Πρόκειται για τη μηχανογράφηση και ψηφιοποίηση των φακέλων και των στοιχείων του Ληξιαρχείου και περιλαμβάνει την περίοδο, έτος 1926 μέχρι την 8/5/2013 οπότε και εφαρμόζεται το Πληροφοριακό Σύστημα Ληξιαρχικών Πράξεων.
Η σάρωση ξεκίνησε στις 4 Ιουνίου και έγινε συνολικά σε 89.927 πράξεις από τις οποίες οι 6.230 αφορούν στις πρώην Κοινότητες του πρίν τον νόμο "Καποδίστρια" Δήμου Ρεθύμνης. Μάλιστα, από τις σαρωμένες πράξεις ελέγχτηκε από τον ληξίαρχο Ιωάννη Φωτάκη, δειγματοληπτικά το 5% σύμφωνα με τις οδηγίες του υπουργείου.
"Με την ολοκλήρωση της σάρωσης του Ληξιαρχείου μας όμως δεν ολοκληρώνεται και το Εθνικό Ληξιαρχείο - Μητρώο Πολιτών. Η ολοκλήρωση του έργου προϋποθέτει, σε πρώτη φάση, τη σάρωση όλων των Ληξιαρχείων της χώρας, διαδικασία που βρίσκεται σε εξέλιξη, ενώ θα ακολουθήσει η ενσωμάτωση των σαρωμένων Πράξεων στη βάση του Υπουργείου και η μετάπτωση των στοιχείων στα πεδία της εφαρμογής του νέου Πληροφοριακού Συστήματος", δήλωσε ο ληξίαρχος Ρεθύμνου.
Η σάρωση των Ληξιαρχικών Πράξεων του Ληξιαρχείου είναι διαδικασία πολύπλοκη και χρειάζεται βάθος χρόνου για την παραγωγική χρήση του έργου. "Μέχρι τότε, τα Ληξιαρχεία επωμίζονται ένα πρόσθετο βάρος στην καθημερινότητά τους. Κι΄ αυτό γιατί, επειδή δεν γίνεται να σαρωθούν ξανά, θα πρέπει, σε κάθε διόρθωση, μεταβολή, προσθήκη κλπ, οι Πράξεις αυτές μετά τη διόρθωσή τους να καταχωρούνται με πληκτρολόγηση ξανά στο Σύστημα (σαν το γεγονός να συμβαίνει σήμερα). Η διαδικασία αυτή είναι χρονοβόρα και θα έχει ως αποτέλεσμα την καθυστέρηση στην εξυπηρέτηση των δημοτών (αν ο χρόνος εξυπηρέτησης μέχρι σήμερα σ' αυτές τις περιπτώσεις ήταν 10-20 λεπτά ανάλογα της περίπτωσης, με τα νέα δεδομένα υπερβαίνει τα 40 λεπτά)", επισημαίνει ο κ. Φωτάκης.
Για το λόγο αυτό οι ληξιαρχικές υπηρεσίες του δήμου ζητούν την κατανόηση από τους πολίτες για τυχόν καθυστερήσεις, ή προβλήματα που μπορεί να προκύψουν κατά την εξυπηρέτηση τους.
Αξίζει να αναφερθεί ότι η μετάβαση από το Δημοτολόγιο και το Ληξιαρχείο στο Εθνικό Μητρώο Πολιτών, σύμφωνα με το αρμόδιο υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης "θα αποτελέσει στο μέλλον την πιο αξιόπιστη πηγή πληροφοριών για υπηρεσίες και θέματα όπως: την εκτύπωση της Κάρτας του Πολίτη και τη δημιουργία αξιόπιστων εκλογικών καταλόγων. Το μέσο για τη μείωση, ή ακόμα και εξάλειψη του φαινομένου απόδοσης σύνταξης σε αποβιώσαντες και διπλοσυνταξιούχους από τα Ασφαλιστικά Ταμεία με αποτέλεσμα την εξοικονόμηση πολλών δεκάδων έως και εκατοντάδων εκατομμυρίων ευρώ ετησίως, το μέσο για την κατάργηση της ετήσιας κατάρτισης στρατολογικού πίνακα από τους Δήμους, το μέσο για την απαλλαγή στο 100% των Δήμων από την υποχρέωση εκλογικών καταλόγων και από τη δίμηνη αποστολή εκλογικών αναθεωρήσεων στο ΥΠΕΣ τήρησης χειρόγραφων Ληξιαρχικών Βιβλίων, που τηρούνται στα 1034 Ληξιαρχεία, αλλά και την εκκαθάριση και επικαιροποίηση άλλων κρίσιμων εξειδικευμένων μητρώων που τηρούνται από φορείς της Δημόσιας Διοίκησης (π.χ. TAXIS, ΑΜΚΑ κλπ.)".
