Όπως επισημαίνει η Αρχή, ο δήμαρχος κλήθηκε σε απολογία και ο φάκελος διαβιβάσθηκε στο αρμόδιο συμβούλιο του άρθρου 234 παρ. 2 του ν. 3582/2010, για γνωμοδότηση, σύμφωνα με τα οριζόμενα περί πειθαρχικής διαδικασίας των αιρετών.
Η υπόθεση, που προκάλεσε το πόρισμα της ανεξάρτητης Αρχής, ξεκινά όταν πολίτης ζήτησε την παρέμβαση του Συνηγόρου διαμαρτυρόμενος για την άρνηση του δήμου Χανίων να του χορηγήσει στοιχεία, σχετικά με την αποκατάσταση βλάβης του οδοστρώματος, στο σημείο που τραυματίσθηκε θανάσιμα ο γιος του.
Το πόρισμα αναφέρει, ότι στο αίτημα για χορήγηση των στοιχείων, τόσο του εργολάβου που αποκατέστησε τη λακκούβα και της επιτροπής που παρέλαβε το έργο, όσο και του υπαλλήλου που διαχειρίστηκε την καταγγελία για τη βλάβη, οι τεχνικές υπηρεσίες του δήμου περιορίστηκαν στην απάντηση, ότι υπεύθυνη για την κατασκευή και συντήρηση των δικτύων υποδομών είναι η Δημοτική Επιχείρηση Υδρευσης και Αποχέτευσης Χανίων, ενώ για την κατασκευή και συντήρηση του οδοστρώματος είναι η Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών. Στη συνέχεια, ζητήθηκαν αντίγραφα των στοιχείων της ΕΔΕ που διενεργήθηκε για την υπόθεση, με αρνητικό πόρισμα, ως προς τη διαπίστωση ευθυνών, αλλά ο δήμαρχος Χανίων αρνήθηκε να τα χορηγήσει, επικαλούμενος την έλλειψη εννόμου συμφέροντος από την πλευρά του πολίτη.
Ο Συνήγορος του Πολίτη, απ' την πλευρά του, ενημέρωσε τις υπηρεσίες του δήμου και τον δήμαρχο Χανίων, σχετικά με το ισχύον νομικό πλαίσιο, υπογραμμίζοντας, ότι από την ερμηνεία των διατάξεων του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, αλλά και της νομοθεσίας για την προστασία των προσωπικών δεδομένων (ν. 2472/1997) προκύπτει η υποχρέωση του δήμου για τη χορήγηση των αιτούμενων στοιχείων. Επιπλέον, ως προς το ζήτημα της προστασίας των προσωπικών δεδομένων και του εννόμου συμφέροντος του αιτούντος, η αναζήτηση στοιχείων στο πλαίσιο επιδίωξης δικαστικής προστασίας στοιχειοθετεί έννομο συμφέρον, το οποίο, σε καμία περίπτωση, ενόψει του συνταγματικού χαρακτήρα του δικαιώματος δικαστικής προστασίας και της αρχής του κράτους δικαίου, δεν προσκρούει στα δικαιώματα ή τις θεμελιώδεις ελευθερίες των υποκειμένων των δεδομένων.
Η Αποκεντρωμένη Διοίκηση Κρήτης, λαμβάνοντας υπόψη τις θέσεις της Αρχής, ζήτησε, αφενός από τις υπηρεσίες του δήμου να χορηγήσουν τα στοιχεία και αφετέρου από τον δήμαρχο να δώσει εντολή στις υπηρεσίες, ώστε να χορηγήσουν στον ενδιαφερόμενο σαφείς και αιτιολογημένες απαντήσεις στις αιτήσεις του.
Ωστόσο, ο δήμος δεν ανταποκρίθηκε και ο πολίτης έλαβε τελικά γνώση των στοιχείων που ζητούσε, μετά την αποστολή του φακέλου της υπόθεσης στον αρμόδιο εισαγγελέα, στο πλαίσιο δικαστικής προανάκρισης για την υπόθεση.
