Ειδικότερα σύμφωνα με την εγκύκλιο το Υπουργείο Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης μέσω της Διεύθυνσης Απλούστευσης Διαδικασιών και Παροχής Υπηρεσιών Δημοσίου, έχει ως επιχειρησιακούς στόχους την αξιολόγηση, βελτίωση και επιτάχυνση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους πολίτες και τις επιχειρήσεις, μέσω της εκπόνησης καινοτόμων δράσεων καθώς και τη διαμόρφωση πολιτικών για την απλούστευση και σύντμηση των διοικητικών διαδικασιών.
«Απλούστευση διαδικασιών» είναι η συνεχής και συστηματική αναθεώρηση των νομοθετικών και γενικότερα των κανονιστικών ρυθμίσεων και διοικητικών πρακτικών που καθορίζουν τις διοικητικές διαδικασίες, ώστε να είναι συμβατές με τις αρχές της καλής νομοθέτησης και της αποτελεσματικής λειτουργίας των δημοσίων υπηρεσιών προς εξυπηρέτηση του πολίτη και της επιχείρησης.
Η πολυπλοκότητα των διοικητικών διαδικασιών πέραν της ταλαιπωρίας που συνεπάγεται για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις, αλλά και για τους ίδιους τους υπαλλήλους, παρεμποδίζει τη δημιουργία και την εύρυθμη λειτουργία των επιχειρήσεων, αποθαρρύνει την ανάληψη πρωτοβουλιών και αποτελεί εμπόδιο στην αύξηση της απασχόλησης και στην ανάπτυξη της οικονομίας γενικότερα.
Η απλούστευση του πολυδαίδαλου κανονιστικού πλαισίου που καθορίζει τις διοικητικές διαδικασίες, είναι ένα από τα σταθερά επαναλαμβανόμενα αιτήματα των πολιτών και των επιχειρήσεων, η ικανοποίηση του οποίου αποτελεί επιτελικό και διαρκή στόχο της
Με την παρούσα εγκύκλιο δίνονται οι βασικές κατευθύνσεις ως προς τη διαδικασία που θα πρέπει να ακολουθούν οι φορείς/υπηρεσίες, για την απλούστευση και τον ανασχεδιασμό των οικείων διοικητικών διαδικασιών.
Καταρχήν έκαστη Υπηρεσία θα πρέπει να προβεί σε αναλυτική καταγραφή όλων των διαδικασιών που εντάσσονται στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της και ειδικότερα των προϋποθέσεων, των δικαιολογητικών και των σταδίων διεκπεραίωσης έκαστης εξ αυτών. Σαφώς προτεραιότητα πρέπει να δοθεί στις διαδικασίες που αφορούν στην παροχή υπηρεσιών σε πολίτες και επιχειρήσεις.
Στη συνέχεια προκειμένου έκαστη Υπηρεσία να εντοπίσει τις «προβληματικές» διαδικασίες από το σύνολο των διαδικασιών που έχουν καταγραφεί, ελέγχει εάν αυτές πληρούν τα κριτήρια: της φιλικότητας, της οικονομικότητας, της αναγκαιότητας, της αποτελεσματικότητας-αποδοτικότητας, της εφαρμοσιμότητας και της διαφάνειας.
Κατά τη φάση αυτή κρίνεται σκόπιμο να υπάρξει ενημέρωση όλων των εμπλεκομένων υπηρεσιών και των κοινωνικών φορέων, ώστε να γίνει ενδελεχής αποτύπωση των προβλημάτων που έχουν ανακύψει κατά τη διεκπεραίωση των διαδικασιών.
Ακολούθως, έκαστη Υπηρεσία επιλέγει τις προτεινόμενες προς απλούστευση διαδικασίες, λαμβάνοντας υπόψη της τα παρακάτω:
- εάν αφορούν μεγάλο αριθμό πολιτών,
- εάν χρησιμοποιούνται συχνά από τους ενδιαφερομένους,
- εάν αφορούν άμεσα θέματα επιχειρηματικής δραστηριότητας παρουσιάζοντας μεγάλη ζήτηση μεταξύ των ενδιαφερομένων,
- εάν επηρεάζουν ευαίσθητες κοινωνικές ομάδες,
- εάν παρουσιάζουν κατά τη διεκπεραίωσή τους έντονες δυσλειτουργίες, χρονικές καθυστερήσεις κ.λπ. με σοβαρές κοινωνικές, οικονομικές, υπηρεσιακές επιπτώσεις,
- εάν είναι κομβικής σημασίας, ώστε ο επανασχεδιασμός τους να έχει ως αποτέλεσμα τον ανασχεδιασμό και άλλων διαδικασιών που εξαρτώνται από αυτές, επιτυγχάνοντας έτσι πολλαπλασιαστικά αποτελέσματα.
Εν συνεχεία, προχωρά στην απλούστευση και στον ανασχεδιασμό των επιλεγμένων διαδικασιών κάνοντας χρήση ενός ή περισσοτέρων, ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες της κάθε περίπτωσης, από τα ακόλουθα εργαλεία/τεχνικές απλούστευσης:
- Κατάργηση της διαδικασίας εάν αυτή δεν πληροί πλέον το κριτήριο της αναγκαιότητας.
