέργα αυτά περιλαμβάνει:
• Την ψηφιοποίηση με τη μέθοδο της σάρωσης των υφιστάμενων Βιβλίων ΛΠ στο σύνολο των Ληξιαρχείων που αφορούν σε κάθε έργο.
• Τη δημιουργία μεταδομένων και λοιπών υποστηρικτικών ψηφιακών αρχείων για το ψηφιοποιημένο υλικό.
• Τον ποιοτικό έλεγχο των σαρωμένων ληξιαρχικών πράξεων.
• Την καταχώρηση, για συγκεκριμένο βάθος χρόνου, των ληξιαρχικών στοιχείων των ΛΠ, που περιέχονται στα ψηφιοποιημένα Βιβλία ΛΠ. Η καταχώρηση θα γίνεται με τη μέθοδο της απευθείας πληκτρολόγησης (data entry) μέσω ειδικής εφαρμογής που θα παρέχει ο Ανάδοχος, ενώ η αποθήκευση των δεδομένων θα γίνεται σε βάση δεδομένων συγκεκριμένης γραμμογράφησης.
• Τον ποιοτικό έλεγχο των καταχωρημένων στοιχείων Ληξιαρχικών Πράξεων, με τρόπο που να εξασφαλίζεται η ακεραιότητα των δεδομένων και η αποφυγή λαθών (διπλή καταχώρηση της ίδιας ληξιαρχικής πράξης και δειγματοληπτικός έλεγχος βάσει συγκεκριμένης μεθοδολογίας).
• Τη διαχείριση των μη αναγνώσιμων δεδομένων ληξιαρχικών πράξεων βάσει συγκεκριμένης μεθοδολογίας, με στόχο την καταχώρηση αυτών των δεδομένων σε δεύτερο χρόνο στο πλαίσιο του έργου.
• Την υποστήριξη της διαδικασίας μετάπτωσης των καταχωρημένων δεδομένων στην Κεντρική Υποδομή του Εθνικού Ληξιαρχείου.
Αντικείμενο εργασίας Υπευθύνων ανά Ληξιαρχείο και καθορισμός αρμοδιοτήτων τους στο πλαίσιο υλοποίησης του έργου «Εθνικό Ληξιαρχείο»
Όπως γίνεται κατανοητό από τα παραπάνω, ο ρόλος των Υπευθύνων ανά Ληξιαρχείο καθώς και των Ληξιάρχων για την υποστήριξη και ομαλή διεξαγωγή του έργου «Εθνικό Ληξιαρχείο» στο σύνολό του, αλλά και των επιμέρους υποέργων Μηχανογράφησης, Ψηφιοποίησης ΛΠ και Εκπαίδευσης είναι καθοριστικής σημασίας και κρισιμότητας προκειμένου για την ομαλή έκβαση και επιτυχή ολοκλήρωσή του. Για τους λόγους αυτούς, θα πρέπει να οριστεί ένας Υπεύθυνος ανά Ληξιαρχείο με τον αναπληρωτή του με τις κατωτέρω αρμοδιότητες και υποχρεώσεις ανά υποέργο, ως εξής:
Υποέργο 2 – Μηχανογράφηση:
• Για την επικοινωνία με τον Ανάδοχο του υποέργου «Μηχανογράφηση Ληξιαρχείων».
• Για την ποσοτική παραλαβή στο χώρο ευθύνης τους.
Υποέργα 3 έως 7 – Ψηφιοποίηση Ληξιαρχικών Πράξεων:
• Για την επικοινωνία με τον εκάστοτε Ανάδοχο Ψηφιοποίησης ΛΠ και υλοποίησης όλων των απαραίτητων διοικητικών ενεργειών και συνεννοήσεων μεταξύ των υπευθύνων του Ληξιαρχείου και των στελεχών του κινητού συνεργείου του αναδόχου.
• Για τη συνεργασία με τον Ανάδοχο ώστε να πραγματοποιηθεί η επικαιροποίηση της υφιστάμενης κατάστασης του έργου. Η συνεργασία αυτή μπορεί να είναι είτε επιτόπια είτε εγγράφως και όχι μόνο τηλεφωνική.
• Για την εξεύρεση του κατάλληλου χώρου εγκατάστασης του Εξοπλισμού (Σαρωτές & Σταθμοί Εργασίας) του Αναδόχου εντός ή εκτός του Ληξιαρχείου για την υλοποίηση του έργου, την υποδοχή των κινητών συνεργείων σάρωσης του Αναδόχου στους χώρους του Ληξιαρχείου και την υπόδειξη του χώρου εγκατάστασης του Εξοπλισμού με στόχο τη βέλτιστη οργάνωση και εκτέλεση των εργασιών ψηφιοποίησης των ΛΠ.
• Για τη μέριμνα τήρησης του χρονοπρογραμματισμού των επισκέψεων του Αναδόχου προκειμένου να σαρωθούν οι ΛΠ εντός των συντομευμένων χρονοδιαγραμμάτων υλοποίησης του έργου.
• Για την προετοιμασία και παρακολούθηση του έργου της σάρωσης και τεκμηρίωσης των ΛΠ, της διαδικασίας παράδοσης – παραλαβής τους και της σύνταξης των σχετικών πρωτοκόλλων. Αναλυτικότερα:
o Συνεργασία με τον Ανάδοχο για την οργάνωση, και τακτοποίηση του υφιστάμενου αρχείου ΛΠ στα βιβλία του Ληξιαρχείου.
o Ειδική σήμανση των βιβλίων από τους υπάλληλους των Ληξιαρχείων, τα οποία χρειάζονται προσεκτική μεταχείριση (π.χ. λόγω της κατάστασής τους).
o Προσδιορισμός και παράδοση των ΛΠ για ψηφιοποίηση.
o Παρακολούθηση της σάρωσης και τεκμηρίωσης των ΛΠ.
o Παραλαβή/επιστροφή από τον Ανάδοχο των ΛΠ και επανάληψη του κύκλου.
Η διαδικασία παράδοσης – παραλαβής του παραγόμενου υλικού σάρωσης περιγράφεται αναλυτικά στην παράγραφο Α.3.1.7 της αντίστοιχης Διακήρυξης.
• Για την πραγματοποίηση καθημερινών δειγματοληπτικών ποιοτικών και ποσοτικών ελέγχων των ΛΠ που σαρώθηκαν και σύνταξης των σχετικών αναφορών.
