Σύμφωνα με εγκύκλιο του Ιδρύματος η απογραφή αυτή γίνεται λόγω της δημιουργίας του Εθνικού Μητρώου Δικαιούχων Περίθαλψης, το οποίο προκύπτει μέσα από τη λειτουργία του συστήματος Άτλας, όπως αυτό έχει καθοριστεί με πρόσφατη υπουργική απόφαση. Η απογραφή θα πραγματοποιηθεί με την αξιοποίηση των δυνατοτήτων του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος (ΟΠΣ) του ΙΚΑ, σε συνδυασμό με μηχανογραφικά συστήματα άλλων κρατικών φορέων όπως είναι η ΗΔΙΚΑ, το taxisnet της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων (ΓΓΠΣ) και η Ελληνική Αστυνομία.
Σε ό,τι αφορά το σκέλος της απογραφής στο μητρώο ασφαλισμένων του ΙΚΑ, αυτή αφορά όλα τα ημεδαπά ή αλλοδαπά φυσικά πρόσωπα που αναλαμβάνουν για πρώτη φορά εργασία ασφαλιστέα στο ΙΚΑ ή στην ασφάλιση φορέων, κλάδων ή λογαριασμών των οργανισμών κοινωνικής πολιτικής, τις εισφορές των οποίων εισπράττει ή συνεισπράττει το Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ. (άμεσα ασφαλισμένοι), για να τους αποδοθεί Αριθμός Μητρώου Ασφαλισμένων.
Πλέον, εκτός από τους ανωτέρω, Αριθμό Μητρώου Ασφαλισμένου (Α.Μ.Α.) θα πρέπει να διαθέτουν:
*Οι έμμεσα ασφαλισμένοι (προστατευόμενα μέλη) που δικαιούνται για πρώτη φορά ιατροφαρμακευτική περίθαλψη (π.χ. νεογέννητα τέκνα άμεσα ασφαλισμένου στο Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ. με ασφαλιστική ικανότητα) ή ανανεώνεται αντίστοιχο δικαίωμά τους. εν απογράφονται προστατευόμενα μέλη ασφαλισμένων, που υπάγονται σε άλλους ασφαλιστικούς φορείς (π.χ. Ο.Α.Ε.Ε.).
*Όσες/οι υποβάλουν αίτημα απονομής σύνταξης από το Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ λόγω θανάτου (ο Α.Μ.Α. πρέπει να έχει αποδοθεί πριν την υποβολή του αιτήματος).
*Τα μέλη οικογενείας (έμμεσα ασφαλισμένοι) προσώπου, που υποβάλει αίτημα για απονομή σύνταξης από το Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ. ή τα ενταχθέντα ασφαλιστικά ταμεία, εφόσον γι' αυτά δικαιούται προσαύξηση στη σύνταξή του (ο Α.Μ.Α. για κάθε ένα από τα μέλη πρέπει να έχει αποδοθεί πριν την υποβολή του συνταξιοδοτικού αιτήματος).
*Οι έμμεσα ασφαλισμένοι για τους οποίους υποβάλλεται αίτημα χορήγησης παραπληγικού επιδόματος (ο Α.Μ.Α. πρέπει να έχει αποδοθεί πριν την υποβολή του αιτήματος).
Να σημειωθεί ότι στην παρούσα φάση δεν απαιτείται να αποδοθεί Α.Μ.Α. σε έμμεσα ασφαλισμένους, που είναι ήδη καταχωρημένοι σε εν ισχύ οικογενειακά βιβλιάρια υγείας. Για τα πρόσωπα αυτά σχεδιάζεται αυτοματοποιημένη κεντρική διαδικασία απόδοσης Α.Μ.Α. και σχετικής ενημέρωσής τους.
Η απογραφή διενεργείται στην υπηρεσία Μητρώου οποιουδήποτε Υποκαταστήματος του Ιδρύματος, χωρίς την υποβολή αίτησης.
