Μέχρι σήμερα, υφίσταται μόνο η υποχρέωση των Προϊσταμένων των Κτηματολογικών Γραφείων να τηρούν το αρχείο των εγγράφων που συνοδεύουν τις αιτήσεις εγγραφής σε αναλογική μορφή.
Οδεύοντας όμως, στην τελική ευθεία της ολοκλήρωσης του έργου του Εθνικού Κτηματολογίου και ενόψει της μετάβασης στο νέο καθεστώς λειτουργίας των οριστικών Κτηματολογικών Γραφείων, με την πλήρη ψηφιοποίηση των συναλλαγών με τα Κτηματολογικά Γραφεία της χώρας, το ΥΠΕΚΑ προχωρά στην υλοποίηση της ηλεκτρονικής τήρησης των ψηφιοποιημένων εγγράφων στην ενιαία, περιγραφική Βάση Δεδομένων του Εθνικού Κτηματολογίου, που φυλάσσεται κεντρικά με ευθύνη της εταιρεία «ΕΘΝΙΚΟ ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΚΑΙ ΧΑΡΤΟΓΡΑΦΗΣΗ Ανώνυμη Εταιρεία (ΕΚΧΑ Α.Ε.)».
Το ηλεκτρονικό αυτό αρχείο περιλαμβάνει την ψηφιακή αποτύπωση των πρωτοτύπων εγγράφων, υπό την εποπτεία και ευθύνη του Προϊσταμένου του οικείου Κτηματολογικού Γραφείου, σύμφωνα με Εγχειρίδιο Διαδικασίας Σάρωσης, το οποίο και αποστέλλει στα Κτηματολογικά Γραφεία η εταιρεία «ΕΚΧΑ Α.Ε.».
Με αυτή την απόφαση, τα συνολικά 103 λειτουργούντα Κτηματολογικά Γραφεία της χώρας αναλαμβάνουν την υποχρέωση, εντός τεσσάρων μηνών από τη δημοσίευσή της, να προβούν σε όλες τις απαραίτητες ενέργειες, όπως προμήθεια εξοπλισμού σάρωσης, προκειμένου να είναι σε θέση να τηρούν το ηλεκτρονικό τους αρχείο σύμφωνα με τις προδιαγραφές που θέτει η ΕΚΧΑ Α.Ε.
Σε δήλωσή του, ο Υπουργός ΠΕΚΑ, Γιάννης Μανιάτης, επεσήμανε :
«Για πρώτη φορά στη χώρα, θα καταγράφεται υποχρεωτικά σε ψηφιακή μορφή το σύνολο των εγγράφων και χαρτών για όλες τις δικαιοπραξίες, όπου λειτουργούν Κτηματολογικά γραφεία. Από την εποχή της χειρόγραφης αρχειοθέτησης των εμπράγματων δικαιωμάτων των ακινήτων, οδεύουμε πλέον στη νέα εποχή, με πλήρη, ψηφιακά άρτια και διαρκώς ενημερούμενη βάση δεδομένων, για όλα τα ακίνητα της ελληνικής επικράτειας. Οι 103 περιοχές στις οποίες λειτουργούν Κτηματολογικά γραφεία, ανοίγουν το παράθυρο για τη δημιουργία ενός πλήρως αυτοματοποιημένου Εθνικού Κτηματολογικού Συστήματος Πληροφοριών, βασικού εργαλείου για τον σχεδιασμό της ανάπτυξης της χώρας.»
