Στη σύσκεψη θα συμμετάσχουν ο δήμαρχος Λέσβου, ο κεντρικός λιμενάρχης και ο αστυνομικός διευθυντής του νησιού, εκπρόσωπος του Ιατρικού Συλλόγου Λέσβου και εκπρόσωπος της Γενικής Γραμματείας Πληθυσμού και Κοινωνικής Συνοχής του υπουργείου Εσωτερικών.
Αντικείμενο θα αποτελέσει η τελική μορφή που θα έχει η φόρμα, την οποία θα συμπληρώνουν Μη Κυβερνητικές Οργανώσεις και μεμονωμένοι εθελοντές, προκειμένου να ενταχθούν στο μητρώο εθελοντισμού.
Σύμφωνα με πληροφορίες, οι Μη Κυβερνητικές Οργανώσεις θα πρέπει να αναφέρουν μεταξύ άλλων τις πηγές χρηματοδότησής τους, να καταγράφουν τους εθελοντές που βρίσκονται εκεί, τα στοιχεία διαβατηρίων τους και τι ρόλο έχει ο καθένας (π.χ. γιατρός, νοσηλευτής, κλπ), καθώς και το σκέλος, στο οποίο έχουν αναλάβει να δραστηριοποιούνται. Επίσης, θα υπογράφουν υπεύθυνη δήλωση ότι δεν έχουν καταδικαστεί και δεν διώκονται για ζητήματα του ποινικού κώδικα. Την ίδια υπεύθυνη δήλωση θα πρέπει να συμπληρώνουν και οι εθελοντές που δεν υπάγονται σε ΜΚΟ, για τους οποίους προβλέπεται επίσης η καταγραφή των στοιχείων τους και του αντικειμένου στο οποίο δραστηριοποιούνται.
Στόχος του υπουργείου Μεταναστευτικής Πολιτικής είναι μέχρι τέλη Φεβρουαρίου να ολοκληρωθεί η κατάρτιση του μητρώου εθελοντών για τη Λέσβο. Σε δεύτερη φάση θα προχωρήσει η δημιουργία Εθνικού Μητρώου Εθελοντών, στο οποίου θα υπαχθεί και το μητρώο της Λέσβου.
