Σύμφωνα με το άρθρο 6 του νόμου, όλες οι επιχειρήσεις που έχουν καταχωριστεί στο Μητρώο, όπως ορίζεται στο άρθρο 5, υποχρεούνται να τηρούν αναλυτικά αρχεία σχετικά με τους προμηθευτές πρώτων υλών, τις ποσότητες που εισάγουν, την προέλευση των πρώτων υλών, καθώς και τη ροή της παραγωγικής διαδικασίας.
Τα αρχεία πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες για τη συσκευασία και ανασυσκευασία των τελικών προϊόντων, τις εξερχόμενες ποσότητες και τους τελικούς αποδέκτες των προϊόντων. Ιδιαίτερη σημασία δίνεται στη διασφάλιση της σύνδεσης μεταξύ κάθε παρτίδας πρώτων υλών που εισέρχεται και της αντίστοιχης παρτίδας τελικών προϊόντων που εξέρχεται από την επιχείρηση.
Περαιτέρω, όταν τα προϊόντα αυτά διακινούνται είτε προσυσκευασμένα είτε μη προσυσκευασμένα, είναι υποχρεωτικό να συνοδεύονται από τα προβλεπόμενα φορολογικά έγγραφα. Σε αυτά τα έγγραφα πρέπει να αναγράφονται η καταχωρισμένη ονομασία του προϊόντος και η ένδειξη Π.Ο.Π., Π.Γ.Ε. ή Ε.Π.Ι.Π., σύμφωνα με τις απαιτήσεις της νομοθεσίας.
Επιπλέον, οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να υποβάλλουν ηλεκτρονικά αρχεία στον ΕΛ.Γ.Ο. - ΔΗΜΗΤΡΑ, τον αρμόδιο φορέα για την παρακολούθηση των Π.Ο.Π., Π.Γ.Ε. και Ε.Π.Ι.Π. Τα αρχεία αυτά περιλαμβάνουν δηλώσεις παραγωγής, αποθεμάτων και ποσότητες που διακινήθηκαν τόσο στην εγχώρια αγορά όσο και σε χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης, καθώς και στοιχεία για τις εξαγωγές σε τρίτες χώρες. Οι επιχειρήσεις οφείλουν επίσης να υποβάλλουν πληροφορίες σχετικά με τον κύκλο εργασιών τους και οποιοδήποτε άλλο στοιχείο ζητηθεί που σχετίζεται με τη δραστηριότητά τους στον τομέα αυτό.
Τέλος, σύμφωνα με τις διατάξεις του νόμου, οι επιχειρήσεις πρέπει να ενημερώνουν άμεσα εγγράφως τον ΕΛ.Γ.Ο. - ΔΗΜΗΤΡΑ για οποιαδήποτε μεταβολή που μπορεί να επηρεάσει την καταχώρισή τους στο Μητρώο. Αυτό περιλαμβάνει αλλαγές στη νομική μορφή της εταιρείας, την επωνυμία, την ετικέτα, τον μηχανολογικό εξοπλισμό, καθώς και τροποποιήσεις στη διαδικασία παραγωγής ή στους αποθηκευτικούς χώρους, όπως οι δεξαμενές ή τα ψυγεία.
