Μέχρι σήμερα οι Ευρωπαίοι πολίτες που μετακινούνται ή ζουν σε άλλη χώρα της ΕΕ πρέπει να επικυρώνουν τα δημόσια έγγραφα που προσκομίζουν (όπως ληξιαρχική πράξη γέννησης, γάμου ή θανάτου) για να αποδείξουν τη γνησιότητά τους.
Με τον νέο κανονισμό, η σφραγίδα της επικύρωσης και οι σχετικές γραφειοκρατικές διαδικασίες δεν θα απαιτούνται πλέον κατά την υποβολή στις αρχές μιας χώρας της ΕΕ δημόσιων εγγράφων που έχουν εκδοθεί σε άλλη χώρα της ΕΕ.
Ο κανονισμός ασχολείται μόνο με τη γνησιότητα των δημόσιων εγγράφων, οπότε τα κράτη μέλη θα εξακολουθήσουν να εφαρμόζουν τους εθνικούς κανόνες τους σχετικά με την αναγνώριση του περιεχομένου και των αποτελεσμάτων που παράγουν τα έγγραφα που έχουν εκδοθεί σε άλλη χώρα της Ένωσης. Ο νέος κανονισμός θα θέσει τέρμα σε πολλές γραφειοκρατικές διαδικασίες:
Tα δημόσια έγγραφα όπως για παράδειγμα, ληξιαρχική πράξη γέννησης, ληξιαρχική πράξη γάμου ή απόσπασμα ποινικού μητρώου που έχουν εκδοθεί σε μια χώρα της Ένωσης πρέπει να γίνονται δεκτά ως αυθεντικά στα άλλα κράτη μέλη χωρίς να απαιτείται σφραγίδα για την απόδειξη της γνησιότητας .
Επίσης, με τον νέο κανονισμό καταργείται η υποχρέωση να παρέχουν οι πολίτες σε κάθε περίπτωση επικυρωμένο αντίγραφο και επικυρωμένη μετάφραση των δημόσιων εγγράφων τους.
Οι πολίτες μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν ένα πολύγλωσσο τυποποιημένο έντυπο, που θα είναι διαθέσιμο σε όλες τις γλώσσες της ΕΕ. Αυτό θα χρησιμεύει ως μεταφραστικό βοήθημα, θα είναι προσαρτημένο στο δημόσιο έγγραφο και, χάρη σ’ αυτό, θα αποφεύγεται η μετάφραση όλου του πιστοποιητικού.
Ο κανονισμός αφορά δημόσια έγγραφα στους ακόλουθους τομείς:
- τη γέννηση
- το ότι ένα πρόσωπο βρίσκεται στη ζωή
- τον θάνατο
- το όνομα
- τον γάμο, συμπεριλαμβανομένων της ικανότητας για σύναψη γάμου και της οικογενειακής κατάστασης
- το διαζύγιο, τον δικαστικό χωρισμό ή την ακύρωση γάμου
- την καταχωρισμένη συμβίωση, συμπεριλαμβανομένων της ικανότητας για σύναψη σχέσης καταχωρισμένης συμβίωσης και της κατάστασης από άποψη καταχωρισμένης συμβίωσης
- τη λύση σχέσης καταχωρισμένης συμβίωσης, τον δικαστικό χωρισμό ή την ακύρωση καταχωρισμένης συμβίωσης
- τη γονική ιδιότητα
- την υιοθεσία
- την κατοικία ή τη διαμονή
- την ιθαγένεια
- το λευκό ποινικό μητρώο και
- το δικαίωμα του εκλέγειν και του εκλέγεσθαι σε εκλογές της τοπικής αυτοδιοίκησης και σε εκλογές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου.
Ο κανονισμός εισάγει πολύγλωσσα, τυποποιημένα έντυπα ως μεταφραστικά βοηθήματα σε δημόσια έγγραφα σχετικά με:
- τη γέννηση
- το ότι ένα πρόσωπο βρίσκεται στη ζωή
- τον θάνατο
- τον γάμο, (συμπεριλαμβανομένων της ικανότητας για σύναψη γάμου και της οικογενειακής κατάστασης)
- την καταχωρισμένη συμβίωση (συμπεριλαμβανομένων της ικανότητας για σύναψη σχέσης καταχωρισμένης συμβίωσης και της κατάστασης από άποψη καταχωρισμένης συμβίωσης)
- την κατοικία ή τη διαμονή και
- το λευκό ποινικό μητρώο.
Ωστόσο με τον κανονισμό παρέχονται ασφαλιστικές δικλείδες κατά της απάτης: αν η παραλαμβάνουσα αρχή έχει εύλογες αμφιβολίες για τη γνησιότητα ενός εγγράφου που έχει εκδώσει μια δημόσια αρχή.
Θα είναι σε θέση να ελέγξει τη γνησιότητά του ρωτώντας την εκδοθείσα αρχή της άλλης χώρας μέσω της υπάρχουσας πλατφόρμας και συγκεκριμένα του συστήματος πληροφόρησης για την εσωτερική αγορά .
Μέσα στα επόμενα δυόμισι χρόνια από την έναρξη ισχύος του κανονισμού τα κράτη μέλη θα πρέπει να λάβουν όλα τα αναγκαία μέτρα που θα επιτρέψουν την ομαλή εφαρμογή του κανονισμού.
Σήμερα περισσότερα από 13 εκατομμύρια πολίτες της Ευρωπαϊκής Ένωσης ζουν σε χώρα της ΕΕ διαφορετική από τη χώρα καταγωγής τους.
Μάλιστα σύμφωνα με έρευνα του ευρωβαρόμετρου, οι επτά στους δέκα (73%) πολίτες της ΕΕ πιστεύουν ότι πρέπει να ληφθούν μέτρα για να βελτιωθεί η κυκλοφορία των δημόσιων εγγράφων μεταξύ των χωρών της ΕΕ καθώς παραπονιούνται συχνά για τη γραφειοκρατία και τα έξοδα που τους βαρύνουν όταν θέλουν να γίνει δεκτό ως γνήσιο σε μια χώρα της Ένωσης ένα δημόσιο έγγραφο που έχει εκδοθεί σε άλλη χώρα της Ένωσης.
