Στην πλατφόρμα myKEPlive.gov.gr, ο πολίτης ή η επιχείρηση, μέσω του νομίμου εκπροσώπου της, δύναται να αιτηθεί ραντεβού, επιλέγοντας συγκεκριμένη ημέρα και ώρα από τη λίστα διαθεσιμότητας που υπάρχει στην πλατφόρμα, προκειμένου να διεκπεραιώσει συγκεκριμένο αίτημά του.
Κατά την έναρξη της τηλεδιάσκεψης, πραγματοποιείται από τον υπάλληλο του ΚΕΠ η ταυτοποίηση του αιτούντος, πολίτη ή νομίμου εκπροσώπου της επιχείρησης, με την επίδειξη στην κάμερα των απαραίτητων εγγράφων ταυτοποίησης.
Για την παροχή της υπηρεσίας τηλεδιάσκεψης, ο αιτών θα πρέπει να διαθέτει κωδικούς/διαπιστευτήρια της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (ΓΓΠΣΔΔ) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, έναν υπολογιστή/tablet ή ένα κινητό τηλέφωνο με ενεργοποιημένη την κάμερα, προκειμένου να έχει οπτική επαφή με τον υπάλληλο του Κ.Ε.Π. και να
επιδεικνύει στην κάμερα τα απαραίτητα νομιμοποιητικά έγγραφα για την εξακρίβωση των στοιχείων του από τον υπάλληλο του Κ.Ε.Π.
Ο αιτών (πολίτης ή επιχείρηση, μέσω του νομίμου εκπροσώπου της) εισέρχεται είτε απευθείας στην ειδική πλατφόρμα (myKEPlive.gov.gr) χρησιμοποιώντας κωδικούς – διαπιστευτήρια της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. είτε μέσω σχετικού ηλεκτρονικού συνδέσμου που υφίσταται στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης gov.gr.
Μετά την εισαγωγή στην ειδική πλατφόρμα ο αιτών επιλέγει το θεματικό πεδίο υπηρεσιών που επιθυμεί, όπως αυτό αναλύεται στο άρθρο 3, την ημερομηνία και ώρα εξυπηρέτησής του με τηλεδιάσκεψη. Στη συνέχεια καταχωρούνται τα στοιχεία του προσώπου που θα λάβει μέρος στην τηλεδιάσκεψη και τα στοιχεία επικοινωνίας του:
α) το ονοματεπώνυμο
β) η διεύθυνση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
γ) ο αριθμός τηλεφώνου
δ) η διεύθυνση επικοινωνίας
ε) νομιμοποιητικά έγγραφα της παρ. 1 του άρθρου 6
στ) ειδικές απαιτήσεις, όπως είναι η δυνατότητα εξ αποστάσεως διερμηνείας για κωφούς/βαρήκοους, με πολλαπλούς τρόπους επικοινωνίας (ελληνική νοηματική γλώσσα, χειλεανάγνωση)
ζ) o τρόπος παραλαβής του αιτηθέντος εγγράφου (είτε ταχυδρομικώς, είτε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είτε με φυσική παραλαβή από το Κ.Ε.Π. εξυπηρέτησης μόνο για τις δημοτικές υπηρεσίες).
Μετά την καταχώριση του αιτήματος αποστέλλεται στον αιτούντα ηλεκτρονικό μήνυμα «ενημέρωσης για επερχόμενη κράτηση» στην ηλεκτρονική ταχυδρομική διεύθυνση που δήλωσε
Η κράτηση μπορεί να επαναπρογραμματιστεί ή να ακυρωθεί ή να καταχωρηθεί νέα, με την υποβολή αιτήματος για την παροχή νέας υπηρεσίας.
Στο μήνυμα ενημέρωσης που αποστέλλεται στην ηλεκτρονική ταχυδρομική διεύθυνση του αιτούντος, περιλαμβάνεται ο σύνδεσμος για τη συμμετοχή του στη τηλεδιάσκεψη με υπάλληλο του Κ.Ε.Π.
Λίγη ώρα πριν την έναρξη του προγραμματισμένου ραντεβού, αποστέλλεται εκ νέου μήνυμα στο ηλεκτρονικό του ταχυδρομείο με περιεχόμενο ίδιο με το αρχικό μήνυμα του ραντεβού του.
