Είναι δηλαδή, δυνατή η θέσπιση όρων και προϋποθέσεων, υπό τις οποίες είναι επιτρεπτή η επεξεργασία τους, προς προστασία των δικαιωμάτων και των θεμελιωδών ελευθεριών των φυσικών προσώπων και ιδίως της ιδιωτικής ζωής.
Για τον σκοπό, άλλωστε, αυτόν, προκειμένου τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα να τύχουν νόμιμης επεξεργασίας, απαιτείται σε κάθε περίπτωση να συντρέχουν οι εκ του νόμου τιθέμενες προϋποθέσεις, οι οποίες μεταξύ άλλων ορίζουν ότι τα δεδομένα πρέπει να συλλέγονται και να υφίστανται επεξεργασία κατά τρόπο θεμιτό και νόμιμο, για σαφείς και νόμιμους σκοπούς.
Συνεπώς, όταν εκτελείται επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, πρέπει αυτή να προβλέπεται ειδικώς από διάταξη νόμου, σύμφωνη με το Σύνταγμα, άλλως η επεξεργασία είναι μη νόμιμη και επιβάλλεται η διακοπή της.
Κατ’ αρχήν η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων είναι νόμιμη μόνον εάν το υποκείμενο έχει δώσει τη συγκατάθεσή του, αφού προηγουμένως έχει ενημερωθεί, κατά τρόπο πρόσφορο και σαφή.
Κατ' εξαίρεση, δεν απαιτείται η συγκατάθεση του υποκειμένου για την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν, όταν, πλην άλλων περιπτώσεων, η επεξεργασία είναι αναγκαία για την εκτέλεση έργου που εμπίπτει στην άσκηση δημόσιας εξουσίας και εκτελείται από δημόσια αρχή.
Τέτοια δε περίπτωση είναι η άσκηση της πειθαρχικής εξουσίας των οργάνων της αστυνομικής αρχής, κατά τις διατάξεις του πειθαρχικού δικαίου που τη διέπουν, κατά το σκεπτικό της πρόσφατης με αριθμό 194/2021 απόφασης του Συμβουλίου της Επικρατείας.
Εξάλλου, προκειμένου περί ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων, όπως είναι μεταξύ άλλων τα δεδομένα που αφορούν στη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, η συλλογή και η επεξεργασία τους κατ’ αρχήν απαγορεύεται.
Κατ’ εξαίρεση όμως, η επεξεργασία είναι νόμιμη εφόσον πραγματοποιείται αποκλειστικά για σκοπούς που συνδέονται άμεσα με παροχή υπηρεσιών στον δημόσιο τομέα, είναι αναγκαία για την εκπλήρωση υποχρέωσης που επιβάλλει ο νόμος και το υποκείμενο έχει προηγουμένως ενημερωθεί σχετικά με τα δεδομένα, τον σκοπό και τα στοιχεία του υπευθύνου επεξεργασίας.
Τέτοια δε περίπτωση είναι και η επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων που γίνεται στο πλαίσιο πειθαρχικής έρευνας, η οποία διενεργείται για το υποκείμενο των δεδομένων, το οποίο ενημερώνεται κατά τις διατάξεις που διέπουν την πειθαρχική διαδικασία, για τα στοιχεία του φακέλου της πειθαρχικής του υποθέσεως και του παρέχεται πρόσβαση σε αυτά.
Στην ένδικη περίπτωση, το Συμβούλιο της Επικρατείας, έκρινε ότι η χρήση και επεξεργασία από πειθαρχικό όργανο οπτικοακουστικού υλικού, που φανερώνει και αποκαλύπτει τη συνδικαλιστική ιδιότητα της υπαλλήλου αστυνομικού χωρίς τη συγκατάθεση της τελευταίας, ήταν σύννομη, καθόσον η επίμαχη επεξεργασία (οπτικοακουστικό υλικό) έλαβε χώρα στο πλαίσιο της διερεύνησης της τυχόν διάπραξης από την αιτούσα πειθαρχικού παραπτώματος, δηλαδή ήταν αναγκαία για την εκτέλεση έργου που συνδέεται με την παροχή υπηρεσιών στον δημόσιο τομέα, καθώς και ότι κατά την επεξεργασία του επίμαχου αρχείου η αιτούσα ενημερώθηκε προσηκόντως για το επίμαχο αρχείο και τη δυνατότητα πρόσβασης σε αυτό στο προβλεπόμενο από τον πειθαρχικό νόμο στάδιο της κλήσεως αυτής σε απολογία.
Τέλος, καθίσταται πρόδηλο ότι ακόμα και όταν εξυπηρετείται υπέρτερο έννομο συμφέρον ή ευρύτερος σκοπός δημόσιας υπηρεσίας, όπως η διερεύνηση και τιμώριση πειθαρχικών παραπτωμάτων, απαιτείται για το νόμιμο της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων η ενημέρωση του υποκειμένου για τον σκοπό της επεξεργασίας, τον υπεύθυνο επεξεργασίας, καθώς και για τον τρόπο πρόσβασης σε αυτό.