- Κατάργηση δικαιολογητικών που η υποβολή τους δεν έχει καμία προστιθέμενη αξία, δηλ. δε βελτιώνει ουσιαστικά τη διαδικασία ή όταν τα δικαιολογητικά αυτά έχουν ήδη κατατεθεί σε άλλη εμπλεκόμενη στη διεκπεραίωση της διαδικασίας υπηρεσία,
- Κατάρτιση και χρήση ενιαίων, πιστοποιημένων εντύπων αίτησης με καταγεγραμμένα τα ακριβή δικαιολογητικά κάθε διαδικασίας,
- Αντικατάσταση δικαιολογητικών με την υπεύθυνη δήλωση του άρθρου 8 του ν.1599/1986,
- Μείωση υπογραφών, με περιορισμό των εμπλεκόμενων στη διεκπεραίωση μιας διαδικασίας φορέων, οργάνων, κ.λπ.
- Εφαρμογή της τεχνικής «Υπηρεσία μιας στάσης» ("One stop shop"), εφόσον δεν είναι δυνατή η μείωση του αριθμού των εμπλεκομένων μερών,
- Σύντμηση του χρόνου διεκπεραίωσης μιας διαδικασίας και καθορισμός αποκλειστικών προθεσμιών όπου δεν υπάρχουν,
- Σιωπηρή έγκριση αιτήματος πολίτη μετά την παρέλευση ορισμένης προθεσμίας, εφόσον η υπηρεσία δεν απαντήσει αρνητικά μέσα στο διάστημα αυτό,
- Κατάργηση της διαδικασίας αδειοδότησης και αντικατάστασή της από απλή γνωστοποίηση του αιτούντος στις αρμόδιες αρχές περί ίδρυσης και λειτουργίας της επιχείρησης /έναρξης οικονομικής δραστηριότητας και συμμόρφωσής του με τις οικείες διατάξεις και περί τήρησης του συνόλου των προϋποθέσεων λειτουργίας των εν λόγω επιχειρήσεων.
Επισημαίνεται ότι στο σύστημα της Γνωστοποίησης οι αρμόδιες αρχές ελέγχουν τη συμμόρφωση του αιτούντος προς το υφιστάμενο θεσμικό πλαίσιο εκ των υστέρων, επιβάλλοντας τις προβλεπόμενες κυρώσεις εάν αυτό έχει παραβιαστεί,
- Πρόβλεψη ολοκλήρωσης της διαδικασίας σε όσο το δυνατόν λιγότερα διοικητικά επίπεδα και κατά προτίμηση σε ένα (Τοπικό, Περιφερειακό, Κεντρικό) με:
- μεταβίβαση αρμοδιοτήτων από το κεντρικό ή προϊστάμενο διοικητικό όργανο σε ένα άλλο περιφερειακό ή υφιστάμενο όργανο, πλησιέστερο προς τον πολίτη,
- εξουσιοδότηση υπογραφής στο ιεραρχικά υφιστάμενο όργανο από το αρμόδιο διοικητικό όργανο, να υπογράφει με εντολή του πράξεις ή άλλα έγγραφα της αρμοδιότητάς του.
- Αξιοποίηση των Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) για την ηλεκτρονική διεκπεραίωση των διαδικασιών.
Κατόπιν όλων των προεκτεθέντων, το Υπουργείο προσδοκά στην ανταπόκριση των υπηρεσιών με την υιοθέτηση και εφαρμογή των τεχνικών και εργαλείων απλούστευσης που ενδείκνυνται, κατά περίπτωση, στις επιλεγμένες διαδικασίες της αρμοδιότητάς σας και παραμένουμε στη διάθεσή σας για κάθε συνεργασία που αφορά στη συνυπογραφή των προβλεπόμενων, κατά τα ανωτέρω, κανονιστικών πράξεων (Κ.Υ.Α.).
Και τούτο διότι οι περισσότερες διοικητικές διαδικασίες καθορίζονται με Κ.Υ.Α. του καθ' ύλην αρμόδιου Υπουργού και του Υπουργού Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης, είτε λόγω των εξουσιοδοτικών διατάξεων που καθορίζουν την απλούστευση της διαδικασίας, είτε λόγω του γεγονότος ότι οι διαδικασίες διεκπεραιώνονται από τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών και τα Ενιαία Κέντρα Εξυπηρέτησης (Eugo - ΚΕΠ-ΕΚΕ).
Άλλωστε, προς αποφυγή κάθε μονομερούς μεταβολής/τροποποίησης των διαδικασιών αυτών, χωρίς τη γνώση και τη σύμπραξη του Υπουργείου Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης, η οποία θα είχε ως αποτέλεσμα να προωθούνται από τα ΚΕΠ αιτήσεις των πολιτών στους καθ' ύλην αρμόδιους φορείς με στοιχεία (αιτήσεις - έντυπα, δικαιολογητικά, παράβολα κ.λπ.), τα οποία δεν ισχύουν, θεσπίστηκε η πρόσφατη ρύθμιση, όπου ορίζεται ότι «Διαδικασία η οποία έχει καθοριστεί να διεκπεραιώνεται μέσω ΚΕΠ με κοινή απόφαση του καθ' ύλην αρμόδιου Υπουργού και του Υπουργού Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης και δεν επιτρέπεται να τροποποιείται και να μεταβάλλεται μονομερώς από το καθ' ύλην αρμόδιο Υπουργείο χωρίς την προηγούμενη έγκριση του Κυβερνητικού Συμβουλίου Μεταρρύθμισης της δημόσιας διοίκησης των Ν.Π.Δ.Δ. και των Ο.Τ.Α.
