Συγκεκριμένα σύμφωνα με την εγκύκλιο του υπουργείου Εσωτερικών καθορίζεται ότι κατά την παραλαβή των δικαιολογητικών που συνοδεύουν τις αιτήσεις για χορήγηση ή ανανέωση αδειών διαμονής πρέπει να ακολουθούνται τα κάτωθι:
α) Έγγραφα δημόσιων υπηρεσιών
Όπου στην ανωτέρω απόφαση αναζητούνται πρωτότυπα ή επικυρωμένα αντίγραφα εγγράφων, που έχουν εκδοθεί από δημόσιες υπηρεσίες, καθώς και τους φορείς που υπάγονται στη συγκεκριμένη ρύθμιση (τους φορείς της παρ.2α του άρθρου 11 του ν.2690/1999, όπως αντικαταστάθηκε με την παρ.2 του άρθρου 1 του ν.4250/2014), θα πρέπει οι αρμόδιες υπηρεσίες να αποδέχονται απλά και ευανάγνωστα φωτοαντίγραφα των πρωτοτύπων εγγράφων ή των ακριβών αντιγράφων αυτών.
Η ανωτέρω υποχρέωση ισχύει για όλες τις περιπτώσεις Π.χ. στην περίπτωση που ζητείται «Επικυρωμένο αντίγραφο του δελτίου αστυνομικής ταυτότητας του Έλληνα», θα αποδέχεστε απλό και ευανάγνωστο φωτοαντίγραφο των δύο όψεων αυτής.
Όπου ζητείται αντίγραφο βιβλιαρίου υγείας νοείται απλό φωτοαντίγραφο της πρώτης σελίδας (με τα στοιχεία του ασφαλισμένου ή των πρστατευόμενων μελών) και η σελίδα στην οποία περιλαμβάνεται η σχετική θεώρηση.
Όπου από την κείμενη νομοθεσία η σχετική βεβαίωση εκδίδεται μόνο ηλεκτρονικά, μέσω σχετικής εφαρμογής, θα γίνονται δεκτά τα εκτυπωμένα παραστατικά (π.χ. εκκαθαριστικό σημείωμα ή υποβληθείσα φορολογική δήλωση) ή ευανάγνωστη φωτοτυπία.
β) Ιδιωτικά έγγραφα
Αντίστοιχα, θα γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά τα ευκρινή φωτοαντίγραφα από αντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων, εφόσον τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο, καθώς και ευκρινή φωτοαντίγραφα από τα πρωτότυπα όσων ιδιωτικών εγγράφων φέρουν θεώρηση από τις υπηρεσίες και τους φορείς που εμπίπτουν στη ρύθμιση.
Ειδικότερα στην περίπτωση των συμβολαίων αγοράς κατοικίας, θα προσκομίζεται φωτοαντίγραφο της σχετικής συμβολαιογραφικής πράξης. Είναι ευνόητο ότι στα συμβολαιογραφικά έγγραφα δεν απαιτείται περαιτέρω επικύρωση. Στην περίπτωση σύμβασης μίσθωσης κατοικίας θα προσκομίζεται ευκρινές φωτοαντίγραφο αυτής εφόσον προηγουμένως έχει θεωρηθεί από την αρμόδια Δ.Ο.Υ. ή απλή εκτύπωση από τη σχετική ηλεκτρονική υπηρεσία της Γ.Γ.Π.Σ.
Στην περίπτωση των συμβάσεων εργασίας, αφού θεωρηθεί το γνήσιο υπογραφής του εργοδότη από οποιαδήποτε δημόσια υπηρεσία, θα προσκομίζεται ευκρινές φωτοαντίγραφο αυτών.
Όπου στις ανωτέρω περιπτώσεις προσκομίζεται απλό φωτοαντίγραφο ενός εγγράφου, είναι αυτονόητο ότι ο πολίτης απαλλάσσεται από την υποχρέωση επίδειξης και του πρωτοτύπου εγγράφου.
