Σύμφωνα με την εγκύκλιο του ΙΚΑ προκειμένου να εξασφαλισθεί η ενιαία και ομοιόμορφη αντιμετώπιση των αναφερόμενων στο θέμα ζητημάτων, ώστε, στο πλαίσιο της νομιμότητας, αφενός να προστατευθούν τα δικαιώματα των ασφαλισμένων και τα συμφέροντα του Ιδρύματος και αφετέρου να περιορισθεί το διοικητικό κόστος των υπηρεσιών μας με την αποφυγή μη αναγκαίων ενεργειών, το Ίδρυμα Κοινωικών Ασφαλίσεων κρίνεται σκόπιμο να παρέχει τις κάτωθι διευκρινίσεις και οδηγίες:
Συγκεκριμένα ορίζεται ρητά η (μοναδική) διαδικασία αναγνώρισης χρόνου ασφάλισης (περιόδων απασχόλησης μέχρι 31/12/2001) σε περιπτώσεις απώλειας ή καταστροφής των αντίστοιχων ασφαλιστικών βιβλιαρίων.
Κατά την έννοια των διατάξεων αυτών, πρέπει, όποτε ο ασφαλισμένος διαπιστώσει απώλεια ή καταστροφή των ασφαλιστικών του βιβλιαρίων να υποβάλει σχετική Υπεύθυνη Δήλωση Απώλειας Ασφαλιστικού Βιβλιαρίου (Υ.Δ.Α.Α.Β.), η οποία διεκπεραιώνεται βάσει των προβλεπόμενων οδηγιών
Σύμφωνα με αυτές ερευνάται καταρχήν ο ατομικός φάκελος του ασφαλισμένου, για τυχόν ύπαρξη σ'αυτόν του φερόμενου ως απολεσθέντος ασφαλιστικού βιβλιαρίου.
Ακολούθως, εξετάζονται η Π.Α.Η.Ε. (Πινακίδα Ανακεφαλαίωσης Ημερών Εργασίας) και το Απόσπασμα Λογαριασμού Ασφαλισμένου. Εάν στην Π.Α.Η.Ε. δεν έχει καταχωρηθεί ανακεφαλαιωμένος χρόνος ασφάλισης ερευνώνται οι Πίνακες Γενικών Λογαριασμών και Μηχανογράφησης, οι οποίοι περιλαμβάνουν ανακεφαλαιώσεις αναγγελθείσες μέχρι 31/12/1973 και 31/12/1979 αντιστοίχως
Όταν από την εν λόγω έρευνα διαπιστώνεται ότι το αίτημα του ενδιαφερόμενου καλύπτεται πλήρως (δηλ. ολόκληρος ο αναζητούμενος χρόνος έχει ήδη ανακεφαλαιωθεί), του αποστέλλεται απευθείας, από την υπηρεσία Μητρώου Ασφαλισμένων του Υποκαταστήματος απογραφής του, σχετικό ενημερωτικό έγγραφο (με κοινοποίηση στο Υποκατάστημα παραλαβής της Υ.Δ.Α.Α.Β.) και η διαδικασία ολοκληρώνεται, χωρίς περαιτέρω ενέργειες.
Η αποστολή των ενημερωτικών εγγράφων αποβλέπει στην εκπλήρωση της υποχρέωσης του Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ., όπως και κάθε φορέα κοινωνικής ασφάλισης, αφενός να ενημερώνει τους ασφαλισμένους του για την «εικόνα» της ασφαλιστικής τους κατάστασης και αφετέρου, λόγω της δηλωθείσας με την Υ.Δ.Α.Α.Β. απώλειας ή καταστροφής των ασφαλιστικών τους βιβλιαρίων, να τους παρέχει αποδεικτικά στοιχεία της ασφάλισής τους για κάθε νόμιμη χρήση, προκειμένου να μην στερηθούν ασφαλιστικά τους δικαιώματα.
Στις λοιπές περιπτώσεις οι Υ.Δ.Α.Α.Β. προωθούνται στις κατά τόπους αρμόδιες υπηρεσίες εσόδων, προκειμένου να εκδοθούν αποφάσεις (αναγνώρισης ημερών ασφάλισης, μερικής αποδοχής ή απόρριψης) ανάλογα με τα αποτελέσματα των ερευνών τους.
Ωστόσο, έχουν εντοπισθεί περιπτώσεις όπου, κατά τη διεκπεραίωση Υ.Δ.Α.Α. Β. καλυπτόμενων πλήρως από το περιεχόμενο των Π.Α.Η.Ε., των Πινάκων Γενικών Λογαριασμών, Μηχανογράφησης ή των Αποσπασμάτων Λογαριασμών Ασφαλισμένων, αντί να σταλούν στους ενδιαφερόμενους σχετικά ενημερωτικά έγγραφα και να περαιωθεί έτσι η διαδικασία, οι Υ.Δ.Α.Α.Β. διαβιβάστηκαν στις κατά τόπους υπηρεσίες εσόδων και εκδόθηκαν απορριπτικές ή μερικά αποδεκτές αποφάσεις. Στις αποφάσεις γίνεται αναφορά και συνεκτιμάται το γεγονός της ύπαρξης ανακεφαλαιωμένων χρόνων ασφάλισης για τις κρίσιμες χρονικές περιόδους.
