Σύμφωνα με την εγκυκλιο Γεροβασίλη προβλέπεται ότι η συμπλήρωση των εντύπων αξιολόγησης δύναται εφεξής να γίνεται με πρωτοβουλία του αξιολογούμενου ή του αξιολογητή χωρίς να απαιτείται η προηγούμενη διάθεση αυτών από το Εθνικό Τυπογραφείο ή σχετικό αίτημα της οικείας Διεύθυνσης Προσωπικού ή Διοικητικού, προκειμένου να διανεμηθούν ακολούθως στους υπόχρεους προς αξιολόγηση υπαλλήλους. Επιπλέον, προς διευκόλυνση των δημοσίων υπηρεσιών, των αξιολογούμενων και των αξιολογητών.
Επίσης στην αρχική σελίδα της ιστοσελίδας του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης (www.minadmin.gov.gr) έχει δημιουργηθεί σχετικός σύνδεσμος με τίτλο «Έντυπα Αξιολόγησης».
Στο σύνδεσμο αυτό έχουν αναρτηθεί και διατίθενται σε εκτυπώσιμη μορφή τα έντυπα αξιολόγησης του ν. 4369/2016 καθώς και υπόδειγμα ερωτηματολογίου αξιολόγησης προϊσταμένων από τους υφισταμένους του.
Στο σημείο αυτό διευκρινίζεται ότι το Έντυπο Α’ συμπληρώνεται από υπαλλήλους που έχουν ασκήσει εν τοις πράγμασι καθήκοντα προϊσταμένου οποιουδήποτε επιπέδου και όχι με κατά πλάσμα δικαίου εξομοιούμενες θητείες προϊσταμένου που είχαν προβλεφθεί με ειδικές διατάξεις. Επίσης διευκρινίζεται ότι η άσκηση καθηκόντων θέσεων ευθύνης περιλαμβάνει και την με οιονδήποτε νόμιμο τρόπο άσκηση καθηκόντων προϊσταμένου, όπως π.χ. τη νόμιμη αναπλήρωση ή τοποθέτηση προϊστάμενων βάσει ειδικών διατάξεων.
Ειδικά, κατά την πρώτη εφαρμογή του συστήματος αξιολόγησης για την αξιολογική περίοδο του έτους 2016:
- Εντός αποκλειστικής προθεσμίας δέκα (10) ημερών από σήμερα ο αξιολογούμενος υποχρεούται να προμηθευτεί και να υποβάλει στον Α’ αξιολογητή την έκθεση αξιολόγησής του, συμπληρωμένη κατά το σκέλος που τον αφορά, κοινοποιώντας την ταυτόχρονα στην οικεία Διεύθυνση Προσωπικού ή Διοικητικού.
- Εντός αποκλειστικής προθεσμίας δέκα (10) ημερών από την υποβολή της έκθεσης αξιολόγησης από τον αξιολογούμενο, ο Α’ αξιολογητής υποχρεούται να υποβάλει στον Β’ αξιολογητή την έκθεση αξιολόγησης, συμπληρωμένη κατά το σκέλος που τον αφορά, και να την κοινοποιήσει στην οικεία Διεύθυνση Προσωπικού ή Διοικητικού.
-Σε περίπτωση παρέλευσης άπρακτης της προθεσμίας η διαδικασία δεν αναστέλλεται και η έκθεση αξιολόγησης συντάσσεται απευθείας από τον Α’ αξιολογητή. Ο Α’ Αξιολογητής υποβάλει την έκθεση αξιολόγησης στον Β’ αξιολογητή και την κοινοποιεί στην οικεία Διεύθυνση Προσωπικού ή Διοικητικού εντός αποκλειστικής προθεσμίας δέκα (10) ημερών από το πέρας της προθεσμίας
Εντός αποκλειστικής προθεσμίας δέκα (10) ημερών από την υποβολή της έκθεσης αξιολόγησης από τον Α’ αξιολογητή, ο Β’ αξιολογητής υποχρεούται να υποβάλει στην οικεία Διεύθυνση Προσωπικού ή Διοικητικού την έκθεση αξιολόγησης, συμπληρωμένη κατά το σκέλος που τον αφορά.
