Συγκεκριμένα, για να τύχουν απαλλαγής τα υποκείμενα στον φόρο πρόσωπα, πρέπει να υποβάλουν στην αρμόδια ΔΟΥ:
α) Έντυπη αίτηση, που θα πρωτοκολλείται και θα καταχωρείται σε ειδικό βιβλίο-μητρώο, στην οποία θα αναγράφεται ο αριθμός των σειρών «Ειδικού Διπλοτύπου Δελτίου Απαλλαγής (ΕΔΔΑ)» που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν καθώς και το διακριτικό τους. Το ΕΔΔΑ εκδίδεται σε δύο αντίτυπα από τον αγοραστή ή τον εισαγωγέα ή το λήπτη υπηρεσιών, προς τον προμηθευτή του ή το τελωνείο εισαγωγής είτε χειρόγραφα είτε με μηχανογραφικά μέσα και φέρει αλληλοδιάδοχη αρίθμηση.
β) Συγκεντρωτική κατάσταση εξαγωγών, οι οποίες θεωρούνται οριστικοποιημένες και δεν έχουν ακυρωθεί κατά το κρινόμενο διάστημα, στην οποία αναγράφονται στοιχεία όπως ενδεικτικά, ο αριθμός καταχώρησης (MRN) των διασαφήσεων εξαγωγής, η χώρα και η αξία εξαγωγής, το σύνολο αξίας εξαγωγών κλπ.
γ) Συγκεντρωτική κατάσταση ενδοκοινοτικών παραδόσεων, στην οποία θα αναγράφονται, ανά κράτος μέλος και ΑΦΜ/ΦΠΑ, η συνολική καθαρή αξία των παραδόσεων.
Ο προϊστάμενος της ΔΟΥ, αφού λάβει υπόψη του τα παραπάνω κατατεθειμένα στοιχεία, και εφόσον διαπιστώσει ότι το δικαιούχο πρόσωπο, κατά τη διαχειριστική περίοδο στην οποία υποβλήθηκε η αίτηση ή σε κάποια από τις τρεις προηγούμενες διαχειριστικές περιόδους, δεν έχει υποπέσει σε παραβάσεις φοροδιαφυγής, δεν έχει κάνει χρήση ΕΔΔΑ χωρίς προηγούμενη έγκριση, ή υπέρβαση του χορηγηθέντος ορίου, ή υπέρβαση του δωδεκαμήνου για το οποίο χορηγήθηκε το όριο, θα εκδίδει άμεσα απόφαση για την έγκριση του ορίου απαλλαγής, η οποία καταχωρείται σε ειδικό βιβλίο αποφάσεων. Ο υπολογισμός του ορίου απαλλαγής προβλέπεται λεπτομερώς στην απόφαση τόσο για τα παλιά όσο και για τα νέα ή μετασχηματιζόμενα δικαιούχα πρόσωπα.
Σε περίπτωση μη πλήρωσης μιας εκ των παραπάνω προϋποθέσεων απαλλαγής, η έγκριση ανακαλείται με κοινοποιηθείσα στο δικαιούχο απόφαση του προϊσταμένου της ΔΟΥ.
Επισημαίνεται ότι τα ΕΔΔΑ που ήδη χρησιμοποιούνται από τις επιχειρήσεις, εξακολουθούν να ισχύουν έως την εξάντληση του ορίου απαλλαγής ή παρέλευσης του δωδεκαμήνου για το οποίο χορηγήθηκε.
