Σύμφωνα με την εγκύκλιο οι αιτήσεις για λήψη πιστοποιητικών, αντιγράφων και αποσπασμάτων από το Γενικό Εμπορικό Μητρώο (ΓΕΜΗ) γίνονται αποκλειστικά με ηλεκτρονικό τρόπο στην κατά περίπτωση αρμόδιο Υπηρεσία ΓΕΜΗ, ενώ και η έκδοση αυτών γίνεται επίσης αποκλειστικά σε ηλεκτρονική μορφή.
Η εγκύκλιος κάνει γνωστό ότι από 1η Μαρτίου 2015, οι αιτήσεις για χορήγηση πιστοποιητικών, βεβαιώσεων και αντιγράφων για στοιχεία καταχωρισμένα στο Γ.Ε.ΜΗ. θα γίνονται αποκλειστικά ηλεκτρονικά. Μοναδική εξαίρεση αποτελούν τα αιτήματα για χορήγηση πρακτικού Γενικής Συνέλευσης Ανωνύμου Εταιρείας είτε από παραστάντα στην Γενική Συνέλευση μέτοχο είτε σε οποιαδήποτε άλλη περίπτωση με την επίκληση έννομου συμφέροντος, οπότε η σχετική αίτηση δεν υποβάλλεται ηλεκτρονικά αλλά μόνο ενώπιον της αρμόδιας για την τήρηση του φακέλου της ανώνυμης εταιρίας Υπηρεσίας Γ.Ε.ΜΗ. μαζί με τα έγγραφα που αποδεικνύουν κατά περίπτωση το ειδικό έννομο συμφέρον. Επίσης από 1ης Μαρτίου 2015 τα πιστοποιητικά, βεβαιώσεις και αντίγραφα τα οποία θα εκδίδονται από το Γ.Ε.ΜΗ. Θα είναι σε ηλεκτρονική μορφή και ψηφιακά υπογεγραμμένα.
Πιο αναλυτικά:
Κάθε ενδιαφερόμενος να λάβει πιστοποιητικό, βεβαίωση ή αντίγραφο πράξεων ή στοιχείων καταχωρισμένων στο ΓΕΜΗ οφείλει να εγγραφεί στο σύστημα διαχείρισης πιστοποιητικών και αντιγράφων μέσω του διαδικτυακού τόπου του Γ.Ε.ΜΗ (www.businessportal.gr), οπότε και δημιουργείται προσωπικός του λογαριασμός στο εν λόγω σύστημα και του χορηγείται κωδικό όνομα χρήστη και κωδικός πρόσβασης. Κάθε ενδιαφερόμενος μπορεί να αιτηθεί πιστοποιητικά που αφορούν είτε τον ίδιο (εφόσον είναι εγγεγραμμένος στο ΓΕΜΗ) είτε τρίτο φυσικό ή νομικό πρόσωπο εγγεγραμμένο στο ΓΕΜΗ.
Η έκδοση πιστοποιητικών, βεβαιώσεων και αντιγράφων προϋποθέτει την καταβολή σχετικού τέλους . Δε θα είναι δυνατή σε καμία περίπτωση η ολοκλήρωση αιτήματος χορήγησης πιστοποιητικών εφόσον δεν έχει καταβληθεί το σχετικό τέλος. Μοναδική εξαίρεση αποτελεί η περίπτωση όπου το αίτημα για την έκδοση πιστοποιητικού ή αντιγράφου υποβάλλεται από δημόσια υπηρεσία ή δικαστική αρχή στο πλαίσιο διερεύνησης για πιθανή τέλεση αδικημάτων σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις. Στην περίπτωση αυτή το αιτηθέν αντίγραφο ή πιστοποιητικό αποστέλλεται είτε με ψηφιακή υπογραφή σε ηλεκτρονική διεύθυνση της απούσας Υπηρεσίας που θα υποδείξει η ίδια είτε με τηλεομοιοτυπία, όχι όμως ταχυδρομικά.
Τα αιτηθέντα πιστοποιητικά ή αντίγραφα εκδίδονται από την κατά περίπτωση αρμόδια για την καταχώριση των πράξεων στοιχείων Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ (Υ.Γ.Ε.ΜΗ) είτε πλήρως αυτοματοποιημένα εφόσον το είδος της αίτησης και τα καταχωρισμένα στη βάση δεδομένων του Γ.Ε.ΜΗ στοιχεία το επιτρέπουν, είτε, στην αντίθετη περίπτωση, με παρέμβαση της εκάστοτε Υ.Γ.Ε.ΜΗ στο σύστημα διαχείρισης πιστοποιητικών και αντιγράφων. Σε κάθε περίπτωση, η διαδικασία ολοκληρώνεται ηλεκτρονικά ρε την αποστολή απάντησης εντός 10 ημερών από την υποβολή του αιτήματος του ενδιαφερομένου. Μετά την πραγματοποίηση των ενεργειών που απαιτούνται για την έκδοση πιστοποιητικού ή αντιγράφου, η διαδικασία έκδοσης αυτού ολοκληρώνεται ηλεκτρονικά με την αποστολή μηνύματος από την κατά περίπτωση αρμόδια Υ.Γ.Ε.ΜΗ. προς τον ενδιαφερόμενο για την ηλεκτρονική λήψη εκ μέρους του των εκδοθέντων αντιγράφων ή πιστοποιητικών σε ψηφιακή μορφή και ψηφιακά υπογεγραμμένων.
Πιο συγκεκριμένα,
3.1 Στην περίπτωση πλήρως αυτοματοποιημένου πιστοποιητικού ή αντίγραφου στο ηλεκτρονικό πιστοποιητικό ή αντίγραφο τίθεται ψηφιακό πιστοποιητικό του φορέα (ήτοι της εκάστοτε αρμόδιας Υ.Γ.Ε.ΜΗ).
3.2 Στην περίπτωση που δεν είναι εφικτή η πλήρως αυτοματοποιημένη έκδοση, ήτοι έχει παρεμβληθεί υπάλληλος της Υ.Γ.Ε.ΜΗ, το ηλεκτρονικό πιστοποιητικό ή αντίγραφο θα φέρει ψηφιακό πιστοποιητικό του αρμοδίου να υπογράφει φυσικού προσώπου στελέχους της Υ.Γ.Ε.ΜΗ.
Σημειώνεται εδώ ότι είναι δυνατόν ο ενδιαφερόμενος να επιλέξει την ταχυδρομική αποστολή του ηλεκτρονικά εκδοθέντος πιστοποιητικού. Στην περίπτωση αυτή η αίτηση επιβαρύνεται με το κόστος των ταχυδρομικών τελών και ο ενδιαφερόμενος ενημερώνεται με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα της ταχυδρόμησης του αντιγράφου ή του πιστοποιητικού.
Τονίζεται ότι, η εκτύπωση του πιστοποιητικού, που αποστέλλεται από την Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. και φέρει προηγμένη ψηφιακή υπογραφή, λογίζεται ως επίσημο αντίγραφο.
Επίσης κάθε ψηφιακό πιστοποιητικό ή αντίγραφο θα φέρει ειδική σήμανση η οποία θα επιτρέπει την επιβεβαίωση της αυθεντικότητας του μέσω του διαδικτυακού τόπου του ΓΕΜΗ www.businessportal.gr.