Σε περίπτωση παρέλευσης άπρακτων των προθεσμιών η διαδικασία δεν αναστέλλεται, η έκθεση αξιολόγησης συντάσσεται απευθείας από τον Β’ αξιολογητή και υποβάλλεται στην οικεία Διεύθυνση Προσωπικού ή Διοικητικού εντός αποκλειστικής προθεσμίας δέκα (10) ημερών από το πέρας των προθεσμιών κατά περίπτωση και πάντως εντός ενός μηνός από την έναρξη ισχύος του παρόντος. Οι αξιολογητές των υπαλλήλων αν υπαιτίως δεν εκπληρώνουν την υποχρέωση αξιολόγησης των υφισταμένων τους, δεν δύνανται να συμμετέχουν σε διαδικασίες επιλογής και τοποθέτησης προϊσταμένων.
Η προηγούμενη βεβαίωση της τήρησης των υποχρεώσεων από την οικεία Διεύθυνση Προσωπικού ή Διοικητικού συνιστά προϋπόθεση για να συμμετάσχει ο ενδιαφερόμενος υπάλληλος σε διαδικασίες επιλογής και τοποθέτησης προϊσταμένων
Στην περίπτωση ειδικών συστημάτων αξιολόγησης που διατηρούνται σε ισχύ η προηγούμενη βεβαίωση της τήρησης των υποχρεώσεων του ενδιαφερόμενου υπαλλήλου να αξιολογήσει τους υφισταμένους του, συνιστά προϋπόθεση για να συμμετάσχει αυτός σε διαδικασίες επιλογής και τοποθέτησης προϊσταμένων.
Οι ανωτέρω διατάξεις δεν εφαρμόζονται σε προκηρύξεις επιλογής και τοποθέτησης προϊσταμένων σε θέσεις ευθύνης που είναι εκκρεμείς κατά την έναρξη ισχύος του παρόντος».
Σύμφωνα πάντα με την εγκύκλιο που παρουσιάζουν πρώτα τα dikaiologitika news ο αξιολογούμενος (υπάλληλος ή προϊστάμενος οργανικής μονάδας) υποχρεούται το αργότερο έως τη Δευτέρα 2 Οκτωβρίου 2017, ήτοι εντός της αποκλειστικής 10ήμερης προθεσμίας από τη δημοσίευση στο ΦΕΚ:
- να συμπληρώσει κατά το σκέλος που τον αφορά το έντυπο έκθεσης αξιολόγησής του (1η σελίδα),
- να υποβάλει, με Εμπιστευτικό πρωτόκολλο, το συμπληρωμένο έντυπο αξιολόγησής του προς τον α’ αξιολογητή, κοινοποιώντας ταυτόχρονα αντίγραφο αυτού στην οικεία Διεύθυνση Προσωπικού/Διοικητικού, με κοινοποίηση της ενέργειας αυτής και στον β΄ αξιολογητή. Η ως άνω υποβολή της έκθεσης αξιολόγησης στον α΄ αξιολογητή και η κοινοποίηση αντιγράφου αυτής στη Διεύθυνση Διοικητικού με κοινοποίηση της ενέργειας αυτής στον β΄ αξιολογητή, κρίνεται απαραίτητη, δεδομένου ότι οι αποκλειστικές προθεσμίες για ενέργεια για τους αξιολογητές αρχίζουν από την παραλαβή των σχετικών εντύπων. Για το λόγο αυτό, οι αρμόδιες Υπηρεσίες Γραμματείας θα πρέπει να προβούν στην αυθημερόν, μετά την πρωτοκόλληση, ολοκλήρωση των ανωτέρω ενεργειών. Η προθεσμία για τον αξιολογητή αρχίζει από την αποδεδειγμένη παραλαβή του εντύπου από το πρωτόκολλο.