Την ώρα του ραντεβού ο πολίτης πρέπει να ενεργοποιήσει το σύνδεσμο που διαθέτει στο σχετικό μήνυμα που έλαβε στο ηλεκτρονικό του ταχυδρομείο και να συνδεθεί στην πλατφόρμα της
Σε απάντηση του αιτήματος που έχει καταθέσει ο πολίτης με αναπηρία στο υπό στοιχείο δύναται στην τηλεδιάσκεψη να συμμετάσχει ύστερα από πρόσκληση του αρμοδίου Κ.Ε.Π. εξυπηρέτησης και τρίτο πρόσωπο.
Για την εξυπηρέτηση του πολίτη μέσω τηλεδιάσκεψης διατίθεται στην αρχική σελίδα της ειδικής πλατφόρμας εγχειρίδιο χρήσης της υπηρεσίας.
Η πλατφόρμα επιλέγει τον υπάλληλο που θα εξυπηρετήσει τον πολίτη που αιτείται κράτηση με τέτοιο τρόπο ώστε να μη συμπίπτουν τα ραντεβού του με ραντεβού με άλλο πολίτη.
Διατηρείται χρονική απόσταση μεταξύ των ραντεβού των πολιτών για τον ίδιο υπάλληλο, ικανή για να ολοκληρωθεί μια προηγούμενη τηλεδιάσκεψη και πριν αρχίσει μια επόμενη.
Οι ώρες και οι μέρες των διαθέσιμων ραντεβού είναι μεταβλητές παράμετροι του συστήματος και δύναται να ληφθούν υπόψη περιορισμοί στο ωράριο και στη διαθεσιμότητα του υπαλλήλου ανά χρονικά διαστήματα ανά θέση εργασίας.
Το σύστημα παραμετροποιείται έτσι ώστε να λάβει υπόψη του το ωράριο λειτουργίας των Κ.Ε.Π.
Στην πλατφόρμα έχουν ορισθεί ειδικοί ρόλοι διαχειριστών από τη Διεύθυνση Υπηρεσιών Μίας Στάσης της Γενικής Γραμματείας Ψηφιακής Διακυβέρνησης και Απλούστευσης Διαδικασιών του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, έτσι ώστε να έχουν συνολική εικόνα της χρήσης της πλατφόρμας και να μπορούν να πραγματοποιούν αλλαγές σύμφωνα με επιχειρησιακές απαιτήσεις
που θα προκύψουν μετά την ένταξη της πλατφόρμας σε παραγωγική λειτουργία.
Οι διαχειριστές έχουν εικόνα των συνολικών ραντεβού που κλείνονται από πολίτες μέσω της πλατφόρμας, αλλάζουν τους διαθέσιμους χρόνους των ραντεβού, προσθέτουν και αφαιρούν Κ.Ε.Π. που εξυπηρετούν τους πολίτες, προσαρμόζουν και διαφοροποιούν το ωράριο.
Σύμφωνα με ΦΕΚ οι 38 πρώτοι που τα ΚΕΠ θα εξυπηρετούν τους πολίτες μέσω τηλεδιάσκεψης είναι οι:
1) Δήμος Αχαρνών
2) Δήμος Δάφνης – Υμηττού
3) Δήμος Διονύσου
4) Δήμος Ελληνικού
5) Δήμος Ζωγράφου
6) Δήμος Ιλίου
7) Δήμος Καβάλας
8) Δήμος Κιλκίς
9) Δήμος Αμπελοκήπων Μενεμένης
10) Δήμος Πυλαίας – Χορτιάτη
11) Δήμος Νεάπολης – Συκεών
12) Δήμος Κορυδαλλού
13) Δήμος Ναυπλιέων
14) Δήμος Νέας Σμύρνης
15) Δήμος Χαλκιδαίων
16) Δήμος Χίου
17) Δήμος Ωρωπού
18) Δήμος Βάρης- Βούλας – Βουλιαγμένης
19) Δήμος Αρχαίας Ολυμπίας
20) Δήμος Τρικκαίων
21) Δήμος Ζακύνθου
22) Δήμος Βριλησσίων
23) Δήμος Αγίων Αναργύρων
24) Δήμος Άρτας
25) Δήμος Ηρακλείου Κρήτης
26) Δήμος Αργιθέας
27) Δήμος Χανίων
28) Δήμος Δράμας
29) Δήμος Κορδελιού – Ευόσμου
30) Δήμος Παλαιού Φαλήρου
31) Δήμος Φιλοθέης – Ψυχικού
32) Δήμος Κηφισιάς
33) Δήμος Αργοστολίου
34) Δήμος Ξυλοκάστρου
35) Δήμος Ρόδου
36) Δήμος Ευρώτα
37) Δήμος Καλλιθέας
38) Δήμος Μεγίστης
