Στη βάση αυτή, επιχειρήσεις που ενεργούν τέτοιου είδους απαλλασσόμενες του ΦΠΑ πωλήσεις πέραν της έκδοσης του τιμολογίου και του τυχόν ξεχωριστού δελτίου αποστολής, οφείλουν να κατέχουν και συγκεκριμένα αποδεικτικά στοιχεία και τα οποία θα πρέπει να συλλέγουν κατά τον χρόνο που πραγματοποιούνται οι παραδόσεις αυτές και όχι εκ των υστέρων όταν διενεργηθεί ο φορολογικός έλεγχος και τα ζητήσει.
Ο πελάτης θα πρέπει να διαθέτει έγκυρο αριθμό φορολογικού μητρώου ΦΠΑ σε κράτος-μέλος της ΕΕ διαφορετικό από το κράτος-μέλος αναχώρησης της μεταφοράς των αγαθών, ήτοι από την Ελλάδα, τον οποίο θα γνωστοποιεί στον πωλητή. Για τον σκοπό αυτό ο εγκατεστημένος στην Ελλάδα πωλητής θα πρέπει πριν από την έκδοση του τιμολογίου για την αποστολή των αγαθών να επαληθεύει την εγκυρότητα του ΑΦΜ/ΦΠΑ του πελάτη μέσω του συστήματος VIES (VAT Information Exchange System) και να φυλάσσει αντίγραφο αυτής της επιβεβαίωσης όπου αναφέρεται και η ημερομηνία που πραγματοποιήθηκε ο έλεγχος εγκυρότητας. Ο ΑΦΜ/ ΦΠΑ του πελάτη του θα πρέπει να αναγράφεται επί του τιμολογίου που θα εκδοθεί.
Ο πωλητής θα πρέπει να δηλώσει τις πωλήσεις αυτές στον ανακεφαλαιωτικό πίνακα που υποβάλλεται στην ΑΑΔΕ για τις ενδοκοινοτικές παραδόσεις περιλαμβάνοντας πλήρεις και ορθές πληροφορίες. Ακόμη, θα πρέπει να κατέχει στοιχεία που να αποδεικνύουν τη φυσική μεταφορά των αγαθών από την Ελλάδα στο άλλο κράτος μέλος της ΕΕ. Τα στοιχεία αυτά διαφοροποιούνται από το αν την ευθύνη της μεταφοράς στο άλλο κράτος-μέλος την έχει αναλάβει ο πωλητής ή την έχει αναλάβει ο αγοραστής.
Στην περίπτωση που την ευθύνη της μεταφοράς έχει αναλάβει ο πωλητής τότε απαιτούνται αποδεικτικά στοιχεία που σχετίζονται με την αποστολή ή τη μεταφορά των αγαθών, όπως υπογεγραμμένο έγγραφο ή δελτίο παράδοσης CMR, φορτωτική, τιμολόγιο αερομεταφοράς ή τιμολόγιο από τον μεταφορέα των αγαθών, ασφαλιστήριο συμβόλαιο σχετικά με την αποστολή ή τη μεταφορά των αγαθών, τραπεζικά έγγραφα που αποδεικνύουν την πληρωμή της αποστολής ή μεταφοράς των αγαθών, επίσημα έγγραφα που εκδίδονται από δημόσια αρχή, συμπεριλαμβανομένων των συμβολαιογραφικών εγγράφων ή απόδειξη παραλαβής που εκδίδεται από αποθηκευτή στο κράτος μέλος προορισμού, με την οποία επιβεβαιώνεται η αποθήκευση των αγαθών.
Στην περίπτωση που την ευθύνη της μεταφοράς την έχει αναλάβει ο αγοραστής ο πωλητής θα πρέπει να απαιτήσει από τον αγοραστή να του αποστείλει αντίγραφα από τα προαναφερόμενα στοιχεία και επιπλέον, γραπτή δήλωση του αγοραστή εντός δέκα ημερών από την παράδοση των αγαθών με την οποία θα δηλώνεται ότι τα αγαθά έχουν μεταφερθεί από αυτόν (από τον αγοραστή) ή από τρίτο για λογαριασμό του και η οποία θα περιέχει την ημερομηνία έκδοσής της, το ονοματεπώνυμο και τη διεύθυνση του αποκτώντος, τη φύση και την ποσότητα των αγαθών, την ημερομηνία και τον τόπο άφιξης των αγαθών ή τα στοιχεία ταυτότητας του προσώπου που παραλαμβάνει τα αγαθά για λογαριασμό του αγοραστή.
