Στον απολογισμό του ΟΑΕΕ που μάλλον «μοιάζει» σαν αποχαιρετιστήρια επιστολή της Διοίκησης αφου όπως όλα δείχνουν οι εκλογές είναι κοντά, αναφέρονται τα έργα της Διοίκησης του Ταμείου για τα έτη 2012-2014. Μεταξύ άλλων από τα έργα της Διοίκησης που παρπουσιάζονται στο ενημερωτικό είναι η λειτουργία πιλοτικών Τμημάτων του ΟΑΕΕ όπου σκοπός τους είναι ο καθορισμό του βέλτιστου τρόπου λειτουργίας των Περιφερειακών Τμημάτων του Οργανισμού, που εξυπηρετούν μεγάλο πλήθος ασφαλισμένων.
Όπως αναφέρει η Διοίκηση του ΟΑΕΕ σχεδιάστηκε και υλοποιείται η πιλοτική λειτουργία των τμημάτων Αγ. Παρασκευής-Χαλανδρίου και Συντάγματος-ΠαγκρατίουΖωγράφου-Βύρωνα-Καισαριανής, λαμβάνοντας πάντοτε υπόψη τον αριθμό των υπηρετούντων υπαλλήλων.
Παράλληλα η Διοίκηση προτάσει στο ενημερωτικό της την δημιουργία νέων τμημάτων εκκαθάρισης συντάξεων
Μετά την ενοποίηση των πρώην Ταμείων και την λειτουργία του ΟΑΕΕ, καθορίστηκε η ημερομηνία του 11ου/2007 ως ημερομηνία έναρξης λειτουργίας των Τμημάτων εκκαθάρισης συντάξεων μόνο
σε επτά (7) Περιφερειακές Διευθύνσεις, ενώ το Τμήμα Εκκαθάρισης συντάξεων της Διεύθυνσης Οικονομικού ανέλαβε τον μεγαλύτερο όγκο των εργασιών αυτών, με αποτέλεσμα αν και επιτελική
μονάδα, το προαναφερόμενο τμήμα να λειτουργεί παρεκκλίνοντας του σκοπού και του στόχου του.
Με απόφαση του ΔΣ τον 12ο/2012 αποφασίστηκε η λειτουργία των λοιπών Τμημάτων Εκκαθάρισης συντάξεων, στη συνέχεια της οποίας εκδόθηκε η σχετική Υπουργική Απόφαση, ώστε τελικά
λειτούργησαν Τμήματα Εκκαθάρισης στη Διεύθυνση Κέντρου Αθηνών, από 4ο/2013, στη Διεύθυνση Δυτικής Αττικής από 5ο/2013, στη Διεύθυνση Ανατολικής Αττικής από 9ο/2013 και στη
Α΄ Διεύθυνση Θεσσαλονίκης από 9ο/2013.
Απλούστευση διαδικασιών
Μετά την δυνατότητα που δόθηκε (Αύγουστος 2014) για την εξυπηρέτηση του ενδιαφερομένου πολίτη από τις υπηρεσίες του ΟΑΕΕ, ανεξάρτητα από την ταχυδρομική διεύθυνση της κατοικίας ή
της επαγγελματικής του έδρας, για συγκεκριμένες υπηρεσίες, όπως αναφέρθηκαν στο παραπάνω κεφάλαιο, και προκειμένου να συντομευθούν και απλουστευθούν οι διαδικασίες, όλα τα στοιχεία
που εκδίδονται μηχανογραφικά, δεν θα υπογράφονται από τον Προϊστάμενο του Τμήματος, αλλά μόνο από τον υπάλληλο που έχει την αρμοδιότητα έκδοσής τους.
Τυποποίηση αίτησης ασφαλισμένου
Η τυποποίηση των εντύπων και η χρήση τους σε πανελλαδική κλίμακα είναι προφανής αναγκαιότητα, προκειμένου:
- η συναλλαγή να καταστεί περισσότερο φιλική (λιγότερο χρονοβόρα και επιβαρυντική) για τον πολίτη,
- να μην υφίστανται έντονες διαφοροποιήσεις μεταξύ υπηρεσιακών μονάδων σε απολύτως συναφείς διαδικασίες,
Ως πρώτη ενέργεια στην κατεύθυνση αυτή επελέγη αυτή του σχεδιασμού και χρήσης ενιαίας μορφής αίτησης του ασφαλισμένου, με προεπιλογή των αιτημάτων.
Ωράριο υποδοχής κοινού από τις υπηρεσίες του ΟΑΕΕ
Οι υπηρεσίες του ΟΑΕΕ λειτουργούσαν με βάση τη γενική απόφαση του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, η οποία καθορίζει το ωράριο λειτουργίας των
δημόσιων υπηρεσιών, των ΟΤΑ και των λοιπών ν.π.δ.δ., στο σύνολο της επικράτειας.
Η εφαρμογή του ωραρίου αυτού, διαπιστώθηκε ότι δεν συμβάλλει στην αποτελεσματική εξυπηρέτηση των ασφαλισμένων, αφού η συνεχής παρουσία τους, σε συνδυασμό με την
ιδιαιτερότητα των αιτημάτων, δεν επιτρέπει τελικά τους υπαλλήλους να διεκπεραιώνουν έγκαιρα τα υποβαλλόμενα αιτήματα.