Υπενθυμίζεται ότι η προμήθεια/εκτύπωση των εντύπων αξιολόγησης δύναται να γίνει και με πρωτοβουλία του ίδιου του αξιολογούμενου. Αξιολογούμενοι που έχουν ήδη συμπληρώσει και υποβάλει αρμοδίως στους αξιολογητές τους την 1η σελίδα του αντίστοιχου εντύπου αξιολόγησης, αλλά η διαδικασία αξιολόγησής τους δεν έχει ολοκληρωθεί μέχρι τη δημοσίευση των προαναφερομένων διατάξεων, ως ημερομηνία παραλαβής του εντύπου αξιολόγησής τους από τον αρμόδιο αξιολογητή λογίζεται η 21η Σεπτεμβρίου 2017.
Ο α΄ αξιολογητής, αφού παραλάβει συμπληρωμένα, από τους αξιολογούμενους αρμοδιότητάς του, τα έντυπα αξιολόγησης, υποχρεούται, εντός αποκλειστικής προθεσμίας δέκα (10) ημερών από την υποβολή τους σε αυτόν, και το αργότερο έως την Πέμπτη 12 Οκτωβρίου 2017 εφόσον παραλάβει τα έντυπα στις 2 Οκτωβρίου 2017:
- να προβεί στην αξιολόγηση των υφισταμένων του, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις του ν. 4369/2016,
- να υποβάλει, με Εμπιστευτικό πρωτόκολλο, τα συμπληρωμένα έντυπα αξιολόγησης των υφισταμένων του στον β’ αξιολογητή, κοινοποιώντας ταυτόχρονα αντίγραφο αυτών στην οικεία Διεύθυνση Προσωπικού/Διοικητικού. Η ως άνω υποβολή των εκθέσεων αξιολόγησης στον β΄ αξιολογητή και η κοινοποίηση αντιγράφου αυτών στη Διεύθυνση Διοικητικού, κρίνεται απαραίτητη, δεδομένου ότι οι αποκλειστικές προθεσμίες για ενέργεια για τους αξιολογητές αρχίζουν από την παραλαβή των σχετικών εντύπων. Και στην περίπτωση αυτή, οι αρμόδιες Υπηρεσίες Γραμματείας θα πρέπει να προβούν στην αυθημερόν, μετά την πρωτοκόλληση, ολοκλήρωση των ανωτέρω ενεργειών.
Η προθεσμία για τον β΄ αξιολογητή αρχίζει από την αποδεδειγμένη παραλαβή των εντύπων από το πρωτόκολλο.
Σε περίπτωση που αξιολογούμενος δεν υποβάλει συμπληρωμένο στον α’ αξιολογητή το έντυπο αξιολόγησής του μέχρι και τις 2 Οκτωβρίου 2017, η διαδικασία αξιολόγησης δεν αναστέλλεται και το έντυπο αξιολόγησης συντάσσεται απευθείας από τον α’ αξιολογητή. Στην περίπτωση αυτή, ο α’ αξιολογητής: - στο έντυπο αξιολόγησης του αξιολογούμενου, το οποίο είτε θα παραλάβει από την οικεία διεύθυνση προσωπικού είτε θα εκτυπώσει κατά τα ανωτέρω, θα συμπληρώσει ο ίδιος τα στοιχεία του αξιολογούμενου, ήτοι θα συμπληρώσει στην πρώτη σελίδα του εντύπου: τα στοιχεία του φορέα, το χρονικό διάστημα της περιόδου αξιολόγησης και τα στοιχεία του αξιολογούμενου δεν προβαίνει στη διαδικασία της συμβουλευτικής συνέντευξηςαξιολογεί τον υπάλληλο συμπληρώνοντας το έντυπο κατά το σκέλος που τον αφορά, - προβαίνει, το αργότερο μέχρι και τις 12 Οκτωβρίου 2017
Ο β΄ αξιολογητής, αφού παραλάβει συμπληρωμένα από τον α΄ αξιολογητή τα έντυπα αξιολόγησης, υποχρεούται, εντός αποκλειστικής προθεσμίας δέκα (10) ημερών από την υποβολή τους σε αυτόν, και το αργότερο έως τη Δευτέρα 23 Οκτωβρίου 2017, εφόσον παραλάβει τα έντυπα στις 12/10/2017:
- να προβεί στην αξιολόγηση των υφισταμένων του
- να υποβάλει στην αρμόδια διεύθυνση προσωπικού/διοικητικού τις πρωτότυπες εκθέσεις αξιολόγησης των υφισταμένων του, προκειμένου αυτές να πρωτοκολληθούν αμελλητί με εμπιστευτικό πρωτόκολλο
Σε περίπτωση που ο α΄ αξιολογητής δεν υποβάλει ή δεν υποβάλει συμπληρωμένες στον β’ αξιολογητή τις εκθέσεις αξιολόγησης των υφισταμένων του μέχρι και τις 12 Οκτωβρίου 2017, η διαδικασία δεν αναστέλλεται και οι εκθέσεις αξιολόγησης συντάσσονται μόνο από τον β’ αξιολογητή κατά το σκέλος που τον αφορά. Ειδικότερα, ο β΄ αξιολογητής: - στο έντυπο αξιολόγησης του αξιολογούμενου, το οποίο είτε θα παραλάβει από την οικεία διεύθυνση προσωπικού είτε θα προμηθευτεί με πρωτοβουλία δική του, θα συμπληρώσει ο ίδιος τα στοιχεία του αξιολογούμενου, ήτοι θα συμπληρώσει στην πρώτη σελίδα του εντύπου: τα στοιχεία του φορέα, το χρονικό διάστημα της περιόδου αξιολόγησης και τα στοιχεία του αξιολογούμενου
- αξιολογεί τον υφιστάμενο υπάλληλο συμπληρώνοντας το έντυπο κατά το σκέλος που τον αφορά, - υποβάλει, το αργότερο μέχρι και τις 23 Οκτωβρίου 2017, στην αρμόδια Διεύθυνση προσωπικού/διοικητικού τις πρωτότυπες εκθέσεις αξιολόγησης των υφισταμένων του
Κατά τη διαδικασία αξιολόγησης των προϊσταμένων από τους αρμόδιους αξιολογητές τους, λαμβάνεται, εφεξής, υπόψη και η αξιολόγηση των προϊσταμένων από τους υφισταμένους τους.
Οι προϊστάμενοι αξιολογούνται αντίστοιχα από τους υφισταμένους τους εφόσον προΐσταντο αυτών για χρονικό διάστημα τουλάχιστον 5 μηνών. Υπενθυμίζεται ότι η διαδικασία της αξιολόγησης των προϊσταμένων από τους υφισταμένους πραγματοποιείται βάσει ανώνυμου ερωτηματολογίου, το οποίο καταρτίζεται από την οικεία διεύθυνση προσωπικού/διοικητικού, η οποία έχει και τη μέριμνα για την ορθή υλοποίηση της διαδικασίας. Υπενθυμίζεται ότι στην ιστοσελίδα του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης έχει αναρτηθεί υπόδειγμα σχετικού ερωτηματολογίου, προς διευκόλυνση των αρμοδίων υπηρεσιών.
Η προαναφερόμενη υποχρέωση του προϊσταμένου να έχει προβεί στην αξιολόγηση των υφισταμένων του, ως προϋπόθεση για τη συμμετοχή του σε διαδικασίες επιλογής και τοποθέτησης προϊσταμένων, με γενικές ή ειδικές διατάξεις, δεν τυγχάνει εφαρμογής σε όσες προκηρύξεις επιλογής προϊσταμένων σε θέσεις ευθύνης έχουν εκδοθεί έως και την 21η Σεπτεμβρίου 2017, ανεξάρτητα από το πότε λήγει η προθεσμία υποβολής υποψηφιοτήτων.
Επομένως για όσες προκηρύξεις επιλογής προϊσταμένων σε θέσεις ευθύνης εκδοθούν μετά τις 22 Σεπτεμβρίου 2017 θα πρέπει να συμπεριλαμβάνεται ως προϋπόθεση για τη συμμετοχή σε αυτές ότι ο υποψήφιος για θέση προϊσταμένου έχει προβεί στην αξιολόγηση των υφισταμένων του για το έτος 2016.