γ) Έγγραφα αλλοδαπών αρχών
Σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 22, παρ.3 του ν.4251/2014, όσα δημόσια έγγραφα έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές, πρέπει να είναι επικυρωμένα με την επισημείωση της Σύμβασης της Χάγης, όπου αυτή απαιτείται, ενώ στις περιπτώσεις που δεν απαιτείται η επισημείωση (σε περίπτωση που η χώρα προέλευσης του εγγράφου δεν έχει υπογράψει τη Σύμβαση της Χάγης ή αυτή δεν αναγνωρίζεται από τη χώρα μας), τα έγγραφα αυτά πρέπει να φέρουν επικύρωση του γνήσιου της υπογραφής του αλλοδαπού οργάνου από την ελληνική προξενική αρχή ή το ελληνικό Υπουργείο Εξωτερικών. Στις περιπτώσεις αυτές θα γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά τα ευκρινή φωτοαντίγραφα των αλλοδαπών εγγράφων, τα οποία φέρουν τις ανωτέρω επικυρώσεις, υπό την προϋπόθεση ότι τα φωτοαντίγραφα αυτά είναι επικυρωμένα από δικηγόρο ως ακριβή φωτοαντίγραφα. Ως προς την επίσημη μετάφραση των αλλοδαπών εγγράφων, συνεχίζεται η πρακτική που ακολουθούσατε και στο παρελθόν.
Βεβαίως συνεχίζει να γίνεται αποδεκτή η δυνατότητα του ενδιαφερομένου να προσκομίσει το πρωτότυπο αλλοδαπό έγγραφο και η υπηρεσία σας να παραλάβει απλό φωτοαντίγραφο αυτού, το οποίο θα επικυρωθεί από την ίδια υπηρεσία αποκλειστικά για εσωτερική χρήση (γνωμοδότηση Ν.Σ.Κ. 381/2002).
Ειδικότερα, ως προς τα αντίγραφα διαβατηρίων μπορείτε να παραλαμβάνετε ακριβή φωτοαντίγραφα αυτών επικυρωμένα από δικηγόρο ή απλά φωτοαντίγραφα αυτών, επικυρωμένα για εσωτερική χρήση κατά τα ανωτέρω, μόνο εφόσον ο αιτών ή ο εκπρόσωπος αυτού φέρει και επιδεικνύει και το πρωτότυπο διαβατήριο.
δ) Διενέργεια ελέγχων
Η διενέργεια ελέγχων ήταν και στο παρελθόν και συνεχίζει να είναι μια σημαντική υποχρέωση της υπηρεσίας σας.
Εφεξής, οι υπηρεσίες σας βάσει των οριζόμενων στο άρθρο 1 του ν.4250/2014, υποχρεούνται να διενεργούν δειγματοληπτικούς ελέγχους προκειμένου να εξακριβώσουν την ακρίβεια των στοιχείων που αναγράφονται στα προσκομιζόμενα δικαιολογητικά, σε ποσοστό τουλάχιστον 5% των φωτοαντιγράφων που υποβλήθηκαν κατά το αμέσως προηγούμενο τρίμηνο, αποστέλλοντας σχετικά ερωτήματα προς τις υπηρεσίες ή τους φορείς που εξέδωσαν τα πρωτότυπα. Αν σε κάποιες κατηγορίες δικαιολογητικών διαπιστώνεται η κατάθεση μεγάλου αριθμού πλαστών εγγράφων (π.χ. βεβαιώσεις σχολείων), θα πρέπει να διενεργείτε δειγματοληπτικό έλεγχο σε μεγαλύτερο ποσοστό κατά την κρίση σας. Η διενέργεια των δειγματοληπτικών ελέγχων δεν πρέπει να παρακωλύει την έκδοση των αδειών διαμονής, οι οποίες θα εκδίδονται και πριν την παραλαβή των απαντητικών εγγράφων των αρμόδιων υπηρεσιών και σε περίπτωση που διαπιστωθεί πλαστότητα των δικαιολογητικών ή των επικυρώσεων, θα ανακαλείτε την άδεια διαμονής και θα ενημερώνετε τον αρμόδιο Εισαγγελέα. Κατ’ εξαίρεση, δεν θα εκδίδετε την άδεια διαμονής μέχρι τη διακρίβωση της γνησιότητας των εγγράφων μόνο στις περιπτώσεις που η υπηρεσία σας έχει σοβαρές ενδείξεις ότι αυτά δεν είναι γνήσια.
Σημειώνουμε ότι θα πρέπει οπωσδήποτε να τηρείτε αρχείο με τις υποθέσεις που ελέγξατε ανά τρίμηνο.
Τέλος, σας γνωρίζουμε ότι το Υπουργείο μας βρίσκεται σε επικοινωνία με άλλες δημόσιες υπηρεσίες η φορείς με στόχο την ηλεκτρονική διασύνδεση των βάσεων δεδομένων, ώστε να είναι δυνατή η ηλεκτρονική αναζήτηση της γνησιότητας των προσκομίζομενων εγγράφων γρήγορα και χωρίς να απαιτείται οποιαδήποτε αλληλογραφία.