Έτσι, αποφασίστηκε από το ΔΣ του Οργανισμού και εκδόθηκε σχετική απόφαση του παραπάνω Υπουργείου, με βάση την οποία εξαιρέθηκαν οι υπηρεσίες του ΟΑΕΕ της ως άνω απόφασης και
καθιερώθηκε ειδικό ωράριο κοινού, με στόχο την αποτελεσματικότερη λειτουργία και ταχύτερη τελικά εξυπηρέτηση των ασφαλισμένων.
Ειδικά, δίνεται η δυνατότητα καθιέρωσης μιας ημέρας, χωρίς συναλλαγή με το κοινό, για την υπηρεσία εξέτασης συνταξιοδοτικών αιτημάτων, απονομής και εκκαθάρισης συντάξεων.
Το νέο ωράριο ισχύει από 20/10/2014.
Κύριο στόχο της Διοίκησης αποτέλεσε ο εκσυγχρονισμός της υλικοτεχνικής υποδομής του Οργανισμού, όπως εξάλλου καταγράφηκε εξαρχής στο Πρόγραμμα δράσης του 2012.
Στον τομέα αυτό περιλαμβάνονται οι παρακάτω ενέργειες:
α) εγκατάσταση internet σε όλες τις οργανικές μονάδες του ΟΑΕΕ, με σκοπό:
- την άμεση ενημέρωση μέσω e-mail από τις επιτελικές υπηρεσίες για υπηρεσιακά θέματα,
- την πληροφόρηση για κεντρικά θέματα που αφορούν τον ΟΑΕΕ, μέσω της ιστοσελίδας του Οργανισμού,
- την εξοικονόμηση εργασιακού χρόνου, που καταναλώνονταν στην αποστολή των εγγράφων με
fax,
- την μείωση λειτουργικών δαπανών.
β) προμήθεια εξοπλισμού-τηλεπικοινωνίες
- αλλαγή όλων των τηλεπικοινωνιακών κυκλωμάτων data σε όλες τις Περιφερειακές Υπηρεσίες και ένταξή τους στο Δημόσιο Δίκτυο ΣΥΖΕΥΞΙΣ,
- διακοπή όλων των παλαιών τηλεπικοινωνιακών κυκλωμάτων data,
- κατάθεση πρότασης για το Data Center του Οργανισμού (προμήθεια και αντικατάσταση του κεντρικού server και αναβάθμιση του λογισμικού, των συστημάτων και εφαρμογών),
- υλοποίηση τηλεφωνίας ΣΥΖΕΥΞΙΣ στις δύο Διευθύνσεις Θεσσαλονίκης και Ανατολικής Αττικής,
- μελέτη για υλοποίηση τηλεφωνίας ΣΥΖΕΥΞΙΣ για την κεντρικό κτίριο της Αγ. Κων/νου 5,
- προμήθεια το 2013 111 Η/Υ με αντίστοιχο λογισμικό, 14 Εκτυπωτών Laser B/W και
εγκατάσταση αυτών από την αρμόδια υπηρεσία του ΟΑΕΕ,
- προμήθεια το 2014 107 Η/Υ με αντίστοιχο λογισμικό και εγκατάσταση αυτών από την αρμόδια υπηρεσία του ΟΑΕΕ,
- προμήθεια το 2014 207 H/Y με αντίστοιχο λογισμικό, 60 Εκτυπωτών Laser B/W, 10 Εκτυπωτών
Dot Matrix και εγκατάσταση αυτών από την αρμόδια υπηρεσία του ΟΑΕΕ,
- μεταφορά – εγκατάσταση των Κεντρικών Η/Υ των Περ/κών Τομέων, στο κεντρικό Data Center του Οργανισμού.
γ) ηλεκτρονικό πρωτόκολλο αλληλογραφίας.
Εγκαταστάθηκε σύστημα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, πανελλαδικής λειτουργίας και χρήσης, με ενιαία αριθμοδότηση πρωτοκόλλου στο σύνολο των υπηρεσιών του Οργανισμού, κεντρική
αποθήκευση και διαχείριση, κοινό τρόπο λειτουργίας και χρήσης, με δυνατότητα αναζήτησης πρωτοκολλημένων εγγράφων και άμεση ενημέρωση των συναλλασσομένων με τον ΟΑΕΕ, για
έγγραφα που έχουν υποβάλλει.
δ) εργασίες στον ιστότοπο του Οργανισμού.
- αναδιαμόρφωση (εικαστική και λειτουργική) του ιστότοπου του Οργανισμού,
- ηλεκτρονικές Υπηρεσίες,
* πιστοποίηση χρήστη (ασφαλισμένου-συνταξιούχου),
* εκτυπώσεις για τους συνταξιούχους,
* εκτυπώσεις για τους ασφαλισμένους,
* παρακολούθηση συνταξιοδοτικών υποθέσεων,
* διασύνδεση με Κ.Ε.Π,
* διασύνδεση με ΚΕΠΑ, ληξιαρχεία, ΚΕΠΥΟ.
Τέλος, από τον 9ο/2014 παρέχεται η δυνατότητα χρήσης των ηλεκτρονικών υπηρεσιών του ΟΑΕΕ
από τα Κ.Ε.Π.
Αυτά ήταν ορισμένα από τα έργα που υλοποίησε η Διοίκηση του ΟΑΕΕ στην τριετία σύμφωνα πάντα με το ενημερωτικό που εξέδωσε
