Ειδικότερα στο ΑΣΕΠ μετά την ψήφιση απο την βουλή των παρακάτω διατάξεων θα τηρείται αρχείο, ανά διαδικασία και ανά συμμετέχοντα, σε ηλεκτρονική μορφή και έντυπη μορφή, με τα στοιχεία και τυχόν σχετικά δικαιολογητικά των συμμετεχόντων στις διαδικασίες αρμοδιότητάς του. Ο χρόνος τήρησης του αρχείου, η διάκριση ανάμεσα στα στοιχεία που θα καταγράφονται αποκλειστικά ηλεκτρονικά και όσα θα τηρούνται έντυπα καθώς και κάθε άλλο σχετικό θέμα, συμπεριλαμβανομένης της διαδικασίας καταστροφής των επιμέρους αρχείων, καθορίζονται με κανονιστική απόφαση της Ολομέλειας του ΑΣΕΠ, που δημοσιεύεται στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως. Ειδικότερες διατάξεις, που αφορούν την καταστροφή τετραδίων και απαντητικών φύλλων συμμετεχόντων σε γραπτούς διαγωνισμούς του ΑΣΕΠ, εξακολουθούν να ισχύουν. Αυτό σημαίνει ότι εφόσον κ'αποιος υποψήφιος έχει ήδη συμμετάσχει σε διαγωνισμό του ΑΣΕΠ θα υπάρχουν ήδη τα απαιτούμενα δικαιολογητικά που έχει ήδη καταθέσει και θα μπορούν ναχρησιμοποιηθούν σε μελλοντικούς διαγωνισμούς χωρίς να απαιτείται να καταθέσει εκ νέου τα δικαιολογητικά που ήδη έχει ο ΑΣΕΠ στο αρχείο του.
Ετσι το ΑΣΕΠ θα τηρεί ηλεκτρονικό αρχείο (μητρώο) υποψηφίων (στο εξής αποκαλούμενων «εγγεγραμμένων χρηστών») με τα στοιχεία και τυχόν δικαιολογητικά εκείνων που θα ανταποκριθούν σε σχετική πρόσκλησή του για ηλεκτρονική καταχώριση των στοιχείων τους ή/και των δικαιολογητικών τους, με αποκλειστικό σκοπό την επεξεργασία αυτών για κάθε είδους μελλοντικές διαδικασίες επιλογής μέσω ΑΣΕΠ, στις οποίες οι εν λόγω εγγεγραμμένοι χρήστες ενδεχομένως υποβάλουν αίτηση συμμετοχής, χωρίς να απαιτείται επανυποβολή των στοιχείων/δικαιολογητικών αυτών ανά διαδικασία. Τα ήδη εγγεγραμμένα μέλη της διαδικτυακής πύλης του ΑΣΕΠ εντάσσονται αυτοδικαίως στο ως άνω μητρώο.
Για κάθε εγγεγραμμένο χρήστη θα δημιουργείται μία προσωπική καρτέλα, στην οποία έχει δικαίωμα πρόσβασης. Στην καρτέλα αυτή απεικονίζεται το σύνολο των στοιχείων και δικαιολογητικών που έχουν καταχωριστεί. Μέσα από την εφαρμογή του μητρώου υποψηφίων δύναται να παρέχονται από το ΑΣΕΠ και λοιπές ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους εγγεγραμμένους χρήστες, όπως υπηρεσίες προσωποποιημένης πληροφόρησης/ενημέρωσης, παρουσίαση των απαντητικών φύλλων πολλαπλών επιλογών, ανά διαγωνισμό και ανά χρήστη. Το μητρώο υποψηφίων μπορεί ανά πάσα στιγμή να επικαιροποιείται από τους εγγεγραμμένους χρήστες με καταχώριση νέων στοιχείων/δικαιολογητικών.
Εάν ο εγγεγραμμένος χρήστης δεν συμμετάσχει σε κάποια διαδικασία αρμοδιότητας ΑΣΕΠ για πέντε (5) χρόνια από την τελευταία καταχώριση/επικαιροποίηση στοιχείου ή δικαιολογητικού, τα αρχεία του μητρώου που τον αφορούν καταστρέφονται, εκτός εάν ο εγγεγραμμένος χρήστης με αίτημά του ζητήσει την περαιτέρω τήρηση των αρχείων αυτών ή την καταστροφή τους πριν από την πάροδο της πενταετίας. Αντιθέτως, εάν μέσα σ’ αυτή την πενταετία συμμετάσχει σε σχετική διαδικασία, τα αρχεία που τον αφορούν, τηρούνται σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στην παράγραφο 1 του παρόντος άρθρου.
