Συγκεκριμένα το υπουργείο Παιδείας για την ταχύτερη και καλύτερη εξυπηρέτηση των εισερχομένων εγγράφων που δέχεται στην ηλεκτρονική του διεύθυνση το γραφείο εισερχομένων του Κεντρικού Πρωτοκόλλου του υπουργείου, θα πρέπει να τηρείται το ακόλουθο πρωτόκολλο επικοινωνίας:
1. Ο αποστολέας δημιουργεί μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις ακόλουθες προδιαγραφές:
Πρέπει να υπάρχει θέμα στο ηλεκτρονικό μήνυμα που αποστέλλεται. Το θέμα του ηλεκτρονικού μηνύματος θα πρέπει να είναι ταυτόσημο με εκείνο του προς πρωτοκόλληση εγγράφου. Προσοχή: Τα ηλεκτρονικά μηνύματα χωρίς θέμα θα αγνοούνται.
Όλα τα αρχεία που συνοδεύουν το προς πρωτοκόλληση έγγραφο πρέπει να είναι σε ψηφιακή μορφή και να επισυνάπτονται στο ηλεκτρονικό μήνυμα. Αν κάτι τέτοιο δεν ισχύει ή δεν είναι δυνατόν, τότε θα πρέπει να γίνει χρήση του συμβατικού τρόπου πρωτοκόλλησης, και όχι του ηλεκτρονικού.
Στο σώμα του ηλεκτρονικού μηνύματος να αναφέρεται ρητά το κύριο έγγραφο προς πρωτοκόλληση, και μια σύντομη περιγραφή των συνοδευτικών αρχείων. Επίσης, αν είναι γνωστή η Διεύθυνση ή ο υπεύθυνος παραλαβής του συγκεκριμένου εγγράφου, να αναγράφεται στο σώμα του μηνύματος.
Πρέπει να έχει ρυθμιστεί κατάλληλα ο λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα, ώστε να εμφανίζεται σωστά το ονοματεπώνυμό του ή η επωνυμία του φορέα που εκπροσωπεί. Το όνομα εμφάνισης θα χρησιμοποιηθεί κατά την πρωτοκόλληση του εγγράφου.
2. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δημιουργήθηκε στο προηγούμενο βήμα, αποστέλλεται στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του γραφείου εισερχομένων του Κεντρικού Πρωτοκόλλου του Υ.ΠΑΙ.Θ. : Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε.
3. Το γραφείο εισερχομένων του Κεντρικού Πρωτοκόλλου του Υ.ΠΑΙ.Θ., αφού λάβει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα προβεί στις κατάλληλες ενέργειες και θα αποστείλει στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ενδιαφερόμενου το αποδεικτικό πρωτοκόλλησης του εγγράφου.
Το υπουργείο Παιδείας ενημερώνει ότι θα πραγματοποιείται μία πρωτοκόλληση ανά μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δέχεται η ηλεκτρονική θυρίδα του γραφείου εισερχομένων του Κεντρικού Πρωτοκόλλου του Υ.ΠΑΙ.Θ.. Επομένως, ο αποστολέας πρέπει να στέλνει ξεχωριστό μήνυμα, ακολουθώντας την ίδια διαδικασία, για κάθε έγγραφο που επιθυμεί να πρωτοκολλήσει.