Ο ενδιαφερόμενος θα πρέπει να επιδείξει έγκυρο αποδεικτικό των ατομικών του στοιχείων, δηλαδή:
* Δελτίο αστυνομικής ταυτότητας ή
*Δελτίο ταυτότητας υπηρετούντων στα Σώματα Ασφαλείας και στις Ένοπλες Δυνάμεις ή
*Διαβατήριο σε ισχύ ή
*Ληξιαρχική πράξη γέννησης ή πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης (για απογραφή ανήλικου φυσικού προσώπου) και να καταθέσει ένα απλό (όχι επικυρωμένο) και ευκρινές φωτοαντίγραφό του
Επίσης ο ασφαλισμένος θα πρέπει:
* Να γνωρίζει τον Α.Μ.Κ.Α. και τον Α.Φ.Μ. του (δεν είναι απαραίτητη η προσκόμιση αντίστοιχων εγγράφων).
* Να διαθέτει (προαιρετικά) απλό αποδεικτικό στοιχείο για τον IBAN τραπεζικού λογαριασμού, στον οποίο ο απογραφόμενος είναι πρώτος δικαιούχος.
* Να διαθέτει (προαιρετικά) απλά (όχι επικυρωμένα) αποδεικτικά στοιχεία για τυχόν ασφάλισή του σε άλλους ασφαλιστικούς φορείς της ημεδαπής ή της αλλοδαπής.
* Σε περίπτωση που ενεργεί για την απογραφή άλλου φυσικού προσώπου, να διαθέτει σχετικό νομιμοποιητικό έγγραφο (δεν αφορά περιπτώσεις απογραφής ανήλικων τέκνων από τους γονείς τους).
Βασικό και απολύτως απαραίτητο στοιχείο στη διαδικασία απογραφής αποτελεί ο Α.Μ.Κ.Α. του προς απογραφή προσώπου, ο οποίος, όπως και ο Α.Φ.Μ., αρκεί να δηλώνεται στον αρμόδιο υπάλληλο. Εάν κατά τη διαδικασία της απογραφής διαπιστωθεί ότι απαιτείται μεταβολή ή επικαιροποίηση των ατομικών στοιχείων που έχουν καταχωρηθεί στο Ε.Μ.Α.Ε.Σ. (μητρώο Α.Μ.Κ.Α.), οι αντίστοιχες ενέργειες θα πρέπει να πραγματοποιούνται (οπωσδήποτε πριν την απογραφή) στα Υποκαταστήματά μας, εφόσον αυτά διαθέτουν γραφεία Α.Μ.Κ.Α., άλλως στα Κ.Ε.Π. (εγκ. 33/2009).
Στην εγκύκλιο σημειώνεται ότι οι υπάλληλοι του Ιδρύματος θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτικοί κατά την απογραφή γυναικών, που πρόκειται να καταθέσουν αίτηση για απονομή σύνταξης λόγω θανάτου και να διερευνάται εάν τους έχει αποδοθεί Α.Μ.Α. με το πατρικό τους επώνυμο.
Επισημαίνεται ότι σε περιπτώσεις αλλοδαπών ασφαλισμένων (πολιτών Ευρωπαϊκής Ένωσης ή τρίτων χωρών), που εντοπίζεται ότι, κατά το παρελθόν έχουν απογραφεί με Ελληνικούς χαρακτήρες, θα πρέπει να διενεργείται οίκοθεν μεταβολή των στοιχείων τους (καταχώρηση με
Λατινικούς χαρακτήρες) βάσει επίσημων εγγράφων, που τυγχάνει να διαθέτουν και να προσκομίζουν οι ίδιοι ή βάσει στοιχείων που θα αντλούνται απευθείας από τα ηλεκτρονικά αρχεία της «Η.ΔΙ.Κ.Α. Α.Ε.» (Α.Μ.Κ.Α.-Ε.Μ.Α.Ε.Σ.) ή του Υπουργείου Οικονομικών/Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων (μητρώο φορολογουμένων).
Η δυνατότητα των εργοδοτών να προβαίνουν οι ίδιοι σε απογραφή πρώην εργαζομένων τους, για τους οποίους τήρησαν τις διαδικασίες αναγγελίας των στοιχείων απασχόλησής τους στο Πληροφοριακό Σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ» εξακολουθεί να υφίσταται.