Λαμβάνοντας υπόψη τα προεκτεθέντα, οι υπηρεσίες του ΙΚΑ οφείλουν να συνυπολογίζουν ανακεφαλαιωμένους χρόνους ασφάλισης, σε όσες περιπτώσεις ελήφθησαν υπόψη για τη διεκπεραίωση Υ.Δ.Α.Α.Β., παρά το γεγονός ότι, αντί να αποσταλούν στους ενδιαφερόμενους τα προαναφερθέντα ενημερωτικά έγγραφα, εκδόθηκαν αποφάσεις, στις οποίες όμως λαμβάνεται υπόψη η πραγματοποιηθείσα ανακεφαλαίωση.
Αντίθετα, ανακεφαλαιωμένοι χρόνοι ασφάλισης (σε Π.Α.Η.Ε., ασφαλιστικούς λογαριασμούς κ.λ.π.) δεν θα συνυπολογίζονται, όταν δεν υφίστανται τα αντίστοιχα αποδεικτικά στοιχεία και δεν έχουν υποβληθεί και διεκπεραιωθεί, κατά τα ανωτέρω, σχετικές Υ.Δ.Α.Α.Β..
Για ότι αφορά τη διεκπεραίωση αιτημάτων εργατοτεχνιτών οικοδόμων, που αναφέρονται σε απώλεια μηχανογραφικών Αποσπασμάτων Ατομικών Ασφαλιστικών Λογαριασμών (Α.Α.Λ.Α.) περιόδων ασφάλισης μέχρι 31/12/2001, αντί της Υ.Δ.Α.Α.Β. υποβάλλουν αίτηση γνωστοποίησης χρόνου ασφάλισης στο Μηχανογραφικό Σύστημα οικοδόμων και τους αποστέλλεται αντίστοιχο ενημερωτικό έγγραφο, το οποίο επίσης αποτελεί αποδεικτικό στοιχείο της ασφάλισής τους). Για τις λοιπές περιπτώσεις (αναγνώριση χρόνων ασφάλισης εργατοτεχνιτών οικοδόμων που απεικονίζονται σε απολεσθέντα ή κατεστραμμένα Δ.Α.Τ.Ε) υποβάλλονται και διεκπεραιώνονται Υ.Δ.Α.Α.Β. κατά τα γνωστά.
Με την ευκαιρία αυτή επισημαίνεται ότι, τα αρμόδια όργανα του Ιδρύματος (απονομών συντάξεων, ανακεφαλαίωσης χρόνου ασφάλισης κ.λ.π.) έχουν τη δυνατότητα να ζητήσουν έλεγχο σε κάθε περίπτωση που το κρίνουν αναγκαίο
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΩΝ ΒΙΒΛΙΑΡΙΩΝ, ΠΟΥ ΠΑΡΑΜΕΝΟΥΝ ΑΖΗΤΗΤΑ ΣΤΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΟΥ ΙΚΑ.
Επίσης κατά την τελευταία περίοδο παρατηρείται ιδιαίτερη αύξηση στην υποβολή αιτημάτων από ασφαλισμένους για αναγνώριση ημερών ασφάλισής στο Ι.Κ.Α.- Ε.Τ.Α.Μ., μέσω Υ.Δ.Α.Α.Β..
Παράλληλα, διαπιστώνεται η ύπαρξη σημαντικού αριθμού ασφαλιστικών βιβλιαρίων κάθε είδους (νέου ή παλαιού τύπου, Δ.Α.Τ.Ε. κ.λ.π.) σε υπηρεσίες , χωρίς παράλληλα να εκκρεμούν σε αυτές υποθέσεις των συγκεκριμένων ασφαλισμένων.
Προκειμένου να αποφευχθεί το ενδεχόμενο έκδοσης αποφάσεων αναγνώρισης χρόνων ασφάλισης κατόπιν υποβολής Υ.Δ.Α.Α.Β. χωρίς εν τέλει να συντρέχουν πραγματικοί λόγοι, αφού τα αντίστοιχα ασφαλιστικά βιβλιάρια δεν βρίσκονται μεν στην κατοχή των ασφαλισμένων, αλλά παραμένουν, όπως προαναφέρθηκε, στις υπηρεσίες , πρέπει άμεσα τα βιβλιάρια αυτά να αποσταλούν στα Υποκαταστήματα απογραφής των ασφαλισμένων