Για την αποτελεσματικότερη λειτουργία του ΑΣΕΠ και την καλύτερη εξυπηρέτηση του πολίτη, στο ανωτέρω μητρώο θα εντάσσονται υποχρεωτικά όλοι οι συμμετέχοντες σε διαδικασίες αρμοδιότητας ΑΣΕΠ. Επίσης, στο μητρώο αυτό δύναται να εντάσσονται, με ψηφιοποίηση των δικαιολογητικών τους από το ΑΣΕΠ, και οι υποψήφιοι Πανεπιστημιακής και Τεχνολογικής Εκπαίδευσης που έχουν συμμετάσχει από το έτος 2009 και έως την έναρξη ισχύος του παρόντος νόμου σε διαδικασίες αρμοδιότητας ΑΣΕΠ και ανήκουν σε ειδικότητες για τις οποίες πιθανολογείται ότι θα επανυποβάλουν αίτηση συμμετοχής σε μελλοντικές προκηρύξεις. Σύμφωνα με την διάταξη που παρουσιάζει το dikaiologitika.gr η ένταξη των ανωτέρω υποψηφίων στο συγκεκριμένο μητρώο, με ψηφιοποίηση των δικαιολογητικών τους, θα γίνει σταδιακά κατόπιν έκδοσης μίας ή περισσότερων σχετικών ανακοινώσεων του ΑΣΕΠ, στις οποίες θα εξειδικεύονται οι ειδικότητες και η προκήρυξη στην οποία συμμετείχαν οι προς ένταξη υποψήφιοι. Όσοι υποψήφιοι δεν επιθυμούν να ενταχθούν στο μητρώο, με ψηφιοποίηση των δικαιολογητικών τους, πρέπει να το δηλώσουν, εντός ευλόγου χρόνου που θα οριστεί στη σχετική ανακοίνωση, αποστέλλοντας στο ΑΣΕΠ σχετική υπεύθυνη δήλωση με θεωρημένο το γνήσιο της υπογραφής.
Στο ΑΣΕΠ τηρείται επίσης μητρώο υπαλλήλων φορέων επιφορτισμένων με το έργο της υλοποίησης διαδικασιών επιλογής προσωπικού ή άλλων διαδικασιών, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του ΑΣΕΠ. Στο εν λόγω μητρώο εντάσσονται οι ταυτοποιημένοι υπάλληλοι του κάθε φορέα.
Η εγγραφή στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες του ΑΣΕΠ γίνεται μέσω ηλεκτρονικής φόρμας της διαδικτυακής πύλης του ΑΣΕΠ, στην οποία καταχωρίζονται τα προσωπικά στοιχεία των υποψηφίων ή υπαλλήλων φορέων. Με κανονιστική απόφαση της Ολομέλειας του ΑΣΕΠ, που δημοσιεύεται στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως, καθορίζονται τα θέματα που αφορούν τον τρόπο εγγραφής στα μητρώα, τα στοιχεία/δικαιολογητικά και λοιπές πληροφορίες που καταχωρίζονται στα εν λόγω μητρώα, τον τρόπο καταχώρισης, επικαιροποίησης, αλλαγής των στοιχείων/δικαιολογητικών και τις βαθμίδες πιστοποίησής τους, καθώς και κάθε άλλο σχετικό θέμα, συμπεριλαμβανομένης της διαδικασίας καταστροφής των αρχείων.».
Οι υπηρεσίες και τα νομικά πρόσωπα καθώς και λοιπές υπηρεσίες και ιδιωτικοί φορείς, οφείλουν να συνεργάζονται με το ΑΣΕΠ για την παροχή στοιχείων, πληροφοριών ή εγγράφων, τα οποία ζητούνται από το ΑΣΕΠ για την άσκηση των αρμοδιοτήτων του και την εκπλήρωση της αποστολής του. Επίσης, το ΑΣΕΠ δύναται να επικοινωνεί με χρήση τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών με τους εν λόγω φορείς, προκειμένου να αναζητά τα ανωτέρω στοιχεία, πληροφορίες, έγγραφα, που βρίσκονται στην κατοχή των φορέων αυτών, και επικαλούνται ενώπιον του ΑΣΕΠ οι υποψήφιοι, καθώς και οι εγγεγραμμένοι χρήστες των ηλεκτρονικών υπηρεσιών του . Οι φορείς που διαθέτουν τα στοιχεία/έγγραφα αυτά οφείλουν σε κάθε περίπτωση να επιβεβαιώνουν την ακρίβεια και τη γνησιότητά τους.» Σύμφωνα με την παραπάνω διάταξη ο ΑΣΕΠ θα μπορεί να αναζητά στοιχεία και δικαιολογητικά που προκειμένου να διασταυρώνει τα όσα δηλώνουν οι υποψήφιοι στην αίτηση τους για συμμετοχή σε διαγωνισμούς και προκηρύξεις.
Παράλληλα το ΑΣΕΠ θα δύναται να παρέχει υπηρεσίες με τη χρήση τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών στους φορείς που προσλαμβάνουν προσωπικό βάσει του παρόντος άρθρου
Επίσης θα υπάρχει πλέον η δυνατότητα οι αιτούντες προκηρύξεων του ΑΣΕΠ να καταθέτουν ενστάσεις με ηλεκτρονικό τρόπο μέσω email κάτι που δεν προβλεπόταν μέχρι στιγμής.
