Συγκεκριμένα κάθε ενδιαφερόμενος που επιλέγει να υποβάλλει ηλεκτρονικά στη Γενική Γραμματεία Εμπορίου (ΓΓΕ) δήλωση κατάθεσης εμπορικού σήματος δύναται να εισέλθει στο σύστημα Ηλεκτρονικής Κατάθεσης Σημάτων, μέσω της ιστοσελίδας της Γενικής Γραμματείας Εμπορίου www.gge.gov.gr, χρησιμοποιώντας τον κωδικό πρόσβασης και τον κωδικό χρήστη (username και password) που ήδη διαθέτει για την πρόσβαση στο TAXISnet, ώστε να επιβεβαιώνεται η ταυτότητά του (αυθεντικοποίηση).
Την ευθύνη για τη χρήση του ηλεκτρονικού ζεύγους κωδικού χρήστη και κωδικού πρόσβασης (username και password) κάθε καταθέτη, καθώς και την ευθύνη για τη γνησιότητα και την ακρίβεια των στοιχείων και πληροφοριών των κατατεθέντων ηλεκτρονικά δηλώσεων σημάτων φέρουν τα πρόσωπα που καταθέτουν τη δήλωση.
Η διαδικασία συμπλήρωσης της ηλεκτρονικής δήλωσης σήματος προσφέρει στον καταθέτη άμεση ενημέρωση για την πληρότητα των εισαγόμενων στοιχείων, μέσω της ύπαρξης υποχρεωτικών πεδίων, δίνοντας τη δυνατότητα επί τόπου διόρθωσης.
Το σύστημα δίνει τη δυνατότητα στον καταθέτη, κατά τη διάρκεια συμπλήρωσης της δήλωσης σήματος, να αποθηκεύσει τα μέχρι στιγμής εισαχθέντα στοιχεία και να τα επανακτήσει σε μεταγενέστερο χρόνο.
Ο καταθέτης έχει την δυνατότητα ανασκόπησης και διόρθωσης ή συμπλήρωσης των στοιχείων πριν την πληρωμή και υποβολή της δήλωσης σήματος.
Το σύστημα δίνει τη δυνατότητα στον καταθέτη να επισυνάψει στη δήλωση τυχόν επιπλέον συνοδευτικά έγγραφα, τα οποία απαιτούνται για την ολοκλήρωση της διαδικασίας κατάθεσης, σε ηλεκτρονική μορφή.
Σε περίπτωση που στην ηλεκτρονική υποβολή της δήλωσης σήματος προβαίνει πληρεξούσιος δικηγόρος επισυνάπτει στη δήλωση και το σχετικό γραμμάτιο προείσπραξης με τους ενσωματούμενους σε αυτό φόρους και πόρους που προβλέπονται
Ο υπολογισμός των τελών κατάθεσης γίνεται αυτόματα από το σύστημα.
Η πληρωμή των τελών κατάθεσης γίνεται με τη χρήση της Υπηρεσίας του ηλεκτρονικού παραβόλου του Υπ. Οικονομικών.
* η έκδοση και πληρωμή του ηλεκτρονικού παραβόλου είναι προαπαιτούμενο για την ολοκλήρωση της διαδικασίας ηλεκτρονικής κατάθεσης.
* το σύστημα πριν την τελική υποβολή της δήλωσης διασυνδέεται με την Υπηρεσία ηλεκτρονικού παραβόλου, επιβεβαιώνει την ύπαρξη του εν λόγω παραβόλου για το υπολογισθέν τέλος και δεσμεύει το ποσό αυτό.
* Όταν επιβεβαιωθεί η ύπαρξη παραβόλου για το απαιτούμενο ποσό και το ποσό αυτό έχει δεσμευθεί επιτυχώς, η κατάθεση δήλωσης σήματος θεωρείται περατωμένη και το σύστημα Ηλεκτρονικής Κατάθεσης Σήματος χορηγεί ηλεκτρονικό αποδεικτικό υποβολής της δήλωσης.
* το ηλεκτρονικό αποδεικτικό υποβολής της δήλωσης φέρει τον ακριβή χρόνο κατάθεσης και περιλαμβάνει τα στοιχεία ταυτοποίησης του εγγράφου και συγκεκριμένα τον εκδότη, το θέμα, την ημερομηνία και την ώρα καταχώρισης, καθώς και το μοναδικό αριθμό δήλωσης κατάθεσης σήματος. Ως χρόνος καταχώρισης λογίζεται η ημερομηνία και ώρα που αναγράφεται στο
αποδεικτικό υποβολής, όπως αυτή παρέχεται από την Αρχή Πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου (ΑΠΕΔ) του ΥΔΜΗΔ, σύμφωνα με την κοινή απόφασ των Υπουργών Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Υποδομών, Μεταφορών και Δικτύων.
* Ο καταθέτης έχει επιπλέον τη δυνατότητα προεπισκόπησης ή εκτύπωσης προσχεδίου αντιγράφου της δήλωσής του σε μορφή pdf.
* Το επίσημο αντίγραφο της δήλωσης αποστέλλεται από την Υπηρεσία Σημάτων στον καταθέτη στην ηλεκτρονική διεύθυνση, που ο ίδιος έχει δηλώσει κατά την υποβολή της δήλωσης κατάθεσης, σε μορφή pdf, το συντομότερο δυνατό και φέρει προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή, που βασίζεται σε αναγνωρισμένο πιστοποιητικό και δημιουργείται από ασφαλή διάταξη δημιουργίας
υπογραφής
* Το σύστημα Ηλεκτρονικής Κατάθεσης Σημάτων βασίζεται σε τεχνολογίες διαδικτύου, είναι εγκατεστημένο σε εξυπηρετητές της ΓΓΕ και λειτουργεί σε εικοσιτετράωρη βάση.
* Τα στοιχεία των ηλεκτρονικά κατατεθέντων δηλώσεων διατηρούνται σε ηλεκτρονική βάση δεδομένων, η οποία είναι εγκατεστημένη στο περιβάλλον της Γενικής Γραμματείας Εμπορίου.
* Μετά την εγκατάσταση της τεχνικής δυνατότητας για αμφίδρομη χρήση προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, η δήλωση κατάθεσης σήματος θα υπογράφεται ψηφιακά από τον καταθέτη
